Comment organiser un relais sans rater les étapes clés

Un relais se prépare d’abord sur le parcours et la sécurité, avant d’ouvrir les inscriptions. Fixez l’itinéraire, vérifiez les autorisations et l’assurance, puis réservez les lieux de départ et d’arrivée. Une fois le nombre de participants mieux connu, composez les équipes, répartissez les horaires et affectez les bénévoles. Les dernières semaines servent surtout à transmettre les consignes, imprimer les dossards et contrôler le matériel de balisage.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
2
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
3
Vérifier les exigences de permis
4
Vérifier l’assurance
5
Mesurer le parcours
2 personnes
6
Recenser les risques du parcours
2 personnes
7
Demander des mesures de circulation
8
Déterminer la répartition des numéros de dossard
2 personnes
9
Publier le formulaire d'inscription
10
Envoyer les invitations
2 personnes
11
Contacter les sponsors
2 personnes
12
Recruter des bénévoles
2 personnes
13
Traiter les inscriptions
2 personnes
14
Recueillir les besoins alimentaires
15
Vérifier la composition des équipes
2 personnes
16
Répartir les heures de départ
2 personnes
17
Répartir les postes de bénévoles
2 personnes
18
Briefer les régulateurs de trafic
2 personnes
19
Établir la liste de contacts médicaux
20
Établir la carte de l’itinéraire
21
Envoyer les informations aux participants
22
Imprimer les numéros de dossard
2 personnes
23
Créer les panneaux de direction
2 personnes
24
Préparer les étiquettes de médaille
2 personnes
25
Vérifier la liste des courses
26
Vérifier le stock de matériel
2 personnes
27
Confirmer les réservations
28
Faire les courses
2 personnes
29
Refroidir les boissons
2 personnes
30
Composer les kits de démarrage
3 personnes
31
Préparer le service traiteur
3 personnes
32
Vérifier les prévisions météo

Événement

33
Acheminer le matériel sur le site
4 personnes
34
Mettre en place le parcours
6 personnes
35
Installer des barrières de circulation
4 personnes
36
Monter l’arche de départ
3 personnes
37
Installer les tables et les chaises
4 personnes
38
Installer le bureau d'inscription
2 personnes
39
Aménager le point de restauration
3 personnes
40
Tester le système de sonorisation
2 personnes
41
Préparer le matériel de premiers secours
2 personnes
42
Faire le briefing des bénévoles
2 personnes
43
Doter les postes du parcours en personnel
8 personnes
44
Inscrire les participants
4 personnes
45
Distribuer les dossards
3 personnes
46
Expliquer le changement d'équipe
2 personnes
47
Ouverture et consignes de sécurité
2 personnes
48
Lancer le relais
4 personnes
49
Gérer les zones de transition
6 personnes
50
Assurer le chronométrage
3 personnes
51
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
52
Réapprovisionner les fruits et les en-cas
2 personnes
53
Accueillir les participants
3 personnes
54
Enregistrer les arrivants
3 personnes
55
Distribuer les médailles et l'eau
3 personnes
56
Vérifier les résultats
2 personnes
57
Assurer la remise des prix
3 personnes
58
Prononcer le discours de remerciement
59
Finaliser le catering
3 personnes
60
Guider les participants vers la sortie
2 personnes
61
Terminer le balisage du parcours
4 personnes

Suivi

62
Rassembler les panneaux d'itinéraire
4 personnes
63
Retirer les barrières de circulation
4 personnes
64
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
65
Rassembler les déchets
4 personnes
66
Faire la vaisselle
3 personnes
67
Nettoyer le lieu
4 personnes
68
Démonter la sono
2 personnes
69
Emballer le matériel de premiers secours
70
Rapporter le matériel
4 personnes
71
Rendre le matériel loué
2 personnes
72
Trier les objets trouvés
73
Publier les résultats
74
Envoyer un message de remerciement
75
Traiter les factures des fournisseurs

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 24
Table d'inscriptionqté 2
Poubellesqté 6

Matériel de sport

Témoins de relaisqté 20
Numéros de départqté 150
Bracelets de dossardqté 150
Panneaux de zone de transitionqté 8
Flèches de directionqté 30
Cônesqté 40
Ruban de balisageqté 10
Barrières de circulationqté 20
Chronomètresqté 6
Presse-papiersqté 10
Mètre ruban
Ruban de scène
Groupe électrogène

Équipement

Système de sonorisation
Microphones sans filqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Batteries externesqté 6
Glacièresqté 6
Chargeurs de téléphone portableqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 200
Tasses à caféqté 50
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Pichets de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Planches à découperqté 3
Couteaux de chef et couteaux à painqté 4
Cuillères de serviceqté 6
Pains de glaceqté 24

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 100
Bannière de départ et d’arrivéeqté 2
Rubans de podiumqté 3

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Lampes à pilesqté 6

Nettoyage

Balaisqté 3
Pelles à poussièreqté 2
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 8
Trousses de premiers secoursqté 2
Thermomètre frontal

Catering

Courses

Conseils

Commencez par mesurer précisément le parcours et notez chaque point à risque. Prévoyez ensuite les flèches, cônes, ruban de balisage et barrières nécessaires, plutôt que de les chercher la veille.
Vérifiez les permis, les mesures de circulation et l’assurance avant de publier le formulaire d’inscription. Ces démarches peuvent imposer des délais qui ne dépendent pas du nombre d’équipes.
Fermez les inscriptions assez tôt pour contrôler la composition des équipes, recueillir les besoins alimentaires et répartir les heures de départ. Un délai d’au moins 7 jours laisse le temps de corriger les doublons et les absences.
Donnez à chaque bénévole un poste, une heure d’arrivée et un contact à appeler. Les régulateurs de trafic doivent recevoir un briefing distinct, avec le plan du parcours et les consignes liées aux barrières.
Préparez les documents et le matériel en deux contrôles : une semaine avant, puis la veille. Comptez les dossards, témoins, chronomètres, panneaux de transition, rallonges, batteries et gobelets pour éviter les manques le matin du relais.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un relais ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Les autorisations, l’assurance et les éventuelles mesures de circulation doivent être vérifiées avant l’ouverture des inscriptions, puis les équipes et les bénévoles sont finalisés dans les 7 derniers jours.
Quand ouvrir les inscriptions pour un relais ?: Ouvrez-les après avoir fixé la date, l’itinéraire et les règles de sécurité. Fermez-les au moins 7 jours avant le départ afin de vérifier les équipes, les besoins alimentaires et les créneaux horaires.
Combien de bénévoles faut-il pour un relais ?: Le nombre dépend des intersections, de la zone de transition et de l’accueil, mais chaque poste doit avoir un responsable identifié et un remplaçant prévu. Finalisez la répartition au moins 3 jours avant l’événement et transmettez les horaires à chacun.
Que faut-il préparer la veille d’un relais ?: Regroupez les dossards, bracelets, témoins, panneaux, flèches, cônes, barrières, chronomètres et documents d’inscription. Testez aussi la sonorisation, les microphones, les rallonges et les batteries avant le départ, puis faites un dernier comptage le matin même.

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