Organiser une journée en famille, étape par étape

Une journée en famille fonctionne mieux quand le programme reste simple et que les besoins de chacun sont connus à l’avance. Commencez par fixer la date et le lieu, puis confirmez les participants avant de prévoir les repas, les jeux et le matériel. Gardez une marge pour la météo, les allergies et les enfants qui changent d’activité rapidement. Le jour venu, une personne doit suivre le déroulé pendant qu’une autre vérifie les livraisons, les toilettes et les espaces de jeu.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Rédiger les invitations
2 personnes
3
Envoyer les invitations
2 personnes
4
Traiter les inscriptions
2 personnes
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Mettre à jour la liste des participants
7
Composer le programme du jeu
3 personnes
8
Confirmer la réservation du lieu
9
Vérifier les prévisions météo
10
Définir le nombre final d’invités
2 personnes
11
Vérifier les livraisons
2 personnes
12
Vérifier la liste des courses
2 personnes
13
Faire les courses
3 personnes
14
Stocker les courses au frais
2 personnes
15
Rassembler le matériel de jeu
2 personnes
16
Créer la playlist musicale
17
Écrire les badges nominatifs
2 personnes
18
Préparer les prix pour les jeux
2 personnes
19
Trier la décoration
2 personnes
20
Vérifier la trousse de premiers secours
21
Préparer les numéros de téléphone
22
Préparer les vêtements de l'équipe
23
Ouvrir le lieu
2 personnes
24
Contrôler le site
3 personnes
25
Vérifier les toilettes
2 personnes
26
Monter les tentes de réception
4 personnes
27
Installer les tables
3 personnes
28
Installer les chaises
3 personnes
29
Installer les tables de buffet
2 personnes
30
Installer les postes de jeu
4 personnes
31
Balisage du terrain de sport
2 personnes
32
Suspendre la décoration
3 personnes
33
Installer le système de sonorisation
2 personnes
34
Tester la musique
2 personnes
35
Installer l'éclairage
2 personnes
36
Mettre les boissons au frais
3 personnes
37
Mettre en place le point café
2 personnes
38
Préparer les en-cas
4 personnes
39
Préparer les salades
3 personnes
40
Préparer le barbecue
3 personnes
41
Préparer la vaisselle
2 personnes
42
Déposer les badges nominatifs
2 personnes
43
Aménager la table d'accueil
2 personnes
44
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes

Événement

45
Lancer la musique d’ouverture
46
Accueillir les invités
3 personnes
47
Enregistrer la présence
2 personnes
48
Distribuer les badges
2 personnes
49
Servir le café et le thé
3 personnes
50
Servir des amuse-bouches
3 personnes
51
Expliquer les règles du jeu
2 personnes
52
Encadrer les jeux pour enfants
4 personnes
53
Animer les jeux traditionnels
4 personnes
54
Encadrer les activités sportives
4 personnes
55
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
56
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
57
Essuyer les tables entre les services
2 personnes
58
Ravitaillement des encas de pause
2 personnes
59
Noter les scores
2 personnes
60
Annonce des gagnants
2 personnes
61
Remettre les prix
2 personnes
62
Allumer le barbecue
2 personnes
63
Préparer les plats de barbecue
4 personnes
64
Monter le buffet
3 personnes
65
Servir le barbecue
4 personnes
66
Réapprovisionner les salades
2 personnes
67
Servir les repas diététiques
2 personnes
68
Servir le dessert
3 personnes
69
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
70
Animer la musique et la danse
2 personnes
71
Vérifier l’éclairage du soir
72
Servir le dernier tour
2 personnes
73
Raccompagner les invités
3 personnes

Suivi

74
Couper la musique
75
Emballer les restes
3 personnes
76
Rassembler les déchets
4 personnes
77
Faire la vaisselle
4 personnes
78
Nettoyer la cuisine
3 personnes
79
Éteindre le barbecue en toute sécurité
2 personnes
80
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
81
Rassembler le matériel de jeu
3 personnes
82
Retirer la décoration
3 personnes
83
Démonter les tentes de fête
4 personnes
84
Balayer et laver le lieu
3 personnes
85
Laisser le site propre
3 personnes
86
Vérifier le matériel
2 personnes
87
Rendre les articles empruntés
2 personnes
88
Ranger le stock restant
2 personnes
89
Conserver les objets trouvés
90
Gérer la caution et les clés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Tables de buffetqté 3
Chaises pliantesqté 70
Tables hautesqté 4
Nappesqté 10
Portants à vêtements

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 75
Assiettes à dessertqté 75
Bol à soupeqté 30
Verres à boireqté 90
Verres à vinqté 50
Tasses à caféqté 50
Couteauxqté 80
Fourchettesqté 80
Cuillèresqté 80
Cuillères à caféqté 50
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 8
Plateaux de serviceqté 8
Pichets à caféqté 3
Thermosqté 4
Carafes d’eauqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Saladiersqté 5
Verres doseursqté 2
Pinces de serviceqté 6
Papier aluminiumqté 2
Film alimentaireqté 2
Glacièresqté 5
Pains de glaceqté 20
Planches à découper pour barbecueqté 3

Équipement

Barbecuesqté 2
Grilles de barbecueqté 4
Sauteusesqté 2
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Réfrigérateurs
Enceinte portable
Microphone
Multiprisesqté 4
Rallongesqté 6
Piles rechargeablesqté 12

Décoration

Ballonsqté 100
Ruban à ballonsqté 2
Guirlandesqté 10
Décoration de tableqté 10
Badges nominatifsqté 75
Marqueursqté 12
Ruban adhésifqté 6
Cordeqté 2

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes LEDqté 8
Lampes à pilesqté 4

Matériel de sport

Ballons de footballqté 3
Volley-ballqté 2
Frisbeesqté 6
Cordes à sauterqté 8
Cerceauxqté 8
Cônesqté 20
Giletsqté 20
Set de cornhole
Balles d'eauqté 100
Cordon de traction
Sacs de course en sacqté 12
Craie de trottoirqté 12
Machine à bullesqté 6
Masquesqté 8
Trophéesqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balaiqté 2
Raclette de sol
Serpillièresqté 2
Seauxqté 3
Épongesqté 6
Brosses à vaisselleqté 3
Balais à mainqté 2
Chiffons microfibresqté 12
Gants en caoutchoucqté 6
Brosses de toilettesqté 2

Catering

Courses

Conseils

Envoyez les invitations au moins 3 semaines avant la date et demandez une réponse sous 7 jours. Notez séparément les allergies, régimes alimentaires et besoins particuliers afin d’ajuster les achats avant de fixer le nombre final d’invités.
Construisez le programme autour de séquences de 30 à 45 minutes, avec une pause entre deux jeux. Préparez les récompenses, les badges nominatifs et le matériel de chaque activité dans des bacs distincts pour éviter les recherches le moment venu.
Vérifiez les prévisions météo à J-3 puis le matin même. Si l’activité est en extérieur, prévoyez les tentes, tables et chaises avant l’arrivée des familles, et gardez une version courte du programme réalisable à l’abri.
Faites les courses après avoir arrêté le nombre final de participants, idéalement 2 jours avant. Stockez immédiatement les produits frais au réfrigérateur et contrôlez les livraisons le jour précédent plutôt qu’à l’ouverture du lieu.
Réservez 60 à 90 minutes pour l’installation avant le premier accueil. Contrôlez les toilettes, la trousse de premiers secours, les numéros de téléphone et les zones de circulation avant de sortir la vaisselle, les carafes d’eau et les plateaux de service.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une journée en famille ?: Envoyez-les environ 3 semaines à l’avance et fixez une date limite de réponse à 7 jours. Vous aurez ainsi le temps de relancer les absents et de recueillir les informations alimentaires avant les courses.
Combien de temps prévoir pour installer une journée en famille ?: Prévoyez 60 à 90 minutes avant l’arrivée des invités. Ce délai couvre l’ouverture du lieu, le contrôle des toilettes, l’installation des tables et chaises, ainsi que la préparation des jeux et du buffet.
Quand vérifier la météo pour une journée en famille ?: Faites une première vérification à J-3, puis une seconde le matin même. Si la météo est incertaine, décidez au plus tard la veille où installer les tentes et quelle activité déplacer à l’intérieur.
Quand faire les courses pour une journée en famille ?: Faites les courses environ 2 jours avant, une fois le nombre final d’invités confirmé. Contrôlez les produits livrés la veille et placez les aliments frais au réfrigérateur dès leur réception.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.