Comment organiser une journée familiale en établissement de soins
Une journée familiale en établissement de soins demande surtout une préparation précise des personnes, des espaces et des horaires. Commencez par fixer un programme réaliste, puis utilisez les inscriptions pour prévoir les repas, les places assises et les besoins d’accessibilité. Les familles doivent savoir où aller, tandis que les résidents doivent pouvoir participer sans fatigue excessive. La dernière semaine sert à confirmer les quantités, le mobilier, les activités et les informations indispensables à l’accueil.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Fixer la date et le programme
2 personnes
- 2
Vérifier les espaces du lieu
2 personnes
- 3
Rédiger les invitations
2 personnes
- 4
Envoyer les invitations
2 personnes
- 5
Enregistrer les inscriptions
2 personnes
- 6
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
- 7
Recueillir les besoins d’accessibilité
2 personnes
- 8
Établir la liste définitive des invités
2 personnes
- 9
Calculer les quantités de catering
2 personnes
- 10
Confirmer la réservation des tables
- 11
Confirmer la réservation des sièges
- 12
Réserver des tentes de réception
- 13
Réserver le matériel de jeu
- 14
Créer la playlist musicale
- 15
Choisir des activités pour enfants
2 personnes
- 16
Aménager l’espace de repos
2 personnes
- 17
Créer le plan
- 18
Créer les menus
- 19
Créer des badges nominatifs
2 personnes
- 20
Créer des panneaux de direction
2 personnes
- 21
Imprimer la liste des allergènes
- 22
Imprimer la liste de présence
- 23
Faire les courses
3 personnes
- 24
Vérifier les provisions non périssables
2 personnes
- 25
Acheter des produits frais
2 personnes
- 26
Refroidir les boissons
2 personnes
- 27
Préparer les en-cas
4 personnes
- 28
Laver et couper les légumes
3 personnes
- 29
Laver et portionner les fruits
2 personnes
- 30
Refroidir les desserts
2 personnes
- 31
Mettre les repas avec allergènes à part
2 personnes
- 32
Réapprovisionner le coin café et thé
2 personnes
- 33
Préparer la vaisselle
2 personnes
- 34
Trier la décoration
2 personnes
- 35
Trier le matériel de jeu
2 personnes
- 36
Vérifier les prévisions météo
- 37
Ouvrir le lieu
2 personnes
- 38
Aérer les espaces
2 personnes
- 39
Monter les tentes de réception
4 personnes
- 40
Installer les tables
4 personnes
- 41
Installer les chaises
4 personnes
- 42
Installer les tables de buffet
3 personnes
- 43
Suspendre la décoration
3 personnes
- 44
Installer les panneaux d'itinéraire
2 personnes
- 45
Aménager les espaces de jeux
3 personnes
- 46
Préparer la salle de repos
2 personnes
- 47
Brancher la musique
2 personnes
- 48
Tester le niveau sonore
2 personnes
- 49
Installer les plats du buffet
4 personnes
- 50
Préparer le café et le thé
2 personnes
- 51
Installer la table d’accueil
2 personnes
- 52
Briefer les bénévoles
2 personnes
Événement
- 53
Accueillir les invités
4 personnes
- 54
Enregistrer la présence
2 personnes
- 55
Distribuer les badges
2 personnes
- 56
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
- 57
Encadrer les activités de jeux
5 personnes
- 58
Servir des amuse-bouches
3 personnes
- 59
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 60
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
- 61
Animer le coin photo
2 personnes
- 62
Ouvrir le buffet
2 personnes
- 63
Réapprovisionner les plats du buffet
3 personnes
- 64
Servir les repas sans allergènes
2 personnes
- 65
Servir les desserts
3 personnes
- 66
Fournir la musique
- 67
Garder la salle de repos disponible
- 68
Vider les poubelles
2 personnes
- 69
Dire au revoir aux invités
3 personnes
Suivi
- 70
Emballer les restes en toute sécurité
3 personnes
- 71
Rassembler la vaisselle
3 personnes
- 72
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
- 73
Ranger le matériel de jeu
3 personnes
- 74
Retirer la décoration
3 personnes
- 75
Démonter les tentes de fête
4 personnes
- 76
Faire la vaisselle
3 personnes
- 77
Nettoyer la cuisine
3 personnes
- 78
Nettoyer les salles
4 personnes
- 79
Rassembler les déchets
2 personnes
- 80
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
- 81
Ranger les courses restantes
2 personnes
- 82
Rassembler les objets perdus
- 83
Faire le tour du lieu
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 2
- Tables pliantesqté 10
- Chaises pliantesqté 90
- Tables de buffetqté 4
- Tabourets de barqté 6
- Canapés de salonqté 2
- Tables d'appointqté 4
- Tables de maquillageqté 2
- Portants à vêtementsqté 2
Vaisselle
- Assiettes réutilisablesqté 100
- Bols réutilisablesqté 100
- Verres réutilisablesqté 120
- Tasses à caféqté 80
- Verres à théqté 40
- Couteauxqté 100
- Fourchettesqté 100
- Cuillèresqté 100
- Cuillères à caféqté 60
- Louchesqté 12
- Pinces de serviceqté 8
- Petits bolsqté 20
- Plateaux de serviceqté 12
- Pichets à caféqté 4
- Thermosqté 6
- Carafes d’eauqté 8
- Cuillères à glaceqté 4
Décoration
- Nappesqté 10
- Guirlandes de ballonsqté 6
- Ballonsqté 100
- Guirlandes de fanionsqté 8
- Éventails en papierqté 12
- Compositions floralesqté 8
- Cadres photoqté 4
- Badges nominatifsqté 100
- Numéros de tableqté 10
- Panneaux d’orientationqté 12
- Pompe à ballonsqté 2
- Rouleaux de cordeqté 4
- Ruban de masquageqté 6
Équipement
- Haut-parleurs Bluetoothqté 2
- Microphone
- Rallongesqté 6
- Multiprisesqté 6
- Glacièresqté 4
- Bacs de maintien au chaudqté 4
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Plaques à inductionqté 2
- Appareil photo
Cuisine
- Planches à découperqté 6
- Couteaux de chefqté 6
- Saladiersqté 8
- Verres doseursqté 4
- Plaques de cuissonqté 4
- Plats à gratinqté 6
- Éléments de glacièreqté 20
- Supports pour papier aluminiumqté 2
Matériel de sport
- Balles de softballqté 6
- Frisbeesqté 6
- Cerceauxqté 8
- Cônesqté 20
- Cordes à sauterqté 6
- Sets de bocciaqté 2
- Quatre en ligne géant
- Coloriagesqté 100
- Crayons de couleurqté 20
- Jeux de sociétéqté 8
Éclairage
- Guirlandes lumineusesqté 6
- Lanternes LEDqté 8
- Porte-bougies chauffe-platqté 20
Nettoyage
- Balaiqté 2
- Balayette et pelleqté 2
- Sets de serpillièreqté 2
- Seauxqté 4
- Poubellesqté 8
- Distributeurs de gel hydroalcooliqueqté 6
- Brosses de toilettesqté 4
- Gants en caoutchoucqté 12
Catering
- Courses
Conseils
- Fixez la date et le programme avant d’envoyer les invitations. Prévoyez des séquences courtes, avec une vraie pause et un espace de repos aménagé pour les résidents et les proches qui en ont besoin.
- Demandez les besoins alimentaires et d’accessibilité dès l’inscription, puis relancez les personnes qui n’ont pas répondu 7 jours avant l’événement. Cette étape évite de découvrir les allergies ou les besoins de circulation le jour même.
- Ne comptez pas uniquement les chaises : prévoyez aussi des tables de buffet, des tables d’appoint et des sièges adaptés aux différents espaces. Confirmez les réservations du mobilier au moins 10 jours à l’avance.
- Préparez un plan simple avec l’accueil, les toilettes, le buffet, les activités pour enfants et l’espace calme. Imprimez les panneaux de direction, les badges nominatifs, la liste de présence et la liste des allergènes avant le jour J.
- Achetez les produits frais après avoir établi la liste définitive des invités, idéalement 1 à 2 jours avant. Vérifiez séparément les provisions non périssables afin de ne pas manquer de vaisselle réutilisable, de pichets, de thermos ou de matériel de service.
Questions fréquentes
- Quand envoyer les invitations pour une journée familiale en établissement de soins ?
- Envoyez-les environ 4 semaines avant la date prévue, avec une date limite d’inscription fixée 10 à 14 jours avant. Gardez ensuite une semaine pour confirmer les besoins alimentaires, l’accessibilité et le nombre définitif de participants.
- Combien de temps faut-il prévoir pour le programme ?
- Prévoyez généralement 3 à 4 heures, pauses comprises, plutôt qu’une succession d’activités sans interruption. Ajoutez une pause d’au moins 20 minutes et laissez l’espace de repos accessible pendant toute la rencontre.
- Quand confirmer le traiteur et les quantités de repas ?
- Calculez les quantités dès que la liste définitive des invités est établie, puis confirmez-les 7 jours avant. Vérifiez à ce moment les allergies, les textures ou régimes particuliers et le nombre de repas adaptés.
- Que faut-il préparer la veille de l’événement ?
- Préparez les badges, les listes imprimées, les panneaux, les menus et la liste des allergènes la veille. Vérifiez aussi les espaces, le mobilier réservé, les activités pour enfants et les produits frais afin de limiter les imprévus le matin même.
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