Cómo organizar un Día familiar paso a paso

Un Día familiar combina comida, juegos y momentos tranquilos, así que conviene organizarlo por fases. Empieza por fijar la fecha, el lugar y el número aproximado de asistentes; después coordina inscripciones, preferencias dietéticas y actividades. La semana anterior se cierran las reservas y las compras. En las últimas 24 horas se preparan los alimentos, se enfrían las bebidas y se comprueba el equipo, la iluminación y los baños.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar fecha y lugar
2 personas
2
Redactar invitaciones
2 personas
3
Enviar invitaciones
2 personas
4
Gestionar inscripciones
5
Recoger preferencias dietéticas
6
Elaborar el programa
2 personas
7
Elegir actividades de juego
3 personas
8
Organizar los equipos para los juegos
2 personas
9
Elaborar la lista de canciones
10
Comprobar el pronóstico del tiempo
11
Confirmar la reserva del recinto
12
Confirmar la reserva de la barbacoa
13
Comprobar la lista de la compra
2 personas
14
Hacer la compra
3 personas
15
Recoger las bebidas
2 personas
16
Enfriar la carne para barbacoa
2 personas
17
Lavar las verduras
2 personas
18
Preparar marinados
2 personas
19
Enfriar los postres
20
Hacer tarjetas con nombres
2 personas
21
Reunir los materiales del juego
2 personas
22
Probar el equipo de música
2 personas
23
Probar la iluminación
2 personas
24
Comprobar la bolsa de primeros auxilios
25
Comprobar los baños
26
Cortar el césped
27
Marcar la ruta hasta el lugar
2 personas
28
Montar las carpas
4 personas
29
Montar mesas
3 personas
30
Colocar las sillas
3 personas
31
Montar el buffet
3 personas
32
Montar la barbacoa
3 personas
33
Llenar las neveras portátiles
2 personas
34
Enfriar las bebidas
2 personas
35
Preparar el rincón del café
2 personas
36
Preparar la vajilla
2 personas
37
Preparar ensaladas
3 personas
38
Preparar los aperitivos
2 personas
39
Colgar la decoración
3 personas
40
Marcar las zonas de juego
3 personas
41
Preparar la música
2 personas
42
Colocar el cartel informativo
43
Preparar la mesa de recepción
2 personas

Evento

44
Recibir a los invitados
3 personas
45
Registrar la asistencia
2 personas
46
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
47
Servir café y té
2 personas
48
Servir aperitivos
2 personas
49
Dar la bienvenida
50
Supervisar las actividades infantiles
3 personas
51
Acompañar juegos populares
3 personas
52
Coordinar el momento de fotos
2 personas
53
Rellenar las bebidas
2 personas
54
Encender la barbacoa
2 personas
55
Preparar la barbacoa
3 personas
56
Colocar las ensaladas en el buffet
2 personas
57
Asar carne para barbacoa
3 personas
58
Servir la barbacoa
3 personas
59
Mantener separadas las comidas de dieta
2 personas
60
Reponer el bufé
2 personas
61
Retirar la vajilla de las mesas
3 personas
62
Servir el postre
2 personas
63
Proporcionar la música
64
Coordinar la pista de baile
2 personas
65
Servir la última ronda
2 personas
66
Despedir a los invitados
3 personas

Seguimiento

67
Recoger la basura
3 personas
68
Almacenar los alimentos de forma segura
2 personas
69
Apagar la barbacoa
2 personas
70
Recoger la vajilla
3 personas
71
Recoger mesas y sillas
4 personas
72
Desmontar las carpas
4 personas
73
Recoger el material del juego
2 personas
74
Retirar la decoración
2 personas
75
Lavar la vajilla
3 personas
76
Vaciar neveras portátiles
2 personas
77
Limpiar el lugar
4 personas
78
Limpiar los baños
2 personas
79
Retirar los residuos
2 personas
80
Comprobar los materiales
2 personas
81
Devolver los objetos prestados
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 2
Mesascant. 8
Sillascant. 70
Mesas de buffetcant. 3
Mesas altascant. 4
Mantelcant. 10
Perchero

Vajilla

Platoscant. 80
Platos hondoscant. 30
Vasoscant. 100
Tazas de cafécant. 70
Tazascant. 30
Tenedorescant. 80
Cuchilloscant. 80
Cucharascant. 80
Cucharonescant. 12
Bandejas de servircant. 12
Cuencoscant. 12
Jarras de aguacant. 6

Equipo

Barbacoacant. 2
Botellas de gascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Altavoces Bluetoothcant. 2
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Baterías externascant. 3

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Cuencos para mezclarcant. 6
Jarras medidorascant. 2
Bandejas de aluminio para grillcant. 12
Pinzas para barbacoacant. 4
Brochas para barbacoacant. 2
Acumuladores de fríocant. 12
Cubiterascant. 4
Papel de aluminiocant. 2
Film transparentecant. 2

Decoración

Globoscant. 100
Guirnaldascant. 12
Decoración de mesacant. 10
Tarjetas de nombrecant. 70
Rotuladorescant. 2
Cinta adhesivacant. 4
Cuerdacant. 2

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 6
Faroles LEDcant. 6

Material deportivo

Balones de fútbolcant. 3
Voleibolcant. 2
Red de voleibol
Frisbeescant. 5
Cuerdas para saltarcant. 6
Globos de aguacant. 200
Juegos de maderacant. 4
Conoscant. 20
Marcadorescant. 4

Limpieza

Papeleracant. 6
Soportes para bolsas de basuracant. 6
Cuboscant. 3
Esponjascant. 6
Cepillos para fregarcant. 3
Escobacant. 2
Recogedor y escobacant. 2
Fregonascant. 3
Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Dispensadores de papel de cocinacant. 4

Catering

Compras

Consejos

Envía las invitaciones con al menos 3 semanas de antelación y pide las inscripciones una semana antes del encuentro. Así puedes calcular mesas, sillas, vajilla y raciones sin trabajar con suposiciones.
Diseña el programa antes de repartir los equipos de juego. Reserva bloques de 30 a 45 minutos y deja pausas para comer, beber y reorganizar el espacio.
Confirma el recinto y la barbacoa 7 días antes, y vuelve a comprobar la previsión meteorológica entre 24 y 48 horas antes. Si habrá carpas, mesas o equipo eléctrico, decide de antemano dónde colocarlos.
Haz la compra 1 o 2 días antes: lava las verduras, prepara los marinados y mantén la carne refrigerada hasta poco antes de cocinar. Enfría los postres y las bebidas por separado para no quedarte sin espacio en las neveras portátiles.
El día anterior prueba los altavoces, la iluminación y las conexiones eléctricas, y revisa la bolsa de primeros auxilios y los baños. Prepara también las tarjetas con nombres y reúne los materiales de juego en una sola zona.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un Día familiar?: Empieza entre 3 y 4 semanas antes para reservar el lugar, enviar invitaciones y elegir las actividades. Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas aproximadamente 7 días antes.
¿Cuándo debo confirmar la barbacoa y el recinto?: Confirma ambas reservas una semana antes del Día familiar. Haz una segunda comprobación entre 24 y 48 horas antes, especialmente si el evento es al aire libre.
¿Cuánta comida y bebida necesito para un Día familiar?: Calcula las raciones según el número final de inscritos y añade alrededor de un 10 % para imprevistos. Para la primera hora, prevé entre 2 y 3 bebidas por persona, además de agua disponible durante todo el día.
¿Qué debo preparar el día anterior?: Deja listas las verduras lavadas, los marinados, los postres fríos y las bebidas refrigerándose. También debes probar el equipo de música y la iluminación, reunir los materiales de juego y comprobar primeros auxilios y baños.

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