Organiser une journée en famille sans rien oublier

Une journée en famille demande surtout une bonne préparation en amont : fixer le lieu, connaître le nombre de participants et prévoir un programme adapté aux enfants comme aux adultes. Commence par les invitations et les besoins alimentaires, puis réserve le matériel et les activités. La semaine précédente, vérifie la météo, les livraisons et les quantités. Les dernières heures servent aux préparations fraîches, au refroidissement des boissons et à l’installation.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Rédiger les invitations
2 personnes
3
Envoyer les invitations
4
Traiter les inscriptions
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Finaliser le programme
2 personnes
7
Sélectionner les activités de jeu
2 personnes
8
Faire les réservations
9
Vérifier les prévisions météo
10
Établir la liste finale des participants
11
Vérifier les livraisons
12
Vérifier la liste des courses
2 personnes
13
Faire les courses
3 personnes
14
Récupérer les produits frais
2 personnes
15
Refroidir les boissons
2 personnes
16
Réfrigérer la viande et les produits végétariens
2 personnes
17
Préparer les desserts
3 personnes
18
Laver et couper les légumes
3 personnes
19
Préparer les marinades et les sauces
2 personnes
20
Préparer les salades
3 personnes
21
Compter la vaisselle et les couverts
2 personnes
22
Créer des badges nominatifs
2 personnes
23
Créer la playlist musicale
24
Préparer le plan météo
2 personnes
25
Remplir les glacières
2 personnes
26
Ouvrir le lieu
2 personnes
27
Monter les tentes de réception
4 personnes
28
Installer les tables
4 personnes
29
Installer les chaises
4 personnes
30
Installer les tables de buffet
3 personnes
31
Installer le point boissons
2 personnes
32
Suspendre la décoration
3 personnes
33
Installer l'éclairage
3 personnes
34
Préparer le matériel de jeu
3 personnes
35
Aménager l’espace enfants
2 personnes
36
Préparer le café et le thé
2 personnes
37
Préparer les en-cas
4 personnes
38
Allumer le barbecue
2 personnes
39
Mettre en place les plats du buffet
4 personnes
40
Vérifier les toilettes
41
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
42
Installer la table d’accueil
2 personnes
43
Tester la musique

Événement

44
Accueillir les invités
3 personnes
45
Distribuer les badges
2 personnes
46
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
47
Servir le café et le thé
2 personnes
48
Servir des amuse-bouches
3 personnes
49
Prendre une photo de famille
2 personnes
50
Encadrer les jeux pour enfants
3 personnes
51
Animer les jeux traditionnels
3 personnes
52
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
53
Vider les poubelles
2 personnes
54
Préparer les plats de barbecue
4 personnes
55
Servir le barbecue
4 personnes
56
Servir des plats végétariens
2 personnes
57
Réapprovisionner les salades et les accompagnements
2 personnes
58
Débarrasser la vaisselle
3 personnes
59
Servir le dessert
3 personnes
60
Encadrer le quiz familial
2 personnes
61
Assurer la musique et la danse
2 personnes
62
Vérifier l’éclairage du soir
63
Servir le dernier tour de boissons
2 personnes
64
Raccompagner les invités
3 personnes

Suivi

65
Stocker la nourriture en toute sécurité
3 personnes
66
Éteindre le barbecue
2 personnes
67
Débarrasser les tables et les chaises
4 personnes
68
Démonter les tentes de fête
4 personnes
69
Retirer la décoration
3 personnes
70
Rassembler le matériel de jeu
3 personnes
71
Faire la vaisselle
4 personnes
72
Vider les glacières
2 personnes
73
Trier les déchets
3 personnes
74
Nettoyer le lieu
4 personnes
75
Nettoyer les toilettes
2 personnes
76
Vérifier le matériel
2 personnes
77
Rendre les articles empruntés
2 personnes
78
Distribuer les restes
2 personnes
79
Rassembler les objets perdus
80
Classer les factures et les reçus

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tablesqté 8
Chaisesqté 60
Tables de buffetqté 3
Tables hautesqté 4
Nappesqté 10

Vaisselle

Assiettesqté 70
Assiettes à dessertqté 70
Couvertsqté 70
Tasses à caféqté 50
Verresqté 100
Verres à vinqté 40
Plateaux de serviceqté 12
Cuillères de serviceqté 10
Carafesqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Saladiersqté 6
Verres doseursqté 3
Pincesqté 6
Plateaux en aluminiumqté 10
Plats de maintien au chaudqté 4

Équipement

Barbecuesqté 2
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 3
Enceintes portablesqté 2
Microphone

Décoration

Ballonsqté 100
Guirlandesqté 12
Décoration de tableqté 10
Badges nominatifsqté 60
Ruban adhésifqté 4
Cordeqté 2
Panneaux de directionqté 8

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lanternes LEDqté 8
Piles de rechangeqté 24

Matériel de sport

Ballons de footballqté 3
Frisbeesqté 4
Jeux en boisqté 4
Cordes à sauterqté 6
Cônesqté 20
Petits lotsqté 20
Craieqté 2
Machine à bullesqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 6
Supports de sacs poubelleqté 4
Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Sets de balaiqté 3
Chiffons de nettoyageqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Rouleaux d’essuie-mainsqté 6

Catering

Courses

Conseils

Envoie les invitations au moins trois semaines avant la date et fixe une date limite d’inscription. Tu pourras ainsi connaître le nombre d’adultes et d’enfants, les allergies et les besoins alimentaires avant de faire les courses.
Prévois le programme par blocs de 45 à 90 minutes plutôt qu’une animation continue. Garde au moins une activité de repli pour la pluie et réserve les activités ou le matériel dès que la date est confirmée.
Vérifie le matériel une semaine avant : tables, chaises, tentes, vaisselle, glacières et rallonges. Compte les assiettes, verres et couverts avec une marge d’environ 10 % pour les enfants, les chutes et les changements de dernière minute.
Organise les repas en deux temps. Prépare les desserts, légumes, salades, marinades et sauces la veille ; récupère les produits frais le jour même et garde la viande ainsi que les produits végétariens au réfrigérateur jusqu’à leur utilisation.
Le jour venu, commence l’installation au moins deux heures avant l’arrivée des familles. Refroidis les boissons, remplis les glacières, prépare le buffet et place les badges nominatifs avant que les premiers invités ne cherchent où s’asseoir.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance organiser une journée en famille ?: Fixe la date et le lieu au moins quatre semaines à l’avance, puis envoie les invitations environ trois semaines avant. Demande les réponses définitives 7 à 10 jours avant la journée pour ajuster les repas, les activités et le matériel.
Quelle quantité de boissons prévoir pour une journée en famille ?: Pour la première heure, compte environ deux à trois boissons par personne, puis une boisson par heure supplémentaire. Ajoute de l’eau en quantité suffisante et garde les boissons au frais dans les glacières dès l’installation.
Quand vérifier la météo pour une journée familiale en extérieur ?: Fais une première vérification 7 jours avant afin de confirmer le plan général, puis contrôle les prévisions 48 heures avant. Prépare à ce moment-là les tentes, l’espace couvert ou le programme intérieur si nécessaire.
Combien de temps faut-il pour installer une journée en famille ?: Prévois au minimum deux heures pour installer les tables, les chaises, le buffet, la sonorisation et les zones d’activités. Ajoute 30 minutes si tu dois monter des tentes, brancher plusieurs appareils ou organiser un barbecue.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.