Zo organiseer je een evangelisatieavond

Begin met de datum, locatie en opbouw van de avond voordat je uitnodigingen maakt. Leg daarna sprekers, getuigen, muzikanten en vrijwilligers vast en werk het programma uit tot tijden, teksten en liederen. Regel de uitnodigingen en aanmeldingen vroeg, zodat je dieetwensen en de benodigde opstelling kent. Test techniek en presentaties vooraf en gebruik de laatste uren alleen voor opbouw, ontvangst en controle.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie reserveren
3
Sprekers en getuigen uitnodigen
2 personen
4
Muzikanten vastleggen
2 personen
5
Vrijwilligers werven
2 personen
6
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
7
Uitnodigingen versturen
3 personen
8
Sociale berichten plaatsen
2 personen
9
Posters ophangen
3 personen
10
Aanmeldingen verwerken
2 personen
11
Dieetwensen verzamelen
12
Programma definitief maken
3 personen
13
Teksten en liederen afdrukken
2 personen
14
Presentaties voorbereiden
2 personen
15
Techniek testen
2 personen
16
Boodschappen doen
3 personen
17
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
18
Kleding en materialen klaarleggen
2 personen

Event

19
Locatie openen
2 personen
20
Zaal controleren
2 personen
21
Stoelen opstellen
4 personen
22
Tafels opstellen
3 personen
23
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
24
Koffiepunt inrichten
3 personen
25
Geluid en microfoons opstellen
2 personen
26
Projector en presentatie aansluiten
2 personen
27
Decoratie ophangen
3 personen
28
Catering voorbereiden
3 personen
29
Licht en ventilatie controleren
2 personen
30
Vrijwilligers instrueren
2 personen
31
Ontvangstteam bemannen
3 personen
32
Bezoekers registreren
2 personen
33
Programma openen
34
Muziek begeleiden
3 personen
35
Spreker begeleiden
2 personen
36
Getuigenissen begeleiden
2 personen
37
Gebedsmoment begeleiden
3 personen
38
Hapjes en dranken serveren
4 personen
39
Dranken bijvullen
2 personen
40
Vragen en gesprekken begeleiden
4 personen
41
Bezoekers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

42
Apparatuur uitschakelen
2 personen
43
Servies verzamelen
3 personen
44
Afval verzamelen
3 personen
45
Zaal opruimen
5 personen
46
Keuken schoonmaken
3 personen
47
Toiletten controleren
2 personen
48
Meubilair terugplaatsen
4 personen
49
Materialen inventariseren
2 personen
50
Geleende spullen retourneren
2 personen
51
Overgebleven voedsel opslaan
2 personen
52
Gevonden voorwerpen bewaren
53
Bedankberichten versturen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 70
Tafelsaantal 8
Ontvangsttafel
Krukkenaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 70
Glazenaantal 70
Bordenaantal 70
Besteksetsaantal 70
Serveerbladenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Scharenaantal 2

Apparatuur

Draagbare speaker
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Laptop
Projector
Projectiescherm
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Decoratie

Welkomstbord
Programmabordenaantal 4
Tafelkledenaantal 8
Bloemstukkenaantal 4
Ballonnenaantal 80
Ballonnenpomp
Wasknijpersaantal 30

Verlichting

LED-lampenaantal 6
Lichtslingersaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Bezem en blikaantal 2
Dweilsetsaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Werk het programma uiterlijk één week vooraf definitief uit. Druk teksten en liederen pas daarna af en controleer of presentaties op de laptop goed openen.
Plan de techniekstest niet op de avond zelf. Test draagbare speaker, draadloze microfoons, microfoonstandaards, projector, projectiescherm, verlengkabels en stekkerdozen minstens 24 uur eerder.
Maak de ontvangst praktisch: zet de ontvangsttafel en het welkomstbord bij de ingang en leg programmaborden klaar. Wijs minimaal twee vrijwilligers aan voor binnenkomst en vragen.
Richt het koffiepunt in voordat de gasten komen. Reken per aanwezige op een koffiekopje of glas en zet koffiezetapparaten, waterkokers en thermoskannen zo neer dat de doorgang vrij blijft.
Begin de opbouw met zaalcontrole en stoelen en tafels, daarna pas ontvangsttafel, koffiepunt en geluid. Houd een laatste controle 30 minuten voor aanvang; dan kun je ontbrekende materialen nog bijleggen zonder gasten te laten wachten.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een evangelisatieavond organiseren?: Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf met datum, locatie, programma en het uitnodigen van sprekers, getuigen en muzikanten. Start de uitnodigingen zodra het programma voldoende vaststaat, bij voorkeur 3 tot 4 weken voor de avond.
Wanneer moet het programma van een evangelisatieavond definitief zijn?: Maak het programma uiterlijk 1 week vooraf definitief. Dan heb je nog tijd om teksten en liederen af te drukken, presentaties klaar te zetten en wijzigingen met alle betrokkenen te delen.
Hoe laat moet je de locatie openen voor een evangelisatieavond?: Open de locatie ongeveer 2 uur voor aanvang als je stoelen, tafels, koffiepunt en techniek nog moet opbouwen. Plan de laatste zaal- en geluidcontrole 30 minuten voor de start.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een evangelisatieavond?: Reken bij een kleine avond op minimaal 4 vrijwilligers: twee voor ontvangst, één voor koffie en één voor techniek of zaalhulp. Bij een grotere groep voeg je per extra taakgebied minstens één verantwoordelijke toe.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.