Staffellauf organisieren: So gelingt die Planung

Ein Staffellauf steht und fällt mit einer klar vermessenen Strecke, gut besetzten Wechselzonen und verständlichen Informationen für jedes Team. Beginne mit Datum, Route sowie Start- und Zielort und kläre danach Genehmigungen, Versicherung und Verkehrsmaßnahmen. Erst wenn die Strecke geprüft ist, lassen sich Startnummern, Wechselzeiten und Helfereinsätze zuverlässig einteilen. Plane außerdem früh für Beschilderung, Funk, Strom und die Versorgung am Veranstaltungstag.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Route festlegen
2 Personen
2
Start- und Zielort reservieren
3
Genehmigungsanforderungen prüfen
4
Versicherung prüfen
5
Parcours vermessen
2 Personen
6
Risiken auf dem Parcours erfassen
2 Personen
7
Verkehrsmaßnahmen beantragen
8
Startnummerneinteilung festlegen
2 Personen
9
Anmeldeformular veröffentlichen
10
Einladungen verschicken
2 Personen
11
Sponsoren ansprechen
2 Personen
12
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
13
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
14
Ernährungswünsche erfassen
15
Teameinteilung prüfen
2 Personen
16
Startzeiten einteilen
2 Personen
17
Freiwilligeneinsätze einteilen
2 Personen
18
Verkehrsregler einweisen
2 Personen
19
Medizinische Kontaktliste erstellen
20
Routenkarte erstellen
21
Teilnehmerinformationen versenden
22
Startnummern drucken
2 Personen
23
Wegweiser erstellen
2 Personen
24
Medaillenetiketten vorbereiten
2 Personen
25
Einkaufsliste prüfen
26
Materialbestand überprüfen
2 Personen
27
Reservierungen bestätigen
28
Einkaufen gehen
2 Personen
29
Getränke kühlen
2 Personen
30
Starterpakete zusammenstellen
3 Personen
31
Catering vorbereiten
3 Personen
32
Wettervorhersage prüfen

Event

33
Material zum Veranstaltungsort bringen
4 Personen
34
Parcours aufbauen
6 Personen
35
Verkehrsabsperrungen aufstellen
4 Personen
36
Startbogen aufbauen
3 Personen
37
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
38
Anmeldebereich einrichten
2 Personen
39
Cateringbereich einrichten
3 Personen
40
Beschallungsanlage testen
2 Personen
41
Erste-Hilfe-Material bereitstellen
2 Personen
42
Volunteer-Briefing geben
2 Personen
43
Streckenposten besetzen
8 Personen
44
Teilnehmer anmelden
4 Personen
45
Startnummern ausgeben
3 Personen
46
Teamwechsel erklären
2 Personen
47
Eröffnung und Sicherheitsunterweisung
2 Personen
48
Staffellauf starten
4 Personen
49
Wechselzonen betreuen
6 Personen
50
Zeiterfassung führen
3 Personen
51
Getränke nachfüllen
2 Personen
52
Obst und Snacks auffüllen
2 Personen
53
Teilnehmer empfangen
3 Personen
54
Zieleinläufe erfassen
3 Personen
55
Medaillen und Wasser verteilen
3 Personen
56
Ergebnis prüfen
2 Personen
57
Preisverleihung durchführen
3 Personen
58
Dankesrede halten
59
Catering abschließen
3 Personen
60
Teilnehmende zum Ausgang begleiten
2 Personen
61
Absperrung der Strecke beenden
4 Personen

Nachbereitung

62
Wegweiser einsammeln
4 Personen
63
Verkehrsbarrieren entfernen
4 Personen
64
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
65
Abfall sammeln
4 Personen
66
Geschirr abwaschen
3 Personen
67
Location reinigen
4 Personen
68
Tonanlage abbauen
2 Personen
69
Erste-Hilfe-Material einpacken
70
Material zurückbringen
4 Personen
71
Gemietete Materialien zurückgeben
2 Personen
72
Gefundene Gegenstände sortieren
73
Ergebnisse veröffentlichen
74
Dankesnachricht versenden
75
Lieferantenrechnungen bearbeiten

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 2
KlappischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 24
AnmeldetischAnz. 2
AbfallbehälterAnz. 6

Sportmaterial

StaffelstäbeAnz. 20
StartnummernAnz. 150
StartnummernbänderAnz. 150
Schilder für die WechselzoneAnz. 8
WegweiserAnz. 30
KegelAnz. 40
AbsperrbandAnz. 10
VerkehrsbarrierenAnz. 20
StoppuhrenAnz. 6
KlemmbretterAnz. 10
Maßband
Bühnenband
Stromaggregat

Ausstattung

Soundanlage
FunkmikrofoneAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
PowerbanksAnz. 6
KühlboxenAnz. 6
HandyladegeräteAnz. 4

Geschirr

Wiederverwendbare TrinkbecherAnz. 200
KaffeetassenAnz. 50
TellerAnz. 100
BestecksetsAnz. 100
AusgießkannenAnz. 8

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 3
Koch- und BrotmesserAnz. 4
ServierlöffelAnz. 6
KühlelementeAnz. 24

Dekoration

WimpelkettenAnz. 8
BallonsAnz. 100
Start- und ZielbannerAnz. 2
BühnenbänderAnz. 3

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 8
BatterielaternenAnz. 6

Reinigung

BesenAnz. 3
BlechdosenAnz. 2
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 8
Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
Fieberthermometer

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Strecke, Start und Ziel mindestens 8 bis 12 Wochen vor dem Lauf fest. Miss den Parcours mit einem Maßband nach und dokumentiere Risiken, Engstellen und jede Wechselzone auf einer Routenkarte.
Prüfe Genehmigungen, Versicherung und Verkehrsmaßnahmen, bevor du die Anmeldung veröffentlichst. Für gesperrte Straßen können zusätzliche Verkehrsregler und Verkehrsbarrieren nötig sein.
Teile Helfer nicht nur nach Aufgaben, sondern nach konkreten Zeitfenstern ein. Weise Verkehrsregler und Wechselzonenposten spätestens 7 Tage vorher ein und gib ihnen Streckenplan, Funkgerät oder eine erreichbare Kontaktperson.
Verschicke Teilnehmerinformationen 5 bis 7 Tage vor dem Start. Sie sollten Startzeit, Startnummer, Wechselzone, Anfahrt, Streckenkarte und Regeln für den Staffelstab enthalten.
Plane die Ausgabe und Technik für den Veranstaltungstag in einer eigenen Aufbaufolge: Anmeldetisch, Startnummern, Wegweiser, Kegel und Absperrband zuerst, danach Soundanlage, Funkmikrofone, Stoppuhren und Stromversorgung. So bleibt Zeit für einen Testlauf vor der ersten Staffel.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Staffellauf organisieren?: Beginne etwa 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Strecke, Start- und Zielort. Genehmigungen, Versicherung und Verkehrsmaßnahmen sollten spätestens 6 Wochen vor dem Lauf geklärt sein.
Wie viele Helfer braucht man für einen Staffellauf?: Plane mindestens eine Person pro Wechselzone und zusätzlich je zwei Verkehrsregler an kritischen Straßenquerungen ein. Für Anmeldung, Zeitmessung, Streckenaufsicht und medizinische Kontakte kommen meist weitere 4 bis 8 Personen hinzu.
Wann müssen die Startnummern und Teilnehmerinfos fertig sein?: Drucke die Startnummern spätestens 5 Tage vor dem Staffellauf, nachdem Teameinteilung und Startzeiten geprüft wurden. Die Teilnehmerinformationen sollten ebenfalls 5 bis 7 Tage vorher verschickt werden.
Was braucht man an jeder Wechselzone beim Staffellauf?: Kennzeichne jede Zone mit einem Schild und Wegweiser und sichere sie bei Bedarf mit Kegeln oder Absperrband. Lege außerdem einen Staffelstab, eine Stoppuhr und eine erreichbare Kontaktperson pro Zone fest.

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