Zo organiseer je een estafetteloop zonder gaten in de organisatie

Begin niet met startnummers of medailles, maar met datum, route en de start- en finishlocatie. Daarna bepaal je hoeveel teams en wisselzones je aankunt, controleer je vergunningen en regel je verkeersveiligheid. Een estafetteloop loopt meestal vast bij onduidelijke wisselpunten, te weinig vrijwilligers of informatie die pas op de wedstrijddag wordt gedeeld. Werk daarom terug vanaf de starttijd en leg uiterlijk enkele dagen vooraf vast wie waar staat en wat deelnemers moeten weten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en route vastleggen
2 personen
2
Start- en finishlocatie reserveren
3
Vergunningseisen controleren
4
Verzekering controleren
5
Parcours opmeten
2 personen
6
Parcoursrisico's inventariseren
2 personen
7
Verkeersmaatregelen aanvragen
8
Startnummerindeling bepalen
2 personen
9
Inschrijfformulier publiceren
10
Uitnodigingen versturen
2 personen
11
Sponsoren benaderen
2 personen
12
Vrijwilligers werven
2 personen
13
Aanmeldingen verwerken
2 personen
14
Dieetwensen verzamelen
15
Teamindeling controleren
2 personen
16
Starttijden indelen
2 personen
17
Vrijwilligersposten indelen
2 personen
18
Verkeersregelaars instrueren
2 personen
19
Medische contactlijst maken
20
Routekaart opmaken
21
Deelnemersinformatie versturen
22
Startnummers printen
2 personen
23
Routeborden maken
2 personen
24
Medaillelabels voorbereiden
2 personen
25
Boodschappenlijst controleren
26
Materiaalvoorraad controleren
2 personen
27
Reserveringen bevestigen
28
Boodschappen doen
2 personen
29
Dranken koelen
2 personen
30
Startpakketten samenstellen
3 personen
31
Catering voorbereiden
3 personen
32
Weersverwachting controleren

Event

33
Materiaal naar locatie brengen
4 personen
34
Parcours uitzetten
6 personen
35
Verkeershekken plaatsen
4 personen
36
Startboog opbouwen
3 personen
37
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
38
Inschrijfbalie inrichten
2 personen
39
Cateringpunt inrichten
3 personen
40
Geluidsinstallatie testen
2 personen
41
EHBO-materiaal klaarzetten
2 personen
42
Vrijwilligersbriefing geven
2 personen
43
Routeposten bemannen
8 personen
44
Deelnemers aanmelden
4 personen
45
Startnummers uitdelen
3 personen
46
Teamwissel uitleggen
2 personen
47
Opening en veiligheidsinstructie
2 personen
48
Estafetteloop starten
4 personen
49
Wisselzones begeleiden
6 personen
50
Tijdregistratie bijhouden
3 personen
51
Dranken bijvullen
2 personen
52
Fruit en snacks aanvullen
2 personen
53
Deelnemers opvangen
3 personen
54
Finishers registreren
3 personen
55
Medaille en water uitdelen
3 personen
56
Uitslag controleren
2 personen
57
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
58
Bedankwoord uitspreken
59
Catering afronden
3 personen
60
Deelnemers naar uitgang begeleiden
2 personen
61
Parcours afzetten beëindigen
4 personen

Nazorg

62
Routeborden verzamelen
4 personen
63
Verkeershekken verwijderen
4 personen
64
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
65
Afval verzamelen
4 personen
66
Servies afwassen
3 personen
67
Locatie schoonmaken
4 personen
68
Geluidsinstallatie afbouwen
2 personen
69
EHBO-materiaal inpakken
70
Materiaal terugbrengen
4 personen
71
Gehuurde materialen retourneren
2 personen
72
Gevonden voorwerpen sorteren
73
Uitslag publiceren
74
Bedankbericht versturen
75
Leveranciersfacturen verwerken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 24
Inschrijftafelaantal 2
Afvalbakkenaantal 6

Sportmateriaal

Estafettestokjesaantal 20
Startnummersaantal 150
Startnummerbandenaantal 150
Wisselzonebordenaantal 8
Routepijlenaantal 30
Pionnenaantal 40
Afzetlintaantal 10
Verkeershekkenaantal 20
Stopwatchesaantal 6
Klembordenaantal 10
Meetlint
Podiumlint
Stroomaggregaat

Apparatuur

Geluidsset
Draadloze microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Powerbanksaantal 6
Koelboxenaantal 6
Mobiele telefoonladersaantal 4

Servies

Herbruikbare drinkbekersaantal 200
Koffiekopjesaantal 50
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Schenk kannenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 3
Koks- en broodmessenaantal 4
Serveerlepelsaantal 6
Koelelementenaantal 24

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenaantal 100
Start- en finishbanneraantal 2
Podiumlintenaantal 3

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Batterijlantaarnsaantal 6

Schoonmaak

Bezemsaantal 3
Stofblikkenaantal 2
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
EHBO-koffersaantal 2
Koortsthermometer

Catering

Boodschappen

Tips

Meet het parcours volledig op en noteer per wisselzone de aanrijroute, zichtbaarheid en risico’s. Zet routepijlen, pionnen, afzetlint en wisselzoneborden niet pas bij de start neer: plan hiervoor een aparte opbouwronde.
Maak de teamindeling en starttijden zodra de inschrijvingen sluiten. Geef ieder team een duidelijk startnummer en controleer vóór het printen of alle lopers, wissels en dieetwensen correct zijn verwerkt.
Plan per verkeers- of vrijwilligerspost minimaal één aangewezen verantwoordelijke en geef verkeersregelaars vooraf een korte instructie. Neem ook een medische contactlijst mee, zodat niemand tijdens een incident eerst telefoonnummers moet zoeken.
Controleer de route op meerdere momenten: tijdens het opmeten, na het aanvragen van verkeersmaatregelen en opnieuw bij de opbouw. Regel verkeershekken, routepijlen en afzetmateriaal met een kleine reserve voor beschadiging of een verkeerd geplaatst bord.
Test de geluidsset, draadloze microfoons, stopwatches en stroomvoorziening vóór deelnemers aankomen. Leg verlengkabels en stekkerdozen veilig weg en laad powerbanks en mobiele telefoonladers de avond ervoor op.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een estafetteloop organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, route, locaties en vergunningseisen. Wacht niet met vrijwilligers en verkeersmaatregelen: daarvoor heb je vaak meerdere weken voorbereiding nodig.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een estafetteloop?: Reken minimaal één persoon per wisselzone, één coördinator voor de start en finish en extra mensen voor route- en verkeersposten. Bij meerdere wisselzones plan je bovendien minstens twee vervangers voor pauzes of uitval.
Wanneer verstuur je de deelnemersinformatie?: Stuur de routekaart, starttijd, teamindeling, wisselzone-instructies en praktische informatie uiterlijk 7 dagen voor de estafetteloop. Verstuur een korte update 24 uur vooraf als er wijzigingen in route, parkeren of verkeersmaatregelen zijn.
Wat moet je op de wedstrijddag als eerste opbouwen?: Zet eerst de routebeveiliging en bewegwijzering neer, daarna de wisselzones en de inschrijftafel. Test vervolgens de geluidsset en tijdwaarneming, zodat je minstens 30 minuten vóór de eerste start klaar bent voor deelnemers.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.