Zo organiseer je een etappekoers

Een etappekoers organiseren begint niet bij de startboog, maar bij het parcours, de datum en de vergunningen. Leg daarna de verkeersmaatregelen, medische ondersteuning en locaties vast voordat je inschrijvingen opent. In de laatste weken draait het om routecontrole, startnummers, vrijwilligersindeling en duidelijke informatie voor deelnemers. Met een vaste volgorde voorkom je dat omleidingsborden, portofoons of tijdwaarneming pas op het laatste moment worden geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en parcours vastleggen
3 personen
2
Vergunningen aanvragen
2 personen
3
Verkeersplan opstellen
2 personen
4
Verkeersregelaars reserveren
5
Medische ondersteuning reserveren
6
Start- en finishlocatie reserveren
7
Toiletten reserveren
8
Tijdwaarneming reserveren
9
Deelnemersreglement opstellen
2 personen
10
Inschrijfformulier openen
11
Uitnodigingen versturen
2 personen
12
Sponsoren bevestigen
2 personen
13
Vrijwilligers werven
2 personen
14
Aanmeldingen verwerken
2 personen
15
Dieetwensen verzamelen
16
Startnummers toewijzen
2 personen
17
Deelnemersinformatie versturen
18
Routecontrole uitvoeren
3 personen
19
Omleidingsborden bestellen
20
Routekaarten afdrukken
2 personen
21
Startnummers afdrukken
2 personen
22
Vrijwilligersindeling maken
2 personen
23
Briefing verkeersregelaars maken
2 personen
24
Finishdecoratie voorbereiden
2 personen
25
Prijzen en medailles controleren
2 personen
26
Fietsen en transport controleren
2 personen
27
Boodschappen doen
3 personen
28
Materialen verzamelen
3 personen
29
Dranken koelen
2 personen
30
Startnummers sorteren
2 personen
31
Routeborden laden
3 personen
32
Route bewegwijzeren
8 personen
33
Verkeerspunten uitzetten
8 personen
34
Startvak opbouwen
5 personen
35
Finishvak opbouwen
5 personen
36
Registratietafel opbouwen
3 personen
37
Cateringpunt opbouwen
3 personen
38
Tijdwaarneming installeren
3 personen
39
EHBO-materiaal plaatsen
2 personen
40
Sanitaire voorzieningen controleren
2 personen

Event

41
Vrijwilligers aanmelden
2 personen
42
Vrijwilligers instrueren
3 personen
43
Deelnemers registreren
4 personen
44
Startnummers uitdelen
3 personen
45
Fietscontroles uitvoeren
2 personen
46
Koersbriefing geven
2 personen
47
Startzone beveiligen
4 personen
48
Startsein geven
3 personen
49
Koersradio bemannen
3 personen
50
Verkeerspunten bemannen
8 personen
51
Bevoorradingspost bemannen
4 personen
52
Dranken bijvullen
2 personen
53
Koffie en thee serveren
2 personen
54
Hapjes serveren
3 personen
55
Doorkomsten registreren
3 personen
56
Finishers registreren
4 personen
57
Finishzone beveiligen
4 personen
58
Medische hulp coördineren
2 personen
59
Uitvallers registreren
2 personen
60
Fietsenstalling bewaken
2 personen
61
Uitslagen controleren
3 personen
62
Prijzenceremonie voorbereiden
3 personen
63
Prijzenceremonie uitvoeren
4 personen
64
Laatste deelnemers opvangen
3 personen

Nazorg

65
Routeborden verwijderen
8 personen
66
Verkeersmaterialen verzamelen
6 personen
67
Start- en finishvak afbreken
6 personen
68
Cateringpunt afbreken
3 personen
69
Afval verzamelen
4 personen
70
Servies afwassen
3 personen
71
Locatie schoonmaken
4 personen
72
Materialen laden
4 personen
73
Uitslagen publiceren
2 personen
74
Bedankbericht versturen
75
Materialen retourneren
3 personen
76
Restanten inventariseren
2 personen
77
Borg en sleutels afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Klaptafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 40
Statafelsaantal 6
Afvalbakkenaantal 8
Fietrekkenaantal 12

Apparatuur

Portofoonsaantal 14
Portofoonheadsetsaantal 10
Laptopsaantal 3
Tabletsaantal 4
Mobiele opladersaantal 8
Mobiele geluidsinstallatie
Microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Stroomaggregatenaantal 2

Sportmateriaal

Verkeerskegelsaantal 80
Dranghekkenaantal 40
Routepijlenaantal 80
Kilometerbordenaantal 12
Startnummerriemenaantal 120
Reservefietspompenaantal 6
Fietsgereedschapssetsaantal 4
Reservebinnenbandenaantal 20
Bidonkrattenaantal 8
Koershesjesaantal 20
Vlaggenaantal 16
Startboog
Finishboog
Tijdwaarnemingsmattenaantal 2
Stopwatchesaantal 6
Rugzakkenaantal 10
Thermische dekensaantal 20

Servies

Herbruikbare bekersaantal 180
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Thermoskannenaantal 8

Keuken

Koelboxenaantal 8
Serveerbladenaantal 10
Schenk kannenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Tangenaantal 8
Koelelementenaantal 30
Waterkokersaantal 3
Koffiefiltersaantal 100

Decoratie

Podiumdoekenaantal 4
Bannersaantal 12
Lintenaantal 20
Start- en finishlintaantal 2
Tafelkledenaantal 12

Verlichting

Ledlampenaantal 12
Lichtsnoerenaantal 6

Schoonmaak

Bezemsetsaantal 4
Vloertrekkersaantal 3
Emmersaantal 6
Handvegersaantal 6
Afvalgrijpersaantal 4
Handschoenenaantal 30
Microvezeldoekenaantal 30
Desinfectiemiddelaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg datum, parcours en start- en finishlocatie eerst vast. Vraag vergunningen daarna direct aan; zonder goedgekeurd verkeersplan kun je verkeersregelaars, omleidingen en routeafzetting niet betrouwbaar inplannen.
Reserveer medische ondersteuning, toiletten en tijdwaarneming vroeg in het traject. Controleer uiterlijk enkele weken voor de koers of de tijdwaarnemingsmatten, laptops, tablets en mobiele opladers daadwerkelijk beschikbaar zijn.
Open de inschrijving pas wanneer het deelnemersreglement klaar is. Verzamel bij elke aanmelding ook dieetwensen en verstuur de deelnemersinformatie met starttijd, route, startnummer en praktische aanwijzingen.
Plan één volledige routecontrole vóór het drukwerk. Controleer dan de plaatsen van routepijlen, kilometerborden, verkeerskegels en dranghekken; wijzigingen na het afdrukken van routekaarten zorgen snel voor verwarring.
Maak voor de wedstrijddag een vrijwilligersindeling en aparte briefing voor verkeersregelaars. Test portofoons en headsets op het parcours en leg reservefietspompen, fietsgereedschap en binnenbanden klaar voordat de eerste renners starten.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een etappekoers organiseren?: Begin bij voorkeur enkele maanden voor de koers met datum, parcours, locaties en vergunningen. Reserveer medische ondersteuning, tijdwaarneming en verkeersregelaars zodra het parcours voorlopig vaststaat, zodat je nog tijd hebt voor aanpassingen.
Wanneer vraag je vergunningen aan voor een etappekoers?: Vraag vergunningen aan zodra datum en parcours zijn vastgesteld, bij voorkeur enkele maanden vooraf. Voeg het verkeersplan en de geplande omleidingen toe en houd rekening met extra tijd als meerdere wegen of gemeenten betrokken zijn.
Wanneer verstuur je de deelnemersinformatie?: Stuur de definitieve informatie uiterlijk één tot twee weken voor de koers. Vermeld starttijden, startnummers, route, bereikbaarheid, deelnemersreglement en wat deelnemers bij de start en finish kunnen verwachten.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een etappekoers?: Het aantal hangt af van de route en het aantal kruisingen, maar plan minimaal één verkeersregelaar per te bewaken punt en extra mensen voor start, finish, registratie en ondersteuning. Maak de indeling uiterlijk één week vooraf en bevestig ieders post en meldtijd.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.