Organiser une course par étapes, du parcours à l’arrivée

Une course par étapes se prépare dans un ordre précis : le parcours et la date d’abord, puis les autorisations, la sécurité et la logistique. Les inscriptions ne doivent ouvrir qu’une fois le règlement, le dispositif médical et les informations pratiques suffisamment avancés. Prévoyez aussi le fonctionnement de l’arrivée : chronométrage, remise des médailles, ravitaillement et circulation des participants. Ce sont souvent les détails de signalisation, d’alimentation électrique et de répartition des bénévoles qui posent problème la dernière semaine.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le parcours
3 personnes
2
Demander les autorisations
2 personnes
3
Élaborer le plan de circulation
2 personnes
4
Réserver des agents de circulation
5
Réserver un soutien médical
6
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
7
Réserver les toilettes
8
Réserver le chronométrage
9
Rédiger le règlement des participants
2 personnes
10
Ouvrir le formulaire d’inscription
11
Envoyer les invitations
2 personnes
12
Confirmer les sponsors
2 personnes
13
Recruter des bénévoles
2 personnes
14
Traiter les inscriptions
2 personnes
15
Recueillir les besoins alimentaires
16
Attribuer les numéros de départ
2 personnes
17
Envoyer les informations aux participants
18
Effectuer un contrôle du parcours
3 personnes
19
Commander les panneaux de déviation
20
Imprimer les cartes d'itinéraire
2 personnes
21
Imprimer les dossards
2 personnes
22
Établir la répartition des bénévoles
2 personnes
23
Préparer le briefing des agents de circulation
2 personnes
24
Préparer la décoration d’arrivée
2 personnes
25
Vérifier les prix et les médailles
2 personnes
26
Vérifier les vélos et le transport
2 personnes
27
Faire les courses
3 personnes
28
Rassembler le matériel
3 personnes
29
Refroidir les boissons
2 personnes
30
Trier les dossards
2 personnes
31
Charger les panneaux d'itinéraire
3 personnes
32
Balisage du parcours
8 personnes
33
Balisage des points de circulation
8 personnes
34
Mettre en place la zone de départ
5 personnes
35
Monter la zone d'arrivée
5 personnes
36
Installer la table d’inscription
3 personnes
37
Monter le point de restauration
3 personnes
38
Installer le système de chronométrage
3 personnes
39
Installer le matériel de premiers secours
2 personnes
40
Vérifier les installations sanitaires
2 personnes

Événement

41
Inscrire les bénévoles
2 personnes
42
Briefer les bénévoles
3 personnes
43
Enregistrer les participants
4 personnes
44
Distribuer les dossards
3 personnes
45
Effectuer les contrôles des vélos
2 personnes
46
Donner le briefing de course
2 personnes
47
Sécuriser la zone de départ
4 personnes
48
Donner le signal de départ
3 personnes
49
Assurer la radio de course
3 personnes
50
Occuper les points de circulation
8 personnes
51
Tenir le point de ravitaillement
4 personnes
52
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
53
Servir le café et le thé
2 personnes
54
Servir des amuse-bouches
3 personnes
55
Enregistrer les passages
3 personnes
56
Enregistrer les arrivants
4 personnes
57
Sécuriser la zone d’arrivée
4 personnes
58
Coordonner l'assistance médicale
2 personnes
59
Enregistrer les désistements
2 personnes
60
Surveiller le parking à vélos
2 personnes
61
Vérifier les résultats
3 personnes
62
Préparer la cérémonie de remise des prix
3 personnes
63
Organiser la cérémonie de remise des prix
4 personnes
64
Accueillir les derniers participants
3 personnes

Suivi

65
Retirer les panneaux de signalisation
8 personnes
66
Rassembler le matériel de circulation
6 personnes
67
Démonter la zone de départ et d’arrivée
6 personnes
68
Démonter le point de restauration
3 personnes
69
Rassembler les déchets
4 personnes
70
Faire la vaisselle
3 personnes
71
Nettoyer le lieu
4 personnes
72
Charger le matériel
4 personnes
73
Publier les résultats
2 personnes
74
Envoyer un message de remerciement
75
Retourner les matériels
3 personnes
76
Inventorier les restes
2 personnes
77
Gérer la caution et les clés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 40
Tables hautesqté 6
Poubellesqté 8
Supports à vélosqté 12

Équipement

Talkies-walkiesqté 14
Casques pour talkie-walkiesqté 10
Ordinateurs portablesqté 3
Tablettesqté 4
Chargeurs mobilesqté 8
Système de sonorisation mobile
Microphonesqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Groupes électrogènesqté 2

Matériel de sport

Cônes de signalisationqté 80
Barrières de fouleqté 40
Flèches de directionqté 80
Bornes kilométriquesqté 12
Ceintures de dossardqté 120
Pompes à vélo de rechangeqté 6
Kits d’outils pour véloqté 4
Chambres à air de rechangeqté 20
Caisses de bidonsqté 8
Gilets de courseqté 20
Drapeauxqté 16
Arche de départ
Arche d'arrivée
Tapis de chronométrageqté 2
Chronomètresqté 6
Sacs à dosqté 10
Couvertures thermiquesqté 20

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 180
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Tasses à caféqté 80
Thermosqté 8

Cuisine

Glacièresqté 8
Plateaux de serviceqté 10
Pichets de serviceqté 8
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Pincesqté 8
Pains de glaceqté 30
Bouilloiresqté 3
Filtres à caféqté 100

Décoration

Tentures de scèneqté 4
Bannièresqté 12
Rubansqté 20
Ruban de départ et d'arrivéeqté 2
Nappesqté 12

Éclairage

Lampes LEDqté 12
Guirlandes lumineusesqté 6

Nettoyage

Sets de balaiqté 4
Raclettes de solqté 3
Seauxqté 6
Balais à mainqté 6
Pinces à déchetsqté 4
Gantsqté 30
Chiffons microfibresqté 30
Désinfectantqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commencez par le parcours et les autorisations. Faites un contrôle complet du tracé avant l’impression des cartes, des flèches et des bornes kilométriques : une modification tardive oblige souvent à refaire plusieurs supports.
Réservez la sécurité avant d’ouvrir les inscriptions. Les agents de circulation, le soutien médical, les toilettes et les lieux de départ et d’arrivée doivent être confirmés suffisamment tôt pour que le règlement envoyé aux participants soit fiable.
Préparez un plan de bénévoles par zone, pas seulement une liste de noms. Indiquez qui couvre chaque carrefour, le départ, l’arrivée, le ravitaillement et le rangement, puis organisez un briefing distinct pour les agents de circulation.
Testez la logistique technique au moins une fois avant le jour J. Vérifiez les talkies-walkies, les chargeurs, les rallonges, les multiprises, la sonorisation et les groupes électrogènes, surtout si le départ et l’arrivée sont éloignés.
Traitez les inscriptions avec une échéance claire. Recueillez les besoins alimentaires, attribuez les numéros de départ et envoyez les consignes pratiques plusieurs jours avant la course, au lieu de tout gérer au retrait des dossards.

Questions fréquentes

Quand faut-il commencer à organiser une course par étapes ?: Commencez idéalement 6 à 9 mois avant le départ. Les autorisations, le parcours, les prestataires de sécurité et le lieu d’arrivée prennent souvent plusieurs semaines à confirmer.
Quand ouvrir les inscriptions pour une course par étapes ?: Ouvrez-les lorsque le parcours, le règlement et les principales mesures de sécurité sont validés, généralement 3 à 4 mois avant l’événement. Vous pourrez ainsi répondre précisément aux questions des participants.
Combien de temps avant la course envoyer les informations aux participants ?: Envoyez un premier message 2 à 3 semaines avant la course, puis un rappel 3 à 5 jours avant. Précisez les horaires, le retrait des dossards, le stationnement, le parcours et les consignes de sécurité.
Quand préparer le matériel et les dossards ?: Vérifiez le matériel au moins 7 jours avant et préparez les dossards dès que les inscriptions sont stabilisées. Gardez une petite marge pour les changements de dernière minute et les remplacements.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.