Cómo organizar un Día familiar paso a paso

Organizar un Día familiar resulta más sencillo si cierras primero la fecha, el lugar y el número aproximado de asistentes. Después puedes enviar las invitaciones, recoger preferencias alimentarias y montar un programa con actividades para distintas edades. La comida, las bebidas y el mobiliario requieren más coordinación de la que parece, sobre todo si hay barbacoa o se celebra al aire libre. Esta guía te ayuda a ordenar el trabajo y a detectar lo que suele quedar para el último momento.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar fecha y lugar
2 personas
2
Redactar invitaciones
2 personas
3
Enviar invitaciones
4
Gestionar inscripciones
5
Recoger preferencias dietéticas
6
Definir el programa final
2 personas
7
Seleccionar actividades de juegos
2 personas
8
Hacer reservas
9
Comprobar el pronóstico del tiempo
10
Hacer la lista final de participantes
11
Comprobar las entregas
12
Comprobar la lista de la compra
2 personas
13
Hacer la compra
3 personas
14
Recoger productos frescos
2 personas
15
Enfriar bebidas
2 personas
16
Refrigerar la carne y los productos vegetarianos
2 personas
17
Preparar los postres
3 personas
18
Lavar y cortar las verduras
3 personas
19
Preparar marinadas y salsas
2 personas
20
Preparar ensaladas
3 personas
21
Contar la vajilla y los cubiertos
2 personas
22
Hacer tarjetas con nombres
2 personas
23
Crear lista de reproducción
24
Preparar el plan meteorológico
2 personas
25
Llenar las neveras portátiles
2 personas
26
Abrir la ubicación
2 personas
27
Montar las carpas
4 personas
28
Montar mesas
4 personas
29
Colocar las sillas
4 personas
30
Montar mesas de buffet
3 personas
31
Montar el punto de bebidas
2 personas
32
Colgar la decoración
3 personas
33
Colgar la iluminación
3 personas
34
Preparar el material de juego
3 personas
35
Montar el rincón infantil
2 personas
36
Preparar café y té
2 personas
37
Preparar aperitivos
4 personas
38
Encender la barbacoa
2 personas
39
Disponer los platos del bufé
4 personas
40
Comprobar los baños
41
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
42
Preparar la mesa de recepción
2 personas
43
Probar la música

Evento

44
Recibir a los invitados
3 personas
45
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
46
Servir las bebidas de bienvenida
3 personas
47
Servir café y té
2 personas
48
Servir aperitivos
3 personas
49
Hacer foto de familia
2 personas
50
Coordinar los juegos infantiles
3 personas
51
Acompañar juegos populares
3 personas
52
Rellenar las bebidas
2 personas
53
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
54
Preparar platos de barbacoa
4 personas
55
Servir la barbacoa
4 personas
56
Servir platos vegetarianos
2 personas
57
Reponer ensaladas y guarniciones
2 personas
58
Recoger la vajilla
3 personas
59
Servir el postre
3 personas
60
Coordinar el quiz familiar
2 personas
61
Proporcionar música y baile
2 personas
62
Comprobar la iluminación nocturna
63
Servir la última ronda de bebidas
2 personas
64
Despedir a los invitados
3 personas

Seguimiento

65
Guardar los alimentos de forma segura
3 personas
66
Apagar la barbacoa
2 personas
67
Recoger las mesas y sillas
4 personas
68
Desmontar las carpas
4 personas
69
Retirar la decoración
3 personas
70
Reunir los materiales del juego
3 personas
71
Lavar la vajilla
4 personas
72
Vaciar neveras portátiles
2 personas
73
Clasificar residuos
3 personas
74
Limpiar el lugar
4 personas
75
Limpiar los baños
2 personas
76
Comprobar los materiales
2 personas
77
Devolver los objetos prestados
2 personas
78
Repartir la comida sobrante
2 personas
79
Recoger objetos perdidos
80
Archivar facturas y recibos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 2
Mesascant. 8
Sillascant. 60
Mesas de buffetcant. 3
Mesas altascant. 4
Manteles individualescant. 10

Vajilla

Platoscant. 70
Platos de postrecant. 70
Cubiertoscant. 70
Tazas de cafécant. 50
Vasoscant. 100
Copas de vinocant. 40
Bandejas de servircant. 12
Cucharones de servircant. 10
Jarrascant. 6

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Cuencos para mezclarcant. 6
Jarras medidorascant. 3
Pinzascant. 6
Bandejas de aluminiocant. 10
Bandejas térmicascant. 4

Equipo

Barbacoascant. 2
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 3
Altavoces portátilescant. 2
Micrófono

Decoración

Globoscant. 100
Guirnaldascant. 12
Decoración de mesacant. 10
Tarjetas de nombrecant. 60
Cinta adhesivacant. 4
Cuerdacant. 2
Carteles de flechascant. 8

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 6
Faroles LEDcant. 8
Baterías de repuestocant. 24

Material deportivo

Balones de fútbolcant. 3
Frisbeescant. 4
Juegos de maderacant. 4
Cuerdas para saltarcant. 6
Conoscant. 20
Premioscant. 20
Tizacant. 2
Burbujascant. 6

Limpieza

Papeleracant. 6
Soportes para bolsas de basuracant. 4
Cuboscant. 3
Fregonascant. 3
Sets de escobacant. 3
Paños de limpiezacant. 12
Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Rollos de toallacant. 6

Catering

Compras

Consejos

Cierra las inscripciones antes de preparar el menú. Con la lista final de participantes podrás calcular raciones, separar las opciones vegetarianas y tener en cuenta alergias o dietas especiales.
Define el programa cuando ya conozcas la asistencia. Reserva al menos dos bloques de actividades y deja un margen de 30 minutos para comidas, cambios de grupo y retrasos.
Haz las compras en dos momentos: los productos que se conservan con antelación y los frescos el día anterior o el mismo día. Enfría las bebidas varias horas antes y mantén la carne y los productos vegetarianos refrigerados.
Prepara la zona de comida antes de que lleguen los invitados. Cuenta platos, platos de postre, cubiertos, vasos y tazas; calcula al menos una unidad por persona y añade un 10 % de reserva.
No esperes al pronóstico del mismo día para decidir qué harás si llueve. Comprueba el tiempo con 48 horas de antelación y deja preparado el cambio de ubicación o el uso de carpas, mesas y equipos eléctricos.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un Día familiar?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes para fijar la fecha, reservar el lugar y enviar las invitaciones. Cierra las inscripciones aproximadamente 7 días antes, de modo que puedas ajustar la compra y el menú.
¿Cuándo debo enviar las invitaciones para un Día familiar?: Envíalas entre 3 y 4 semanas antes del evento. Pide que confirmen su asistencia como máximo 7 días antes e incluye desde el principio una pregunta sobre alergias y preferencias dietéticas.
¿Cuánta bebida necesito para un Día familiar?: Calcula 2 o 3 bebidas por persona durante la primera hora y después aproximadamente 1 por hora, ajustando según la duración y el calor. Enfría las bebidas al menos 4 horas antes y reserva agua aparte de los refrescos y las bebidas calientes.
¿Qué hago si llueve el día del Día familiar?: Prepara el plan alternativo 48 horas antes, cuando el pronóstico sea más fiable. Decide qué actividades pasan a interior, dónde se colocan las mesas y si necesitas carpas, cables alargadores o una nueva distribución del equipo.

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