Etappenrennen organisieren: die richtige Reihenfolge

Bei einem Etappenrennen hängen Strecke, Genehmigungen, Verkehrssicherung und Zeitmessung eng zusammen. Lege deshalb zuerst Datum, Etappen und Start- sowie Zielorte fest, bevor du Anmeldungen öffnest oder Helfer einteilst. Danach folgen Verkehrsplan, medizinische Betreuung, Toiletten und die technische Infrastruktur. In den letzten Tagen geht es vor allem um Streckenkontrolle, Startnummern, Beschilderung und klare Informationen für Teilnehmende und Freiwillige.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Strecke festlegen
3 Personen
2
Genehmigungen beantragen
2 Personen
3
Verkehrsplan erstellen
2 Personen
4
Verkehrsregler reservieren
5
Medizinische Betreuung reservieren
6
Start- und Zielort reservieren
7
Toiletten reservieren
8
Zeitnahme reservieren
9
Teilnehmerreglement erstellen
2 Personen
10
Anmeldeformular öffnen
11
Einladungen verschicken
2 Personen
12
Sponsoren bestätigen
2 Personen
13
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
14
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
15
Ernährungswünsche erfassen
16
Startnummern zuweisen
2 Personen
17
Teilnehmerinformationen versenden
18
Streckenkontrolle durchführen
3 Personen
19
Umleitungsschilder bestellen
20
Routenpläne drucken
2 Personen
21
Startnummern drucken
2 Personen
22
Volunteer-Einteilung erstellen
2 Personen
23
Einweisung für Verkehrslotsen erstellen
2 Personen
24
Zieldekoration vorbereiten
2 Personen
25
Preise und Medaillen prüfen
2 Personen
26
Fahrräder und Transport kontrollieren
2 Personen
27
Einkaufen gehen
3 Personen
28
Materialien zusammenstellen
3 Personen
29
Getränke kühlen
2 Personen
30
Startnummern sortieren
2 Personen
31
Wegweiser laden
3 Personen
32
Route ausschildern
8 Personen
33
Verkehrsposten einrichten
8 Personen
34
Startbereich aufbauen
5 Personen
35
Zielbereich aufbauen
5 Personen
36
Anmeldetisch aufbauen
3 Personen
37
Cateringpunkt aufbauen
3 Personen
38
Zeitmessung installieren
3 Personen
39
Erste-Hilfe-Material bereitstellen
2 Personen
40
Sanitäre Anlagen kontrollieren
2 Personen

Event

41
Freiwillige anmelden
2 Personen
42
Freiwillige einweisen
3 Personen
43
Teilnehmer registrieren
4 Personen
44
Startnummern ausgeben
3 Personen
45
Fahrradkontrollen durchführen
2 Personen
46
Rennbriefing geben
2 Personen
47
Startzone absichern
4 Personen
48
Startsignal geben
3 Personen
49
Rennfunk besetzen
3 Personen
50
Verkehrsposten besetzen
8 Personen
51
Versorgungsstation besetzen
4 Personen
52
Getränke nachfüllen
2 Personen
53
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
54
Snacks servieren
3 Personen
55
Durchgänge registrieren
3 Personen
56
Zieleinläufe erfassen
4 Personen
57
Zielzone absichern
4 Personen
58
Medizinische Hilfe koordinieren
2 Personen
59
Ausfälle erfassen
2 Personen
60
Fahrradständer bewachen
2 Personen
61
Ergebnisse prüfen
3 Personen
62
Preisverleihung vorbereiten
3 Personen
63
Preisverleihung durchführen
4 Personen
64
Letzte Teilnehmende in Empfang nehmen
3 Personen

Nachbereitung

65
Wegweiser entfernen
8 Personen
66
Verkehrsmaterialien sammeln
6 Personen
67
Start- und Zielbereich abbauen
6 Personen
68
Cateringstand abbauen
3 Personen
69
Abfall sammeln
4 Personen
70
Geschirr abwaschen
3 Personen
71
Location reinigen
4 Personen
72
Materialien verladen
4 Personen
73
Ergebnisse veröffentlichen
2 Personen
74
Dankesnachricht versenden
75
Materialien zurückgeben
3 Personen
76
Reste inventarisieren
2 Personen
77
Kaution und Schlüssel abwickeln

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 4
KlappischeAnz. 12
KlappstühleAnz. 40
StehtischeAnz. 6
AbfallbehälterAnz. 8
FahrradständerAnz. 12

Ausstattung

FunkgeräteAnz. 14
Walkie-Talkie-HeadsetsAnz. 10
LaptopsAnz. 3
TabletsAnz. 4
Mobile LadegeräteAnz. 8
Mobile Beschallungsanlage
MikrofoneAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 6
StromaggregateAnz. 2

Sportmaterial

VerkehrskegelAnz. 80
AbsperrgitterAnz. 40
WegweiserAnz. 80
KilometerschilderAnz. 12
StartnummernbänderAnz. 120
Ersatz-FahrradpumpenAnz. 6
FahrradreparatursetsAnz. 4
ErsatzschläucheAnz. 20
TrinkkastenkistenAnz. 8
RadsportwestenAnz. 20
FahnenAnz. 16
Startbogen
Zielbogen
ZeitmessmattenAnz. 2
StoppuhrenAnz. 6
RucksäckeAnz. 10
Thermische DeckenAnz. 20

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 180
TellerAnz. 150
BestecksetsAnz. 150
KaffeetassenAnz. 80
ThermoskannenAnz. 8

Küche

KühlboxenAnz. 8
ServiertablettsAnz. 10
AusgießkannenAnz. 8
SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
ZangenAnz. 8
KühlelementeAnz. 30
WasserkocherAnz. 3
KaffeefilterAnz. 100

Dekoration

BühnentücherAnz. 4
BannerAnz. 12
BänderAnz. 20
Start- und ZiellintAnz. 2
TischdeckenAnz. 12

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 12
LichterkettenAnz. 6

Reinigung

BesensetsAnz. 4
BodenabzieherAnz. 3
EimerAnz. 6
HandfegerAnz. 6
AbfallgreiferAnz. 4
HandschuheAnz. 30
MikrofasertücherAnz. 30
DesinfektionsmittelAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Strecke und Genehmigungen. Ohne bestätigte Route lassen sich Verkehrsplan, Umleitungen und Helferposten nicht zuverlässig planen.
Reserviere Verkehrsregler, medizinische Betreuung, Toiletten und Zeitnahme frühzeitig, idealerweise 6 bis 8 Wochen vor dem Rennen. Besonders Zeitmessung und Start- oder Zielort werden oft zu spät angefragt.
Öffne die Anmeldung erst, wenn Reglement, Etappenablauf und Start- und Zielorte feststehen. Erfasse dabei Ernährungswünsche direkt, damit Verpflegung und Teilnehmerinformationen nicht kurz vor dem Termin geändert werden müssen.
Führe die Streckenkontrolle spätestens 7 Tage vorher durch und prüfe dabei Kilometerschilder, Wegweiser, Absperrgitter, Verkehrskegel und Umleitungsschilder. Kontrolliere außerdem, ob Funkgeräte und mobile Ladegeräte an allen wichtigen Punkten verfügbar sind.
Schicke die Teilnehmerinformationen 3 bis 5 Tage vor dem Start und teile die Freiwilligen spätestens eine Woche vorher ein. Eine kurze Einweisung für Verkehrshelfer verhindert, dass am Renntag Kreuzungen, Startnummernausgabe oder Zielbereich unbesetzt bleiben.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Etappenrennen organisieren?: Plane mindestens 8 bis 12 Wochen Vorlauf ein. Genehmigungen, Verkehrsregler, medizinische Betreuung und Zeitnahme brauchen häufig mehrere Wochen, während Drucksachen und Helfereinteilung später folgen können.
Wann sollte die Anmeldung für ein Etappenrennen öffnen?: Öffne sie erst, wenn Datum, Strecke, Etappen, Reglement sowie Start- und Zielorte bestätigt sind. In der Praxis sollte das spätestens 4 bis 6 Wochen vor dem Rennen geschehen, damit Startnummern und Teilnehmerinfos rechtzeitig vorbereitet werden können.
Was muss man eine Woche vor dem Etappenrennen prüfen?: Kontrolliere die Strecke, Beschilderung, Umleitungen, Absperrungen und die Funkkommunikation spätestens 7 Tage vorher. Prüfe außerdem Preise, Medaillen, Startnummern, Zeitmessmatten sowie die Einteilung der Freiwilligen.
Wann verschickt man die Teilnehmerinformationen?: Sende die wichtigsten Informationen 3 bis 5 Tage vor dem Start. Sie sollten Ablauf, Treffpunkt, Startnummern, Streckenhinweise, Ernährungsangaben und Ansprechpartner enthalten, damit Rückfragen nicht erst am Renntag entstehen.

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