Zo organiseer je een familiedag in een zorginstelling

Begin met de datum, het programma en de beschikbare ruimtes. Controleer daarna hoeveel familieleden, bewoners en medewerkers komen en verzamel meteen dieetwensen en toegankelijkheidsbehoeften. Werk vervolgens toe naar een definitieve gastenlijst, passende catering en een duidelijke plattegrond. Plan naast het gezamenlijke programma ook een rustige plek, kinderactiviteiten en een logische route door de locatie. De laatste week draait vooral om bevestigen, printen en het scheiden van houdbare en verse boodschappen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatieruimtes controleren
2 personen
3
Uitnodigingen opstellen
2 personen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen registreren
2 personen
6
Dieetwensen verzamelen
2 personen
7
Toegankelijkheidswensen verzamelen
2 personen
8
Definitieve gastenlijst maken
2 personen
9
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
10
Reservering tafels bevestigen
11
Reservering stoelen bevestigen
12
Partytenten reserveren
13
Spelmateriaal reserveren
14
Muziek afspeellijst maken
15
Kinderactiviteiten kiezen
2 personen
16
Rustruimte inrichten
2 personen
17
Plattegrond maken
18
Menukaarten maken
19
Naamkaartjes maken
2 personen
20
Routebordjes maken
2 personen
21
Allergenenlijst afdrukken
22
Aanwezigheidslijst afdrukken
23
Boodschappen doen
3 personen
24
Houdbare boodschappen controleren
2 personen
25
Verse producten inkopen
2 personen
26
Dranken koelen
2 personen
27
Hapjes voorbereiden
4 personen
28
Groenten wassen en snijden
3 personen
29
Fruit wassen en portioneren
2 personen
30
Desserts koelen
2 personen
31
Allergenenmaaltijden apart zetten
2 personen
32
Koffie- en theestation vullen
2 personen
33
Servies klaarzetten
2 personen
34
Decoratie sorteren
2 personen
35
Spelmateriaal sorteren
2 personen
36
Weersverwachting controleren
37
Locatie openen
2 personen
38
Ruimtes ventileren
2 personen
39
Partytenten opbouwen
4 personen
40
Tafels opstellen
4 personen
41
Stoelen opstellen
4 personen
42
Buffettafels inrichten
3 personen
43
Versiering ophangen
3 personen
44
Routebordjes plaatsen
2 personen
45
Spelhoeken inrichten
3 personen
46
Rustruimte klaarmaken
2 personen
47
Muziek aansluiten
2 personen
48
Geluidsniveau testen
2 personen
49
Buffetgerechten neerzetten
4 personen
50
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
51
Ontvangsttafel klaarzetten
2 personen
52
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

53
Gasten ontvangen
4 personen
54
Aanwezigheid registreren
2 personen
55
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
56
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
57
Spelactiviteiten begeleiden
5 personen
58
Hapjes serveren
3 personen
59
Dranken bijvullen
2 personen
60
Koffie en thee bijvullen
2 personen
61
Fotohoek begeleiden
2 personen
62
Buffet openen
2 personen
63
Buffetgerechten aanvullen
3 personen
64
Allergenenmaaltijden serveren
2 personen
65
Desserts serveren
3 personen
66
Muziek verzorgen
67
Rustruimte beschikbaar houden
68
Afvalbakken legen
2 personen
69
Afscheid nemen van gasten
3 personen

Nazorg

70
Restanten veilig verpakken
3 personen
71
Servies verzamelen
3 personen
72
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
73
Spelmateriaal opruimen
3 personen
74
Versiering verwijderen
3 personen
75
Partytenten afbreken
4 personen
76
Servies afwassen
3 personen
77
Keuken schoonmaken
3 personen
78
Zalen schoonmaken
4 personen
79
Afval verzamelen
2 personen
80
Geleende materialen retourneren
2 personen
81
Overgebleven boodschappen opbergen
2 personen
82
Verloren voorwerpen verzamelen
83
Locatie nalopen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 90
Buffettafelsaantal 4
Barkrukkenaantal 6
Loungebankenaantal 2
Bijzettafelsaantal 4
Kleedtafelsaantal 2
Kledingrekkenaantal 2

Servies

Herbruikbare bordenaantal 100
Herbruikbare kommenaantal 100
Herbruikbare glazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 80
Theeglazenaantal 40
Messenaantal 100
Vorkenaantal 100
Lepelsaantal 100
Theelepelsaantal 60
Opscheplepelsaantal 12
Serveertangenaantal 8
Schaaltjesaantal 20
Serveerschalenaantal 12
Koffiekannenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Waterkannenaantal 8
IJslepelsaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 10
Balloonslingersaantal 6
Ballonnenaantal 100
Vlaggenlijnenaantal 8
Papieren waaiersaantal 12
Bloemstukkenaantal 8
Fotoframesaantal 4
Naamkaartjesaantal 100
Tafelnummersaantal 10
Routebordjesaantal 12
Ballonnenpompaantal 2
Touwrollenaantal 4
Schilderstapeaantal 6

Apparatuur

Bluetoothspeakersaantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Inductiekookplatenaantal 2
Fotocamera

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 6
Mengkommenaantal 8
Maatbekersaantal 4
Bakplatenaantal 4
Ovenschalenaantal 6
Koelboxelementenaantal 20
Aluminiumfoliehoudersaantal 2

Sportmateriaal

Softballenaantal 6
Frisbeesaantal 6
Hoepelsaantal 8
Pionnenaantal 20
Springtouwenaantal 6
Bocciasetsaantal 2
Reuzevieroprij
Kleurplatenaantal 100
Kleurpotlodenaantal 20
Bordspellenaantal 8

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
LED-lantaarnsaantal 8
Theelichthoudersaantal 20

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilsetsaantal 2
Emmersaantal 4
Afvalbakkenaantal 8
Handdesinfectiepompjesaantal 6
Toiletborstelsaantal 4
Rubberen handschoenenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Verzamel aanmeldingen uiterlijk twee weken vooraf en vraag daarbij direct naar allergieën, dieetwensen en hulp bij lopen, zitten of bewegen. Zo kun je de gastenlijst, stoelen en catering op aantallen afstemmen.
Controleer de ruimtes voordat je het programma vastlegt. Meet doorgangen en kijk waar partytenten, klaptafels, klapstoelen en een rustruimte kunnen staan zonder routes of deuren te blokkeren.
Maak één plattegrond met de ingang, routebordjes, buffet, kinderactiviteiten en rustruimte. Zet ook op de menukaarten en de afgedrukte allergenenlijst welke gerechten geschikt zijn voor welke dieetwensen.
Tel servies en drinkgerei per eetmoment in plaats van alleen per gast. Voorzie bij buffet en koffie niet alleen borden en glazen, maar ook opscheplepels, serveertangen, koffiekannen, thermoskannen en waterkannen.
Doe houdbare boodschappen eerder en koop verse producten pas kort voor de familiedag. Bevestig tafels, stoelen, partytenten en spelmateriaal enkele dagen vooraf en leg naamkaartjes, aanwezigheidslijsten en routebordjes alvast klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren organiseer je een familiedag in een zorginstelling?: Start minimaal zes weken vooraf met datum, programma en ruimtes. Verstuur de uitnodigingen uiterlijk vier weken vooraf en sluit de aanmeldingen ongeveer twee weken voor de familiedag.
Wanneer vraag je dieetwensen voor een familiedag op?: Vraag dieetwensen meteen bij de uitnodiging uit en zet een duidelijke sluitingsdatum, bijvoorbeeld twee weken vooraf. Controleer de definitieve lijst nog één keer bij het berekenen van de cateringhoeveelheden.
Hoe richt je een familiedag in een zorginstelling toegankelijk in?: Controleer minimaal twee weken vooraf de looproutes, deuren, zitplaatsen en rustruimte. Houd op de plattegrond brede routes vrij en zet stoelen en tafels zo dat mensen niet door het buffet of langs kinderactiviteiten hoeven te lopen.
Wanneer doe je boodschappen voor een familiedag?: Controleer houdbare boodschappen enkele dagen tot een week vooraf en koop verse producten zo kort mogelijk voor het evenement. Plan daarnaast tijd op de dag zelf voor het klaarzetten van koffie, thee, water en buffetservies.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.