Zo organiseer je een examentraining zonder last-minute stress

Begin met het vastleggen van de datum, het programma en de trainingslocatie. Bevestig daarna docenten en begeleiders, zodat je de inhoud en groepsindeling kunt afstemmen. Verstuur uitnodigingen op tijd en verwerk aanmeldingen, dieetwensen en de deelnemerslijst centraal. In de laatste week controleer je presentaties, print je examenmateriaal en sorteer je werkbladen. Op de dag zelf draait alles om een rustige ontvangst, geteste techniek en materiaal dat per tafel klaarligt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2
Trainingslocatie reserveren
3
Docenten en begeleiders bevestigen
4
Uitnodigingen versturen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Deelnemerslijst bijwerken
8
Programma en route mailen
9
Oefenmateriaal selecteren
2 personen
10
Presentaties controleren
2 personen
11
Examenmateriaal printen
2 personen
12
Werkbladen sorteren
2 personen
13
Naambadges voorbereiden
14
Boodschappen doen
2 personen
15
Dranken koelen
16
Deelnemerslijst afdrukken
17
Presentatiemap klaarleggen
18
Locatie openen
2 personen
19
Ruimtes ventileren
20
Tafels opstellen
3 personen
21
Stoelen plaatsen
2 personen
22
Projector en scherm installeren
2 personen
23
Techniek testen
2 personen
24
Lesmateriaal per tafel leggen
2 personen
25
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
26
Ontvangstbalie inrichten

Event

27
Deelnemers registreren
2 personen
28
Programma toelichten
29
Eerste trainingsblok begeleiden
3 personen
30
Pauzehapjes serveren
2 personen
31
Dranken bijvullen
32
Tweede trainingsblok begeleiden
3 personen
33
Avondmaaltijd uitserveren
3 personen
34
Servies verzamelen
2 personen
35
Derde trainingsblok begeleiden
3 personen
36
Oefentoets afnemen
3 personen
37
Antwoorden nabespreken
3 personen
38
Vragen en examenplanning bespreken
2 personen
39
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

40
Lesmateriaal verzamelen
2 personen
41
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
42
Servies afwassen
2 personen
43
Apparatuur uitschakelen
44
Afval verzamelen
2 personen
45
Ruimtes schoonmaken
3 personen
46
Voorraad terugpakken
47
Locatie afsluiten
2 personen
48
Overgebleven materialen retourneren
49
Opname en presentaties delen
50
Aanwezigheid administreren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 35
Ontvangsttafel
Afvalbakkenaantal 4

Apparatuur

Laptop
Beamer
Projectiescherm
HDMI-kabelaantal 2
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Presentatieklikker
Digitale timer

Schrijfmateriaal

Balpennenaantal 45
Potlodenaantal 40
Gummenaantal 35
Slijpersaantal 10
Markeerstiftenaantal 20
Notitieblokkenaantal 35
Flip-overblokaantal 2
Whiteboardstiftenaantal 12
Papieren mappenaantal 35
Examenformulierenaantal 80
Werkbladenaantal 120
Naambadgesaantal 40
Pennenbakjesaantal 8

Servies

Koffiekopjesaantal 40
Waterglazenaantal 40
Bordenaantal 40
Besteksetsaantal 40
Koffiekannenaantal 3
Waterkannenaantal 5
Serveerschalenaantal 6
Serveerlepelsaantal 6

Keuken

Waterkokeraantal 2
Thermosflessenaantal 4
Koelboxenaantal 2
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2
Serveertangenaantal 4

Decoratie

Welkomstbord
Richtingsbordenaantal 5

Schoonmaak

Schoonmaakemmeraantal 2
Vloermoppenaantal 2
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Microvezeldoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de techniekstest uiterlijk één dag vooraf. Controleer laptop, beamer, projectiescherm, HDMI-kabel, verlengsnoeren en stekkerdozen met dezelfde presentatie die je tijdens de training gebruikt.
Maak per deelnemer een werkmap met examenformulieren, werkbladen, een notitieblok en schrijfmateriaal. Leg daarnaast minimaal één reservepen en enkele extra formulieren klaar voor de groep.
Verstuur programma en route niet pas op de ochtend zelf, maar uiterlijk 3 dagen vooraf. Vermeld ook het startuur, de ruimte en een contactpersoon voor deelnemers die vertraging hebben.
Richt de ontvangsttafel in met de afgedrukte deelnemerslijst en naambadges. Zet de registratie 15 minuten voor de start open, zodat laatkomers niet tijdens de eerste oefening binnenkomen.
Open de locatie minimaal 60 minuten voor de deelnemers arriveren. Ventileer de ruimtes, plaats tafels en stoelen, leg lesmateriaal klaar en zet koffie, thee en water direct klaar voor de ontvangst.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een examentraining organiseren?: Leg datum, locatie en begeleiders bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen uiterlijk 3 weken voor de training, zodat je aanmeldingen en dieetwensen nog kunt verwerken.
Hoeveel tijd heb je nodig om een examentraining klaar te zetten?: Reserveer op de trainingsdag minimaal 60 minuten voor de ruimte en 30 minuten voor een volledige techniekcontrole. Plan daarnaast de print- en sorteerronde uiterlijk de dag ervoor.
Wanneer moet je het lesmateriaal voor een examentraining printen?: Print examenformulieren en werkbladen 1 tot 2 werkdagen vooraf. Controleer daarna het aantal tegen de deelnemerslijst en leg per tafel een complete set klaar, met minstens 5 procent extra materiaal.
Hoe voorkom je technische problemen tijdens een examentraining?: Test laptop, beamer, scherm, kabels en presentatie uiterlijk één dag vooraf én nogmaals bij het openen van de locatie. Leg een reserve-HDMI-kabel en extra verlengsnoer klaar, zodat je een defect onderdeel direct kunt vervangen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.