Zo organiseer je een elopement zonder last-minute stress

Bij een elopement draait de voorbereiding vooral om een korte gastenlijst, twee locaties en een strakke volgorde. Leg eerst de ceremonielocatie, dinerlocatie, trouwambtenaar, getuigen en fotograaf vast. Controleer daarna de trouwdokumenten en regel alleen de gasteninformatie die je echt nodig hebt. In de laatste week verschuift de aandacht naar vervoer, leveringen, kleding, ringen en een alternatief weerplan. Op de dag zelf werk je vanuit een afgedrukt draaiboek en controleer je de ceremonieplek, tafels, verlichting en drank.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Ceremonielocatie reserveren
2
Dinerlocatie reserveren
3
Trouwambtenaar vastleggen
4
Getuigen vastleggen
5
Fotograaf vastleggen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
8
Dieetwensen verzamelen
9
Vervoer voor gasten regelen
10
Trouwdocumenten controleren
2 personen
11
Draaiboek afdrukken
12
Gastenlijst afdrukken
13
Leveringen bevestigen
14
Weersverwachting controleren
15
Alternatief weerplan bevestigen
2 personen
16
Boodschappen doen
2 personen
17
Trouwkleding klaarleggen
2 personen
18
Trouwringen klaarleggen
19
Decoratie sorteren
2 personen
20
Dranken koelen
21
Locatie controleren
2 personen
22
Meubilair plaatsen
3 personen
23
Ceremonieplek inrichten
2 personen
24
Tafels dekken
2 personen
25
Versiering ophangen
2 personen
26
Bloemen plaatsen
27
Hapjes voorbereiden
2 personen
28
Fotospot inrichten
2 personen
29
Geluid en muziek testen

Event

30
Gasten ontvangen
2 personen
31
Welkomstdrank serveren
2 personen
32
Ceremonie begeleiden
2 personen
33
Trouwringen aangeven
34
Groepsfoto maken
2 personen
35
Taart aansnijden
2 personen
36
Hapjes serveren
2 personen
37
Dranken bijvullen
38
Trouwfoto's begeleiden
39
Dinerbuffet opstellen
2 personen
40
Diner serveren
3 personen
41
Servies tussendoor afruimen
2 personen
42
Koffie en thee serveren
2 personen
43
Toost begeleiden
44
Muziek verzorgen
45
Laatste ronde serveren
46
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

47
Restanten veilig verpakken
2 personen
48
Decoratie verwijderen
2 personen
49
Afval verzamelen
2 personen
50
Meubilair terugzetten
3 personen
51
Servies afwassen
2 personen
52
Locatie schoonmaken
2 personen
53
Huurmaterialen retourneren
2 personen
54
Restanten opruimen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 3
Stoelenaantal 10
Ceremonietafel
Tafellinnenaantal 3

Servies

Dinerbordenaantal 10
Dessertbordenaantal 10
Besteksetsaantal 10
Wijnglazenaantal 10
Waterglazenaantal 10
Champagneglazenaantal 10
Koffiekopjesaantal 10
Serveerschalenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 2
Koksmesaantal 2
Taartmes
Opscheplepelsaantal 6
Warmhoudbakkenaantal 3

Apparatuur

Koelboxenaantal 2
Koffiezetapparaat
Waterkoker
Bluetoothspeaker
Verlengkabelsaantal 3
Paraplu'saantal 6
Telefoonladersaantal 3

Verlichting

Lichtslingersaantal 4
Ledlantaarnsaantal 6

Decoratie

Bloemstukkenaantal 4
Ceremonieboog
Tafeldecoratieaantal 3
Menukaartenaantal 10
Plaatskaartjesaantal 10
Gastenboek
Pennenaantal 3
Ringkussen
Welkomstbord
Fotolijstjesaantal 4
Trouwkledingaantal 2
Trouwschoenenaantal 2
Ringdoosje

Catering

Trouwringen
Trouwboeket
Bloemcorsageaantal 2
Trouwtaart
Boodschappen
Thermoskannenaantal 2
Drankdispensersaantal 2

Schoonmaak

Emmersaantal 2
Bezem
Stoffer en blik
Dweil

Tips

Begin met de ceremonie- en dinerlocatie voordat je uitnodigingen verstuurt. Pas daarna kun je tijden, route, vervoer en het aantal gasten betrouwbaar communiceren.
Plan de documentencontrole niet in de laatste week. Controleer de trouwdocumenten zodra de trouwambtenaar en getuigen vastliggen, zodat ontbrekende gegevens nog kunnen worden aangevuld.
Verwerk aanmeldingen en dieetwensen in één overzicht en sluit dit uiterlijk enkele dagen voor het diner af. Gebruik dat overzicht bij de tafelschikking, menukaarten en boodschappen.
Maak naast het draaiboek ook een concreet weerplan met een alternatieve plek of overkapping. Controleer de weersverwachting opnieuw 48 uur vooraf en wijs één persoon aan die de wijziging doorgeeft.
Sorteer decoratie, kleding en ringen per gebruiksmoment en leg het draaiboek en de gastenlijst afgedrukt klaar. Controleer op de locatie eerst meubilair, ceremonietafel, verlengkabels, verlichting en gekoelde dranken voordat gasten arriveren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een elopement organiseren?: Reken op minimaal 3 maanden voor een kleine elopement, zodat locaties, trouwambtenaar, getuigen en fotograaf beschikbaar zijn. Begin eerder als je meerdere leveranciers of vervoer voor gasten nodig hebt.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een elopement?: Stuur uitnodigingen zodra de ceremonie- en dinerlocatie, datum en tijden vaststaan, bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Sluit de aanmeldingen ongeveer 2 weken voor de dag af, zodat dieetwensen en vervoer geregeld kunnen worden.
Wanneer controleer je de trouwdocumenten voor een elopement?: Controleer ze direct nadat de trouwambtenaar en getuigen zijn vastgelegd en herhaal de controle uiterlijk 2 weken voor de ceremonie. Bewaar de definitieve documenten op één vaste plek en neem ze mee volgens de afspraken met de trouwambtenaar.
Wanneer maak je een weerplan voor een elopement?: Leg het alternatief weerplan vast zodra de buitenlocatie is gereserveerd, niet pas bij een slechte voorspelling. Bekijk de weersverwachting 48 uur vooraf opnieuw en bepaal dan wie de locatie, gasten en leveranciers informeert.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.