Zo organiseer je een familiedag zonder last-minute stress

Begin een familiedag niet met boodschappen doen, maar met datum, locatie en het verwachte aantal deelnemers. Daarna leg je het programma vast, verzamel je dieetwensen en deel je de praktische taken op. Voor een familiedag met barbecue, spellen en meerdere generaties gaat het vaak mis bij koeling, zitplaatsen en een plan voor regen. Werk daarom terug vanaf de dag zelf en controleer reserveringen, apparatuur en materialen uiterlijk een week vooraf.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Uitnodigingen opstellen
2 personen
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Programma opstellen
2 personen
7
Spelactiviteiten kiezen
3 personen
8
Teams voor spellen indelen
2 personen
9
Muzieklijst samenstellen
10
Weersverwachting controleren
11
Reservering locatie bevestigen
12
Reservering barbecue bevestigen
13
Boodschappenlijst controleren
2 personen
14
Boodschappen doen
3 personen
15
Dranken ophalen
2 personen
16
Barbecuevlees koelen
2 personen
17
Groenten wassen
2 personen
18
Marinades voorbereiden
2 personen
19
Desserts koelen
20
Naamkaartjes maken
2 personen
21
Spelmaterialen verzamelen
2 personen
22
Muziekapparatuur testen
2 personen
23
Verlichting testen
2 personen
24
EHBO-tas controleren
25
Toiletten controleren
26
Terrein maaien
27
Route naar locatie markeren
2 personen
28
Partytenten opbouwen
4 personen
29
Tafels opstellen
3 personen
30
Stoelen plaatsen
3 personen
31
Buffet inrichten
3 personen
32
Barbecue opstellen
3 personen
33
Koelboxen vullen
2 personen
34
Dranken koud zetten
2 personen
35
Koffiepunt klaarzetten
2 personen
36
Servies klaarzetten
2 personen
37
Salades klaarmaken
3 personen
38
Hapjes klaarzetten
2 personen
39
Versiering ophangen
3 personen
40
Spelzones markeren
3 personen
41
Muziek klaarzetten
2 personen
42
Informatiebord plaatsen
43
Ontvangsttafel klaarzetten
2 personen

Event

44
Gasten ontvangen
3 personen
45
Aanwezigheid registreren
2 personen
46
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
47
Koffie en thee serveren
2 personen
48
Hapjes serveren
2 personen
49
Welkomstwoord verzorgen
50
Kinderactiviteiten begeleiden
3 personen
51
Volksspellen begeleiden
3 personen
52
Fotomoment begeleiden
2 personen
53
Dranken bijvullen
2 personen
54
Barbecue aansteken
2 personen
55
Barbecue voorbereiden
3 personen
56
Salades op buffet zetten
2 personen
57
Barbecuevlees grillen
3 personen
58
Barbecue serveren
3 personen
59
Dieetmaaltijden apart houden
2 personen
60
Buffet aanvullen
2 personen
61
Tafels afruimen
3 personen
62
Dessert serveren
2 personen
63
Muziek verzorgen
64
Dansvloer begeleiden
2 personen
65
Laatste ronde serveren
2 personen
66
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

67
Afval verzamelen
3 personen
68
Voedsel veilig opbergen
2 personen
69
Barbecue doven
2 personen
70
Servies verzamelen
3 personen
71
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
72
Partytenten afbreken
4 personen
73
Spelmaterialen opruimen
2 personen
74
Versiering verwijderen
2 personen
75
Servies afwassen
3 personen
76
Koelboxen legen
2 personen
77
Locatie schoonmaken
4 personen
78
Toiletten schoonmaken
2 personen
79
Afval afvoeren
2 personen
80
Materialen controleren
2 personen
81
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 70
Buffettafelsaantal 3
Statafelsaantal 4
Tafelkleedaantal 10
Kledingrek

Servies

Bordenaantal 80
Diepe bordenaantal 30
Glazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 70
Mokkenaantal 30
Vorkenaantal 80
Messenaantal 80
Lepelsaantal 80
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 12
Schaaltjesaantal 12
Waterkannenaantal 6

Apparatuur

Barbecueaantal 2
Gasflessenaantal 2
Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Bluetoothspeakersaantal 2
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Powerbanksaantal 3

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Mengkommenaantal 6
Maatbekersaantal 2
Aluminium grillschalenaantal 12
Barbecuetangenaantal 4
Barbecuekwastenaantal 2
Koelelementenaantal 12
IJsblokbakkenaantal 4
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudfolieaantal 2

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Slingersaantal 12
Tafeldecoratieaantal 10
Naamkaartjesaantal 70
Stiftenaantal 2
Plakbandaantal 4
Touwaantal 2

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
LED-lantaarnsaantal 6

Sportmateriaal

Voetballenaantal 3
Volleybalaantal 2
Volleybalnet
Frisbeesaantal 5
Springtouwenaantal 6
Waterballonnenaantal 200
Houten spellenaantal 4
Pionnenaantal 20
Scorebordenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Afvalzakhoudersaantal 6
Emmersaantal 3
Sponzenaantal 6
Afwasborstelsaantal 3
Bezemaantal 2
Blik en vegeraantal 2
Dweilenaantal 3
Handzeepdispensersaantal 4
Papieren handdoekhoudersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Stuur de uitnodigingen minimaal 4 weken vooraf en geef een duidelijke uiterste aanmelddatum. Zo heb je tijd om dieetwensen te verzamelen, teams voor spellen te maken en naamkaartjes voor te bereiden.
Plan de barbecue niet direct bij aankomst. Reserveer eerst tijd voor ontvangst en koffie, zet daarna de spelactiviteiten in het programma en houd minstens 30 minuten ruimte voor uitloop.
Controleer 3 tot 5 dagen vooraf de weersverwachting en bepaal waar partytenten, tafels en stoelen komen te staan. Regel een alternatief voor buitenactiviteiten voordat regen de planning bepaalt.
Koel barbecuevlees en desserts afzonderlijk en haal dranken pas op wanneer je voldoende koelboxen hebt. Zet groenten, marinades en serveerschalen de dag ervoor klaar, maar snijd kwetsbare ingrediënten zo laat mogelijk.
Test muziekapparatuur, verlichting, verlengsnoeren en stekkerdozen uiterlijk de avond ervoor. Controleer ook de EHBO-tas en toiletten; die praktische punten worden vaak pas opgemerkt wanneer de gasten er al zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet je een familiedag organiseren?: Leg datum en locatie bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen ongeveer 4 weken voor de familiedag en sluit de aanmeldingen 10 tot 14 dagen vooraf.
Hoeveel eten en drinken heb je nodig voor een familiedag met barbecue?: Reken voor volwassenen op ongeveer 300 tot 400 gram barbecuevlees per persoon, aangevuld met groenten, brood en desserts. Voor het eerste uur zijn 2 tot 3 drankjes per persoon praktisch; voorzie daarnaast de hele middag water en koffie.
Wanneer moet je de barbecue en locatie bevestigen?: Bevestig beide reserveringen uiterlijk 7 dagen voor de familiedag. Controleer dan ook gasflessen, koelruimte, stroompunten en of de locatie voldoende tafels, stoelen en beschutting heeft.
Hoe maak je een programma voor een familiedag?: Werk met blokken van 30 tot 60 minuten en plan maximaal 3 tot 4 vaste activiteiten op één dag. Laat tussen ontvangst, maaltijd en spellen telkens 15 tot 30 minuten ruimte voor uitloop en spontane gesprekken.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.