Comment organiser un relais sans perdre le fil

Un relais se prépare dans un ordre précis : d’abord le lieu et le parcours, puis les inscriptions, les équipes et les bénévoles. Le jour J, chaque personne doit savoir où se placer, quoi vérifier et à quel moment intervenir. Prévoyez aussi les détails souvent oubliés : besoins alimentaires, numéros de dossard, cartes du parcours, balisage et point de soins. Ce plan vous aide à passer de la première réservation à l’accueil des participants, sans improviser les dernières heures.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu et l’itinéraire
2
Envoyer les invitations
3
Traiter les inscriptions
4
Recueillir les besoins alimentaires
5
Recruter des bénévoles
6
Définir l'itinéraire et les distances
2 personnes
7
Former les équipes
2 personnes
8
Établir la liste de départ
9
Répartir les bénévoles
10
Calculer les quantités de catering
11
Vérifier la liste des courses
12
Faire les courses
2 personnes
13
Imprimer les numéros de dossard
14
Imprimer les cartes d'itinéraire
15
Vérifier le matériel
2 personnes
16
Préparer les prix et les médailles
17
Vérifier les prévisions météo

Événement

18
Ouvrir le lieu
2 personnes
19
Installer les tables et les chaises
4 personnes
20
Installer les tentes de fête
4 personnes
21
Marquer la zone de départ et d'arrivée
3 personnes
22
Installer les flèches d'orientation
4 personnes
23
Aménager le point de boissons et de soins
2 personnes
24
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
25
Enregistrer les participants
3 personnes
26
Distribuer les dossards
2 personnes
27
Distribuer les bâtons de relais d'équipe
2 personnes
28
Faire le briefing des participants
2 personnes
29
Installer le système de chronométrage
2 personnes
30
Lancer le relais
3 personnes
31
Tenir les points de relais
6 personnes
32
Enregistrer les horaires et les manches
2 personnes
33
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
34
Encadrer les participants
2 personnes
35
Enregistrer les arrivants
2 personnes
36
Vérifier les résultats
2 personnes
37
Mettre le buffet en place
4 personnes
38
Servir à manger et à boire
4 personnes
39
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
40
Annonce des gagnants
2 personnes
41
Remettre les prix et les médailles
2 personnes
42
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

43
Retirer les flèches et marquages du parcours
4 personnes
44
Démonter le mobilier
4 personnes
45
Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
46
Faire la vaisselle
3 personnes
47
Rassembler les déchets
3 personnes
48
Nettoyer le lieu
3 personnes
49
Emballer le matériel
3 personnes
50
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
51
Effectuer le contrôle du parcours après l’événement
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 80
Ensembles de tables de bièreqté 6

Matériel de sport

Témoins de relaisqté 12
Cônesqté 40
Numéros de départqté 80
Épingles de sûretéqté 160
Flèches de directionqté 40
Ruban de balisageqté 6
Craie de trottoirqté 6
Chronomètresqté 4

Équipement

Mégaphonesqté 2
Tablettesqté 2
Batteries externesqté 4
Rallongesqté 4

Éclairage

Lampes LEDqté 6

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Compresses froidesqté 12

Catering

Glacièresqté 4
Distributeurs d'eauqté 3

Cuisine

Machines à caféqté 2
Thermosqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Saladiers de serviceqté 12

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 120
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Louchesqté 8

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 6
Bannière départ-arrivée

Nettoyage

Poubellesqté 6

Courses

Courses

Conseils

Commencez par réserver le lieu et définir l’itinéraire avant d’envoyer les invitations. Notez les distances de chaque relais et prévoyez une marge pour les accès, le stationnement et l’installation.
Fixez une date limite d’inscription au moins 7 jours avant le relais. Vous aurez ainsi le temps de traiter les inscriptions, de recueillir les besoins alimentaires et d’établir la liste de départ.
Répartissez les bénévoles par zone, pas seulement par mission : départ, arrivée, carrefours, inscriptions, boissons et soins. Donnez à chaque équipe un horaire et un responsable identifié.
Préparez le balisage la veille : flèches, cônes, ruban et marquage au sol. Le matin, faites contrôler le parcours par au moins deux personnes, notamment les changements de direction et les zones peu visibles.
Calculez le ravitaillement à partir du nombre confirmé de participants, puis ajoutez une marge de 10 %. Gardez les boissons au frais et installez le point d’eau avant l’ouverture des inscriptions, pas après le premier départ.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un relais ?: Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Réservez le lieu et le parcours en premier, puis clôturez les inscriptions environ 7 jours avant le départ pour finaliser les équipes, les dossards et le catering.
Quand faut-il envoyer les invitations pour un relais ?: Envoyez-les 4 à 6 semaines avant l’événement, avec la date limite d’inscription clairement indiquée. Fermez les inscriptions au moins 7 jours avant afin de préparer la liste de départ et les besoins alimentaires.
Combien de bénévoles faut-il pour organiser un relais ?: Comptez au minimum 1 bénévole pour les inscriptions, 1 pour le départ, 1 pour l’arrivée et 1 par zone de parcours à surveiller. Pour un relais avec plusieurs carrefours, prévoyez une personne par point sensible, plus 2 personnes pour les boissons et les soins.
Quand installer le balisage du parcours ?: Installez-le le jour même, 2 à 3 heures avant le premier départ, ou la veille si le parcours reste sécurisé pendant la nuit. Faites une vérification complète juste avant l’ouverture, car les flèches et le ruban sont souvent déplacés ou retirés.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.