Zo organiseer je een familiedag zonder last-minute gedoe

Begin een familiedag met de datum, locatie en een realistische deelnemerslijst. Verstuur daarna de uitnodigingen en verzamel meteen dieetwensen, telefoonnummers en aanmeldingen. Werk vervolgens het spelprogramma, de catering en de inrichting uit. Plan de laatste controles niet op de ochtend zelf: bevestig de reservering, controleer leveringen en boodschappen en kijk 24 uur vooraf naar het weer. Zo weet je op tijd of partytenten, tafels en stoelen goed staan en welke spullen nog ontbreken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Uitnodigingen opstellen
2 personen
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen verwerken
2 personen
5
Dieetwensen verzamelen
6
Deelnemerslijst bijwerken
7
Spelprogramma samenstellen
3 personen
8
Reservering locatie bevestigen
9
Weersverwachting controleren
10
Definitief aantal gasten bepalen
2 personen
11
Leveringen controleren
2 personen
12
Boodschappenlijst controleren
2 personen
13
Boodschappen doen
3 personen
14
Boodschappen gekoeld opslaan
2 personen
15
Spelmateriaal verzamelen
2 personen
16
Muziek afspeellijst maken
17
Naamkaartjes schrijven
2 personen
18
Prijzen voor spellen klaarleggen
2 personen
19
Versiering sorteren
2 personen
20
EHBO-doos controleren
21
Telefoonnummers klaarzetten
22
Kleding voor team klaarleggen
23
Locatie openen
2 personen
24
Terrein controleren
3 personen
25
Toiletten controleren
2 personen
26
Partytenten opbouwen
4 personen
27
Tafels opstellen
3 personen
28
Stoelen plaatsen
3 personen
29
Buffettafels klaarzetten
2 personen
30
Spelstations uitzetten
4 personen
31
Sportveld afzetten
2 personen
32
Versiering ophangen
3 personen
33
Geluidsinstallatie plaatsen
2 personen
34
Muziek testen
2 personen
35
Verlichting ophangen
2 personen
36
Dranken koud zetten
3 personen
37
Koffiepunt inrichten
2 personen
38
Hapjes voorbereiden
4 personen
39
Salades voorbereiden
3 personen
40
Barbecue voorbereiden
3 personen
41
Servies klaarzetten
2 personen
42
Naamkaartjes neerleggen
2 personen
43
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
44
Afvalpunten plaatsen
2 personen

Event

45
Openingsmuziek starten
46
Gasten ontvangen
3 personen
47
Aanwezigheid registreren
2 personen
48
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
49
Koffie en thee serveren
3 personen
50
Hapjes serveren
3 personen
51
Spelregels uitleggen
2 personen
52
Kinderspellen begeleiden
4 personen
53
Volksspellen begeleiden
4 personen
54
Sportactiviteiten begeleiden
4 personen
55
Dranken bijvullen
2 personen
56
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
57
Tafels tussentijds afnemen
2 personen
58
Pauzehapjes aanvullen
2 personen
59
Spelstanden noteren
2 personen
60
Winnaars bekendmaken
2 personen
61
Prijzen uitreiken
2 personen
62
Barbecue aansteken
2 personen
63
Barbecuegerechten bereiden
4 personen
64
Buffet opbouwen
3 personen
65
Barbecue serveren
4 personen
66
Salades bijvullen
2 personen
67
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
68
Dessert serveren
3 personen
69
Koffie en thee aanvullen
2 personen
70
Muziek en dans begeleiden
2 personen
71
Avondverlichting controleren
72
Laatste ronde serveren
2 personen
73
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

74
Muziek uitschakelen
75
Overgebleven eten verpakken
3 personen
76
Afval verzamelen
4 personen
77
Servies afwassen
4 personen
78
Keuken schoonmaken
3 personen
79
Barbecue veilig doven
2 personen
80
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
81
Spelmateriaal verzamelen
3 personen
82
Versiering verwijderen
3 personen
83
Partytenten afbreken
4 personen
84
Locatie vegen en dweilen
3 personen
85
Terrein schoon achterlaten
3 personen
86
Materialen controleren
2 personen
87
Geleende spullen retourneren
2 personen
88
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
89
Gevonden voorwerpen bewaren
90
Borg en sleutels afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Buffettafelsaantal 3
Klapstoelenaantal 70
Statafelsaantal 4
Tafelkledenaantal 10
Kledingrekken

Servies

Herbruikbare bordenaantal 75
Dessertbordenaantal 75
Soepkommenaantal 30
Drinkglazenaantal 90
Wijnglazenaantal 50
Koffiekopjesaantal 50
Messenaantal 80
Vorkenaantal 80
Lepelsaantal 80
Koffielepelsaantal 50
Opscheplepelsaantal 12
Serveerplattersaantal 8
Serveerschalenaantal 8
Koffiekannenaantal 3
Thermoskannenaantal 4
Waterkannenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmessenaantal 4
Mengkommenaantal 5
Maatbekersaantal 2
Serveertangenaantal 6
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudfolieaantal 2
Koelboxenaantal 5
Koelelementenaantal 20
Snijplanken barbecueaantal 3

Apparatuur

Barbecuesaantal 2
Barbecueroostersaantal 4
Braadpannenaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelkasten
Draagbare speaker
Microfoon
Stekkerdozenaantal 4
Verlengkabelsaantal 6
Oplaadbare batterijenaantal 12

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Ballonnenlintaantal 2
Slingersaantal 10
Tafeldecoratieaantal 10
Naamkaartjesaantal 75
Stiftenaantal 12
Plakbandaantal 6
Touwaantal 2

Verlichting

Lichtslingersaantal 6
Ledlampenaantal 8
Batterijlantaarnsaantal 4

Sportmateriaal

Voetballenaantal 3
Volleybalaantal 2
Frisbeesaantal 6
Springtouwenaantal 8
Hoepelsaantal 8
Pionnenaantal 20
Hesjesaantal 20
Cornhole-set
Waterballonnenaantal 100
Trekkoord
Zakloopzakkenaantal 12
Stoepkrijtaantal 12
Bellenblaasaantal 6
Blinddoekenaantal 8
Prijstrofeeënaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Bezemaantal 2
Vloertrekker
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 3
Sponzenaantal 6
Afwasborstelsaantal 3
Handvegersaantal 2
Microvezeldoekenaantal 12
Rubberen handschoenenaantal 6
Toiletborstelsaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Stuur de uitnodigingen uiterlijk 4 weken vooraf en vraag om een duidelijke uiterste aanmelddatum. Verwerk daarna de aanmeldingen en dieetwensen in één bijgewerkte deelnemerslijst.
Maak het spelprogramma 1 tot 2 weken vooraf en leg spelmateriaal en prijzen per onderdeel klaar. Zo hoef je op de dag zelf niet meer te zoeken of regels te improviseren.
Bepaal het definitieve aantal gasten 3 tot 5 dagen vooraf. Gebruik dat aantal voor servies, drinken, boodschappen en de indeling van klaptafels, buffettafels en klapstoelen.
Controleer de weersverwachting 24 uur vooraf en bepaal waar partytenten komen te staan. Zet bij de inrichting ook naamkaartjes, telefoonnummers, de EHBO-doos en een plek voor gekoelde boodschappen klaar.
Open de locatie minimaal 2 uur voor aankomst van de gasten. Controleer eerst terrein en toiletten, zet daarna tafels, stoelen en buffet klaar en controleer als laatste de leveringen en het spelmateriaal.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een familiedag organiseren?: Begin ongeveer 6 tot 8 weken vooraf met datum en locatie. Verstuur de uitnodigingen uiterlijk 4 weken vooraf en leg het definitieve aantal gasten 3 tot 5 dagen voor de familiedag vast.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een familiedag?: Verstuur ze bij voorkeur 4 weken vooraf en vermeld een uiterste aanmelddatum, bijvoorbeeld 10 dagen voor het evenement. Dan heb je nog tijd om dieetwensen, naamkaartjes en boodschappen aan te passen.
Hoeveel tijd heb je nodig om een familiedag op te bouwen?: Reserveer minimaal 2 uur voor het openen van de locatie en de opbouw. Reken extra tijd als je partytenten, meerdere tafels, een buffet en een uitgebreid spelprogramma klaarzet.
Wanneer controleer je het weer voor een familiedag buiten?: Controleer de weersverwachting 24 uur vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Beslis dan definitief over partytenten, de plaats van het programma en de bescherming van eten en materiaal.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.