Familientag organisieren: der Ablauf, der funktioniert

Ein Familientag wird übersichtlich, wenn du früh mit Termin, Ort und Gästeliste beginnst. Danach folgen Einladungen, Anmeldungen und die Planung von Spielen und Verpflegung. Kurz vor dem Termin entscheidest du anhand der endgültigen Gästezahl, wie viele Tische, Stühle, Teller und Gläser gebraucht werden. Viele Pannen entstehen, weil Lieferungen, Kühlung, Toiletten oder ein Plan für schlechtes Wetter zu spät geprüft werden.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
2
Einladungen erstellen
2 Personen
3
Einladungen verschicken
2 Personen
4
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
5
Ernährungswünsche erfassen
6
Teilnehmerliste aktualisieren
7
Spielprogramm zusammenstellen
3 Personen
8
Reservierung der Location bestätigen
9
Wettervorhersage prüfen
10
Endgültige Gästezahl festlegen
2 Personen
11
Lieferungen überprüfen
2 Personen
12
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
13
Einkaufen gehen
3 Personen
14
Lebensmittel gekühlt lagern
2 Personen
15
Spielmaterial sammeln
2 Personen
16
Musik-Playlist erstellen
17
Namensschilder schreiben
2 Personen
18
Preise für Spiele bereitlegen
2 Personen
19
Dekoration sortieren
2 Personen
20
Erste-Hilfe-Kasten prüfen
21
Telefonnummern bereitlegen
22
Kleidung für das Team bereitlegen
23
Location öffnen
2 Personen
24
Gelände kontrollieren
3 Personen
25
Toiletten kontrollieren
2 Personen
26
Partyzelte aufbauen
4 Personen
27
Tische aufstellen
3 Personen
28
Stühle aufstellen
3 Personen
29
Buffet-Tische aufstellen
2 Personen
30
Spielstationen aufbauen
4 Personen
31
Sportplatz absperren
2 Personen
32
Dekoration aufhängen
3 Personen
33
Beschallungsanlage aufstellen
2 Personen
34
Musik testen
2 Personen
35
Beleuchtung aufhängen
2 Personen
36
Getränke kalt stellen
3 Personen
37
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
38
Snacks vorbereiten
4 Personen
39
Salate vorbereiten
3 Personen
40
Grill vorbereiten
3 Personen
41
Geschirr bereitstellen
2 Personen
42
Namensschilder auslegen
2 Personen
43
Empfangstisch einrichten
2 Personen
44
Müllstationen aufstellen
2 Personen

Event

45
Eröffnungsmusik starten
46
Gäste empfangen
3 Personen
47
Anwesenheit erfassen
2 Personen
48
Namensschilder verteilen
2 Personen
49
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
50
Snacks servieren
3 Personen
51
Spielregeln erklären
2 Personen
52
Kinderspiele betreuen
4 Personen
53
Volksspiele betreuen
4 Personen
54
Sportaktivitäten betreuen
4 Personen
55
Getränke nachfüllen
2 Personen
56
Benutztes Geschirr sammeln
2 Personen
57
Tische zwischendurch abwischen
2 Personen
58
Pausensnacks auffüllen
2 Personen
59
Spielstände notieren
2 Personen
60
Gewinner bekanntgeben
2 Personen
61
Preise überreichen
2 Personen
62
Grill anzünden
2 Personen
63
Barbecuegerichte zubereiten
4 Personen
64
Buffet aufbauen
3 Personen
65
Barbecue servieren
4 Personen
66
Salate nachfüllen
2 Personen
67
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
68
Dessert servieren
3 Personen
69
Kaffee und Tee nachfüllen
2 Personen
70
Musik und Tanz begleiten
2 Personen
71
Abendbeleuchtung prüfen
72
Letzte Runde servieren
2 Personen
73
Gäste verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

74
Musik ausschalten
75
Übrig gebliebenes Essen verpacken
3 Personen
76
Abfall sammeln
4 Personen
77
Geschirr abwaschen
4 Personen
78
Küche reinigen
3 Personen
79
Grill sicher löschen
2 Personen
80
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
81
Spielmaterial sammeln
3 Personen
82
Dekoration entfernen
3 Personen
83
Partyzelte abbauen
4 Personen
84
Veranstaltungsort fegen und wischen
3 Personen
85
Gelände sauber hinterlassen
3 Personen
86
Materialien prüfen
2 Personen
87
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
88
Übrig gebliebenes Material verstauen
2 Personen
89
Fundgegenstände aufbewahren
90
Kaution und Schlüssel abwickeln

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 2
KlappischeAnz. 8
BuffetischeAnz. 3
KlappstühleAnz. 70
StehtischeAnz. 4
TischdeckenAnz. 10
Kleiderständer

Geschirr

Mehrweg-TellerAnz. 75
DesserttellerAnz. 75
SuppenschalenAnz. 30
TrinkgläserAnz. 90
WeingläserAnz. 50
KaffeetassenAnz. 50
MesserAnz. 80
GabelnAnz. 80
LöffelAnz. 80
KaffeelöffelAnz. 50
ServierlöffelAnz. 12
ServierplattenAnz. 8
ServierschalenAnz. 8
KaffeekannenAnz. 3
ThermoskannenAnz. 4
WasserkannenAnz. 6

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
RührschüsselnAnz. 5
MessbecherAnz. 2
ServierzangenAnz. 6
AluminiumfolieAnz. 2
FrischhaltefolieAnz. 2
KühlboxenAnz. 5
KühlelementeAnz. 20
Schneidebretter für den GrillAnz. 3

Ausstattung

GrillsAnz. 2
GrillrosteAnz. 4
BratpfannenAnz. 2
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
Kühlschränke
Tragbarer Lautsprecher
Mikrofon
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 6
Wiederaufladbare BatterienAnz. 12

Dekoration

BallonsAnz. 100
BallonbandAnz. 2
GirlandenAnz. 10
TischdekorationAnz. 10
NamensschilderAnz. 75
StifteAnz. 12
KlebebandAnz. 6
SeilAnz. 2

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 6
LED-LampenAnz. 8
BatterielaternenAnz. 4

Sportmaterial

FußbälleAnz. 3
VolleyballAnz. 2
FrisbeesAnz. 6
SpringseileAnz. 8
ReifenAnz. 8
KegelAnz. 20
WarnwestenAnz. 20
Cornhole-Set
WasserballonsAnz. 100
Zugband
SackhüpfsäckeAnz. 12
KreideAnz. 12
SeifenblasenAnz. 6
AugenbindenAnz. 8
PreistrophäenAnz. 6

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 6
BesenAnz. 2
Bodenabzieher
WischmopsAnz. 2
EimerAnz. 3
SchwämmeAnz. 6
SpülbürstenAnz. 3
HandfegerAnz. 2
MikrofasertücherAnz. 12
GummihandschuheAnz. 6
ToilettenbürstenAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Termin und Ort zuerst fest und verschicke die Einladungen so früh, dass du mindestens 10 bis 14 Tage vor dem Familientag eine belastbare Rückmeldung hast. Erfasse dabei auch Ernährungswünsche und aktualisiere die Teilnehmerliste laufend.
Plane das Spielprogramm in Blöcken von 20 bis 30 Minuten und bereite Spielmaterial sowie kleine Preise vorher vor. So entsteht zwischen Essen, Gesprächen und Spielen kein Leerlauf, auch wenn Familien mit Kindern unterschiedlich lange bleiben.
Bestätige die Reservierung der Location spätestens 7 Tage vorher und prüfe die Wettervorhersage erneut am Vortag. Bei einem Termin im Freien sollten Partyzelte, zusätzliche Sitzplätze und ein trockener Platz für Buffet und Spielmaterial bereits eingeplant sein.
Leite die Mengen erst aus der endgültigen Gästezahl ab: Für jede Person brauchst du mindestens einen Teller, ein Trinkglas, Besteck und einen Sitzplatz, zusätzlich etwa 10 Prozent Reserve. Kontrolliere Lieferungen und Einkaufsliste, bevor verderbliche Lebensmittel gekühlt gelagert werden.
Plane am Veranstaltungstag eine Öffnungsrunde von 30 bis 45 Minuten ein. Kontrolliere Gelände und Toiletten, stelle Erste-Hilfe-Kasten und Telefonnummern bereit und lege Namensschilder, Teamkleidung, Musik sowie Dekoration an festen Stellen ab.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man zu einem Familientag einladen?: Verschicke die Einladungen idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher. Bitte um Rückmeldung bis spätestens 10 bis 14 Tage vor dem Termin, damit du Essen, Geschirr und Sitzplätze passend planen kannst.
Wie viele Sitzplätze braucht man bei einem Familientag?: Plane pro angemeldeter Person einen Sitzplatz und halte zusätzlich 5 bis 10 Prozent Reserve bereit. Bei 40 Gästen sind das mindestens 40, besser 42 bis 44 Klappstühle, sofern nicht alle gleichzeitig sitzen.
Wann sollte man die endgültige Gästezahl festlegen?: Lege die endgültige Gästezahl etwa 7 Tage vor dem Familientag fest. Danach kannst du Einkauf, Geschirr, Tische, Spielmaterial und die Aufstellung der Location ohne laufende Änderungen vorbereiten.
Was muss man am Tag vor dem Familientag prüfen?: Prüfe am Vortag Wetter, Lieferungen, Einkaufsliste und die Kühlmöglichkeiten für Lebensmittel. Lege außerdem Spielmaterial, Namensschilder, Preise, Erste-Hilfe-Kasten und wichtige Telefonnummern griffbereit.

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