Familientag in einer Pflegeeinrichtung gut organisieren

Ein Familientag in einer Pflegeeinrichtung braucht mehr Abstimmung als ein gewöhnliches Fest: Bewohnerinnen und Bewohner, Angehörige, Kinder und Mitarbeitende sollen sich sicher und willkommen fühlen. Beginnen Sie mit Datum und Programm, bevor Sie Räume, Einladungen und Dienstleister festlegen. Erfassen Sie frühzeitig Anmeldungen, Ernährungswünsche und Anforderungen zur Barrierefreiheit. Danach lassen sich Cateringmengen, Sitzplätze, Rückzugsraum und Aktivitäten zuverlässig planen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
2
Lokalräume kontrollieren
2 Personen
3
Einladungen erstellen
2 Personen
4
Einladungen verschicken
2 Personen
5
Anmeldungen erfassen
2 Personen
6
Ernährungswünsche erfassen
2 Personen
7
Anforderungen zur Barrierefreiheit sammeln
2 Personen
8
Endgültige Gästeliste erstellen
2 Personen
9
Cateringmengen berechnen
2 Personen
10
Tischreservierung bestätigen
11
Stuhlreservierung bestätigen
12
Partyzelte reservieren
13
Spielmaterial reservieren
14
Musik-Playlist erstellen
15
Kinderaktivitäten auswählen
2 Personen
16
Ruheraum einrichten
2 Personen
17
Lageplan erstellen
18
Menükarten erstellen
19
Namensschilder erstellen
2 Personen
20
Wegweiser erstellen
2 Personen
21
Allergenliste drucken
22
Anwesenheitsliste drucken
23
Einkaufen gehen
3 Personen
24
Haltbare Lebensmittel prüfen
2 Personen
25
Frische Produkte einkaufen
2 Personen
26
Getränke kühlen
2 Personen
27
Snacks vorbereiten
4 Personen
28
Gemüse waschen und schneiden
3 Personen
29
Obst waschen und portionieren
2 Personen
30
Desserts kühlen
2 Personen
31
Gerichte für Allergiker separat stellen
2 Personen
32
Kaffee- und Teestation auffüllen
2 Personen
33
Geschirr bereitstellen
2 Personen
34
Dekoration sortieren
2 Personen
35
Spielmaterial sortieren
2 Personen
36
Wettervorhersage prüfen
37
Location öffnen
2 Personen
38
Räume lüften
2 Personen
39
Partyzelte aufbauen
4 Personen
40
Tische aufstellen
4 Personen
41
Stühle aufstellen
4 Personen
42
Buffettische einrichten
3 Personen
43
Dekoration aufhängen
3 Personen
44
Wegweiser aufstellen
2 Personen
45
Spielecken einrichten
3 Personen
46
Ruheraum vorbereiten
2 Personen
47
Musik anschließen
2 Personen
48
Lautstärke testen
2 Personen
49
Buffetgerichte aufstellen
4 Personen
50
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
51
Empfangstisch bereitstellen
2 Personen
52
Freiwillige einweisen
2 Personen

Event

53
Gäste empfangen
4 Personen
54
Anwesenheit erfassen
2 Personen
55
Namensschilder verteilen
2 Personen
56
Willkommensgetränke servieren
3 Personen
57
Spielaktivitäten betreuen
5 Personen
58
Snacks servieren
3 Personen
59
Getränke nachfüllen
2 Personen
60
Kaffee und Tee nachfüllen
2 Personen
61
Fotoecke betreuen
2 Personen
62
Buffet eröffnen
2 Personen
63
Buffetgerichte auffüllen
3 Personen
64
Allergenfreie Mahlzeiten servieren
2 Personen
65
Desserts servieren
3 Personen
66
Musik organisieren
67
Ruheraum verfügbar halten
68
Mülleimer leeren
2 Personen
69
Sich von Gästen verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

70
Reste sicher verpacken
3 Personen
71
Geschirr sammeln
3 Personen
72
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
73
Spielmaterial aufräumen
3 Personen
74
Dekoration entfernen
3 Personen
75
Partyzelte abbauen
4 Personen
76
Geschirr abwaschen
3 Personen
77
Küche reinigen
3 Personen
78
Räume reinigen
4 Personen
79
Abfall sammeln
2 Personen
80
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
81
Übrig gebliebene Einkäufe verstauen
2 Personen
82
Fundsachen sammeln
83
Location abgehen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 2
KlappischeAnz. 10
KlappstühleAnz. 90
BuffetischeAnz. 4
BarhockerAnz. 6
LoungebänkeAnz. 2
BeistelltischeAnz. 4
UmkleidetischeAnz. 2
KleiderständerAnz. 2

Geschirr

Mehrweg-TellerAnz. 100
Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 100
Wiederverwendbare GläserAnz. 120
KaffeetassenAnz. 80
TeegläserAnz. 40
MesserAnz. 100
GabelnAnz. 100
LöffelAnz. 100
TeelöffelAnz. 60
ServierlöffelAnz. 12
ServierzangenAnz. 8
SchälchenAnz. 20
ServierschalenAnz. 12
KaffeekannenAnz. 4
ThermoskannenAnz. 6
WasserkannenAnz. 8
EislöffelAnz. 4

Dekoration

TischdeckenAnz. 10
BallongirlandenAnz. 6
BallonsAnz. 100
WimpelkettenAnz. 8
PapierfächerAnz. 12
BlumenarrangementsAnz. 8
FotorahmenAnz. 4
NamensschilderAnz. 100
TischnummernAnz. 10
WegweiserAnz. 12
BallonpumpeAnz. 2
SeilrollenAnz. 4
AbdeckbandAnz. 6

Ausstattung

Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
Mikrofon
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
WarmhaltebehälterAnz. 4
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
InduktionskochplattenAnz. 2
Fotokamera

Küche

SchneidebretterAnz. 6
KüchenmesserAnz. 6
RührschüsselnAnz. 8
MessbecherAnz. 4
BackblecheAnz. 4
AuflaufformenAnz. 6
Kühlbox-ElementeAnz. 20
AlufolienhalterAnz. 2

Sportmaterial

SoftbälleAnz. 6
FrisbeesAnz. 6
ReifenAnz. 8
KegelAnz. 20
SpringseileAnz. 6
Boccia-SetsAnz. 2
Reuzenvieroprij
MalvorlagenAnz. 100
BuntstifteAnz. 20
BrettspieleAnz. 8

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 6
LED-LaternenAnz. 8
TeelichthalterAnz. 20

Reinigung

BesenAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 2
WischsetsAnz. 2
EimerAnz. 4
AbfallbehälterAnz. 8
HanddesinfektionsspenderAnz. 6
ToilettenbürstenAnz. 4
GummihandschuheAnz. 12

Catering

Einkäufe

Tipps

Legen Sie zuerst Datum, Programm und verfügbare Räume fest. Prüfen Sie dabei mindestens vier bis sechs Wochen vorher Wege, Toiletten, Fluchtwege und den Platz für Rollstühle und Gehhilfen.
Verschicken Sie die Einladungen früh und setzen Sie einen klaren Anmeldeschluss, idealerweise 14 Tage vor dem Familientag. Fragen Sie dabei gleichzeitig nach Personenzahl, Ernährungswünschen und Barrierefreiheitsbedarf.
Planen Sie das Buffet nicht nur nach der Gesamtzahl, sondern nach der endgültigen Gästeliste. Halten Sie Allergeninformationen schriftlich bereit und drucken Sie Menükarten, damit Angehörige und Bewohner schnell nachsehen können.
Richten Sie neben dem Hauptbereich einen Ruheraum ein und markieren Sie wichtige Wege mit Lageplan und Wegweisern. Gerade bei einem Familientag werden Rückzugsmöglichkeiten, Sitzgelegenheiten und gut erkennbare Orientierung oft zu spät bedacht.
Bestätigen Sie Tisch- und Stuhlreservierungen sowie Partyzelte frühzeitig, falls Teile des Programms draußen stattfinden. Prüfen Sie außerdem einige Tage vorher haltbare Lebensmittel und kaufen Sie frische Produkte erst kurz vor dem Termin.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Familientag in einer Pflegeeinrichtung planen?: Starten Sie etwa sechs bis acht Wochen vorher mit Datum, Programm und Raumprüfung. Spätestens 14 Tage vor dem Termin sollte der Anmeldeschluss liegen, damit Catering und Sitzplätze angepasst werden können.
Wie viele Getränke braucht man für einen Familientag?: Rechnen Sie für die erste Stunde mit zwei bis drei Getränken pro Person und danach mit etwa einem Getränk pro Stunde. Planen Sie zusätzlich Wasser, Kaffee und Tee ein und berücksichtigen Sie Personen, die nur kleine Mengen trinken.
Wann sollte man Ernährungswünsche und Allergien abfragen?: Fragen Sie Ernährungswünsche, Allergien und Unverträglichkeiten bereits mit der Einladung ab. Übertragen Sie die Angaben spätestens eine Woche vorher in die Cateringplanung und drucken Sie die Allergenliste für das Buffet.
Wie plant man Sitzplätze für Rollstühle und Gehhilfen?: Erfassen Sie den Barrierefreiheitsbedarf bis zum Anmeldeschluss und planen Sie pro Rollstuhl ausreichend Bewegungsfläche neben dem Tisch ein. Prüfen Sie die tatsächliche Raumaufstellung spätestens am Vortag mit Tischen, Stühlen und den vorgesehenen Laufwegen.

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