Organiser une journée en famille sans rien oublier

Pour une journée en famille, commencez par fixer la date et le lieu avant de préparer le programme. Les inscriptions permettent ensuite de prévoir les besoins alimentaires, les tables, les chaises et les quantités pour le barbecue. Gardez une activité de secours si la météo change, puis répartissez les préparatifs entre la veille et le matin même. Les détails souvent oubliés sont les toilettes, l’éclairage, les rallonges et la trousse de premiers secours.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Rédiger les invitations
2 personnes
3
Envoyer les invitations
2 personnes
4
Traiter les inscriptions
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Élaborer le programme
2 personnes
7
Choisir les activités de jeu
3 personnes
8
Répartir les équipes pour les jeux
2 personnes
9
Composer la playlist
10
Vérifier les prévisions météo
11
Confirmer la réservation du lieu
12
Confirmer la réservation du barbecue
13
Vérifier la liste des courses
2 personnes
14
Faire les courses
3 personnes
15
Récupérer les boissons
2 personnes
16
Refroidir la viande pour barbecue
2 personnes
17
Laver les légumes
2 personnes
18
Préparer les marinades
2 personnes
19
Refroidir les desserts
20
Créer des badges nominatifs
2 personnes
21
Rassembler le matériel de jeu
2 personnes
22
Tester le matériel de musique
2 personnes
23
Tester l’éclairage
2 personnes
24
Vérifier la trousse de premiers secours
25
Vérifier les toilettes
26
Tondre le terrain
27
Indiquer le chemin vers le lieu
2 personnes
28
Monter les tentes de réception
4 personnes
29
Installer les tables
3 personnes
30
Installer les chaises
3 personnes
31
Installer le buffet
3 personnes
32
Installer le barbecue
3 personnes
33
Remplir les glacières
2 personnes
34
Mettre les boissons au frais
2 personnes
35
Préparer le point café
2 personnes
36
Préparer la vaisselle
2 personnes
37
Préparer les salades
3 personnes
38
Préparer les en-cas
2 personnes
39
Suspendre la décoration
3 personnes
40
Balisage des zones de jeu
3 personnes
41
Préparer la musique
2 personnes
42
Installer le panneau d'information
43
Installer la table d’accueil
2 personnes

Événement

44
Accueillir les invités
3 personnes
45
Enregistrer la présence
2 personnes
46
Distribuer les badges
2 personnes
47
Servir le café et le thé
2 personnes
48
Servir des amuse-bouches
2 personnes
49
Assurer le mot de bienvenue
50
Encadrer les activités pour enfants
3 personnes
51
Animer les jeux traditionnels
3 personnes
52
Animer le moment photo
2 personnes
53
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
54
Allumer le barbecue
2 personnes
55
Préparer le barbecue
3 personnes
56
Disposer les salades sur le buffet
2 personnes
57
Griller la viande pour barbecue
3 personnes
58
Servir le barbecue
3 personnes
59
Mettre les repas spéciaux à part
2 personnes
60
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
61
Dégager les tables
3 personnes
62
Servir le dessert
2 personnes
63
Fournir la musique
64
Encadrer la piste de danse
2 personnes
65
Servir le dernier tour
2 personnes
66
Raccompagner les invités
3 personnes

Suivi

67
Rassembler les déchets
3 personnes
68
Stocker les aliments en toute sécurité
2 personnes
69
Éteindre le barbecue
2 personnes
70
Rassembler la vaisselle
3 personnes
71
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
72
Démonter les tentes de fête
4 personnes
73
Ranger le matériel de jeu
2 personnes
74
Retirer la décoration
2 personnes
75
Faire la vaisselle
3 personnes
76
Vider les glacières
2 personnes
77
Nettoyer le lieu
4 personnes
78
Nettoyer les toilettes
2 personnes
79
Évacuer les déchets
2 personnes
80
Vérifier le matériel
2 personnes
81
Rendre les articles empruntés
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tablesqté 8
Chaisesqté 70
Tables de buffetqté 3
Tables hautesqté 4
Nappeqté 10
Portant à vêtements

Vaisselle

Assiettesqté 80
Assiettes creusesqté 30
Verresqté 100
Tasses à caféqté 70
Tassesqté 30
Fourchettesqté 80
Couteauxqté 80
Cuillèresqté 80
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 12
Petits bolsqté 12
Carafes d’eauqté 6

Équipement

Barbecueqté 2
Bouteilles de gazqté 2
Glacièresqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Batteries externesqté 3

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Saladiersqté 6
Verres doseursqté 2
Plateaux à grillades en aluminiumqté 12
Pinces de barbecueqté 4
Pinceaux à barbecueqté 2
Pains de glaceqté 12
Bacs à glaçonsqté 4
Papier aluminiumqté 2
Film alimentaireqté 2

Décoration

Ballonsqté 100
Guirlandesqté 12
Décoration de tableqté 10
Badges nominatifsqté 70
Marqueursqté 2
Ruban adhésifqté 4
Cordeqté 2

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lanternes LEDqté 6

Matériel de sport

Ballons de footballqté 3
Volley-ballqté 2
Filet de volley-ball
Frisbeesqté 5
Cordes à sauterqté 6
Balles d'eauqté 200
Jeux en boisqté 4
Cônesqté 20
Panneaux de scoreqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 6
Supports de sacs poubelleqté 6
Seauxqté 3
Épongesqté 6
Brosses à vaisselleqté 3
Balaiqté 2
Pelle et balayetteqté 2
Serpillièresqté 3
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Porte-essuie-tout en papierqté 4

Catering

Courses

Conseils

Envoyez les invitations au moins 3 semaines à l’avance et demandez une réponse avec le nombre d’adultes, d’enfants et les besoins alimentaires. Vous pourrez ainsi ajuster les courses, les assiettes, les verres et les chaises.
Préparez le déroulé par tranches de 30 à 60 minutes : accueil, repas, jeux et temps calme. Répartissez les équipes avant le jour J plutôt que de perdre 20 minutes à expliquer les règles sur place.
Vérifiez la météo 48 heures avant, puis confirmez les tentes de réception et l’organisation intérieure. Prévoyez un emplacement sec pour les tables du buffet, les jeux et les manteaux.
La veille, préparez les marinades, lavez les légumes, refroidissez les desserts et placez les boissons dans les glacières. Refroidissez la viande suffisamment tôt pour qu’elle reste à bonne température jusqu’au barbecue.
Le matin même, testez les haut-parleurs Bluetooth, l’éclairage, les rallonges et les multiprises. Gardez aussi la trousse de premiers secours visible et vérifiez que les toilettes sont propres, accessibles et suffisamment approvisionnées.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une journée en famille ?: Prévoyez 3 à 4 semaines pour fixer le lieu, envoyer les invitations et traiter les inscriptions. Gardez les 2 derniers jours pour confirmer la météo, les réservations et les courses.
Quand envoyer les invitations pour une journée en famille ?: Envoyez-les environ 3 semaines avant la date prévue. Fixez une date limite de réponse 7 jours avant l’événement afin de connaître les quantités de nourriture et le nombre de places assises.
Que préparer la veille d’un barbecue familial ?: La veille, préparez les marinades, lavez les légumes, refroidissez les desserts et récupérez les boissons. Vérifiez aussi le barbecue, les bouteilles de gaz, les glacières et le matériel de service.
Que faire s’il pleut pendant une journée en famille ?: Décidez au plus tard 48 heures avant si les tentes de réception suffisent ou si le programme doit être déplacé. Préparez au moins une activité intérieure et gardez le matériel de jeu correspondant à portée de main.

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