Organiser une préparation aux examens sans rien oublier

Une préparation aux examens se construit d’abord autour d’un programme clair, d’enseignants confirmés et d’un lieu adapté. Ensuite, il faut suivre les inscriptions, recueillir les besoins alimentaires et transmettre l’itinéraire à temps. Les oublis les plus fréquents concernent les supports imprimés, les badges, les fournitures en quantité suffisante et les tests techniques. Ce plan vous aide à avancer dans le bon ordre, puis à préparer la salle efficacement le jour de la formation.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2
Réserver le lieu de formation
3
Confirmer les enseignants et les accompagnateurs
4
Envoyer les invitations
5
Traiter les inscriptions
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Mettre à jour la liste des participants
8
Envoyer le programme et l’itinéraire par e-mail
9
Sélectionner le matériel d’entraînement
2 personnes
10
Vérifier les présentations
2 personnes
11
Imprimer le matériel d’examen
2 personnes
12
Trier les feuilles de travail
2 personnes
13
Préparer les badges nominatifs
14
Faire les courses
2 personnes
15
Refroidir les boissons
16
Imprimer la liste des participants
17
Préparer le dossier de présentation
18
Ouvrir le lieu
2 personnes
19
Aérer les espaces
20
Installer les tables
3 personnes
21
Installer les chaises
2 personnes
22
Installer le projecteur et l’écran
2 personnes
23
Tester la technique
2 personnes
24
Placer le matériel pédagogique sur chaque table
2 personnes
25
Préparer le café et le thé
2 personnes
26
Aménager le comptoir d’accueil

Événement

27
Enregistrer les participants
2 personnes
28
Présenter le programme
29
Animer le premier bloc d’entraînement
3 personnes
30
Servir les en-cas de pause
2 personnes
31
Réapprovisionner les boissons
32
Accompagner le deuxième bloc de formation
3 personnes
33
Servir le dîner
3 personnes
34
Rassembler la vaisselle
2 personnes
35
Animer le troisième bloc de formation
3 personnes
36
Faire passer le test d’entraînement
3 personnes
37
Faire le débriefing des réponses
3 personnes
38
Discuter des questions et du planning des examens
2 personnes
39
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

40
Rassembler le matériel pédagogique
2 personnes
41
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
42
Faire la vaisselle
2 personnes
43
Éteindre l’équipement
44
Rassembler les déchets
2 personnes
45
Nettoyer les espaces
3 personnes
46
Récupérer les stocks
47
Fermer le lieu
2 personnes
48
Retourner le matériel restant
49
Partager l’enregistrement et les présentations
50
Gérer les présences

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 35
Table d’accueil
Poubellesqté 4

Équipement

Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Câble HDMIqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Cliqueur de présentation
Minuterie numérique

Matériel d’écriture

Stylos à billeqté 45
Crayonsqté 40
Gommesqté 35
Meuleusesqté 10
Marqueursqté 20
Blocs-notesqté 35
Bloc de paperboardqté 2
Marqueurs pour tableau blancqté 12
Classeurs en papierqté 35
Formulaires d’examenqté 80
Feuilles de travailqté 120
Badges nominatifsqté 40
Pots à stylosqté 8

Vaisselle

Tasses à caféqté 40
Verres à eauqté 40
Assiettesqté 40
Couvertsqté 40
Pichets à caféqté 3
Carafes d’eauqté 5
Plateaux de serviceqté 6
Cuillères de serviceqté 6

Cuisine

Bouilloireqté 2
Bouteilles isothermesqté 4
Glacièresqté 2
Planches à découperqté 2
Couteaux à painqté 2
Pinces de serviceqté 4

Décoration

Panneau d’accueil
Panneaux directionnelsqté 5

Nettoyage

Seau de nettoyageqté 2
Serpillièresqté 2
Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Chiffons microfibresqté 12

Catering

Courses

Conseils

Commencez par fixer la date et le programme, puis réservez la salle avant d’envoyer les invitations. Gardez une marge d’au moins 2 semaines pour les inscriptions et les ajustements.
Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription et mettez à jour la liste des participants plusieurs fois. Imprimez la version finale le jour précédent, pas plusieurs jours à l’avance.
Préparez les présentations, les feuilles de travail et les formulaires d’examen séparément. Comptez un exemplaire par participant, plus 5 à 10 % de réserve pour les erreurs ou les inscriptions tardives.
Testez l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, l’écran, le câble HDMI et les rallonges avant l’arrivée du groupe. Prévoyez au moins 30 minutes sur place pour repérer un problème de connexion ou d’alimentation.
Installez les tables, les chaises et le matériel pédagogique avant l’accueil. Placez les badges, stylos, crayons, gommes et blocs-notes sur les tables, puis préparez le café et le thé juste avant le début.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une préparation aux examens ?: Prévoyez idéalement 2 à 3 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu, confirmer les enseignants, traiter les inscriptions et commander ou préparer les supports nécessaires.
Quand envoyer les invitations à une préparation aux examens ?: Envoyez-les dès que la date, le programme et le lieu sont confirmés, généralement 2 à 3 semaines avant la session. Fixez une date limite d’inscription au moins 5 jours avant l’événement.
Combien de supports d’examen faut-il imprimer ?: Imprimez un exemplaire par participant inscrit et ajoutez une réserve de 5 à 10 %. Cette marge couvre les documents abîmés, les erreurs d’impression et les changements de dernière minute.
Quand tester le matériel technique dans la salle ?: Faites un test complet au moins 30 minutes avant l’arrivée des participants. Vérifiez notamment l’ordinateur, le vidéoprojecteur, l’écran, le câble HDMI, les multiprises et les rallonges.

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