Zo organiseer je een Elfstedenzwemtocht

Begin met de route, vergunningen en veiligheid; pas daarna leg je deelnemerscommunicatie en logistiek vast. Een Elfstedenzwemtocht vraagt per zwemvak duidelijke afspraken over toezicht, reddingsmiddelen en communicatie. Reserveer start- en finishlocaties vroeg en werk met een draaiboek waarin elke vrijwilliger een tijd en taak heeft. Controleer in de laatste week bovendien waterkwaliteit, weersverwachting, materiaal en deelnemersgegevens.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Vergunning aanvragen
2
Route en zwemvakken vastleggen
3 personen
3
Waterveiligheidsplan opstellen
3 personen
4
EHBO- en calamiteitenplan maken
2 personen
5
Veiligheidsmiddelen reserveren
6
Start- en finishlocatie reserveren
7
Jury- en tijdregistratie regelen
2 personen
8
Aanmeldformulier publiceren
9
Uitnodigingen versturen
2 personen
10
Sponsoren benaderen
2 personen
11
Verkeersmaatregelen afstemmen
2 personen
12
Aanmeldingen verwerken
2 personen
13
Dieetwensen verzamelen
14
Vrijwilligers werven
3 personen
15
Vrijwilligers indelen
2 personen
16
Deelnemerslijst controleren
2 personen
17
Startnummers toewijzen
2 personen
18
Deelnemersinformatie versturen
19
Weersverwachting controleren
20
Waterkwaliteit controleren
2 personen
21
Materiaal inventariseren
2 personen
22
Boodschappenlijst controleren
2 personen
23
Boodschappen doen
3 personen
24
Startnummers sorteren
2 personen
25
Routeborden voorbereiden
2 personen
26
Koelboxen vullen
3 personen
27
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
28
Startgebied afzetten
4 personen
29
Finishgebied afzetten
4 personen
30
Tenten opbouwen
6 personen
31
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
32
Boeien uitzetten
6 personen
33
Zwemlijn controleren
3 personen
34
Reddingsboten te water laten
6 personen
35
EHBO-punt inrichten
2 personen
36
Inschrijftafel inrichten
2 personen
37
Tijdregistratie testen
2 personen
38
Omroepinstallatie testen
2 personen
39
Vrijwilligers instrueren
4 personen

Event

40
Deelnemers ontvangen
4 personen
41
Startnummers uitdelen
3 personen
42
Startbriefing geven
3 personen
43
Zwemtocht starten
4 personen
44
Zwemroute begeleiden
8 personen
45
Reddingsboten bemannen
8 personen
46
Tussentijden registreren
4 personen
47
Deelnemers tellen
4 personen
48
Water en sportdrank uitdelen
5 personen
49
Dranken bijvullen
3 personen
50
Hapjes serveren
4 personen
51
Finishers registreren
4 personen
52
Medaille uitreiken
3 personen
53
Kleedruimte begeleiden
2 personen
54
EHBO verlenen
3 personen
55
Publiek informeren
2 personen
56
Uitslag opmaken
2 personen
57
Prijsuitreiking uitvoeren
3 personen
58
Laatste deelnemers opvangen
4 personen

Nazorg

59
Finishgebied afbouwen
5 personen
60
Startgebied afbouwen
5 personen
61
Boeien en lijnen ophalen
6 personen
62
Reddingsboten uit het water halen
6 personen
63
Afval verzamelen
5 personen
64
Terrein schoonmaken
4 personen
65
Servies afwassen
3 personen
66
Koelboxen legen en reinigen
2 personen
67
Geleend materiaal sorteren
3 personen
68
Materialen retourneren
3 personen
69
Verloren voorwerpen registreren
70
Uitslagen publiceren
71
Deelnemersfoto's delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Klaptafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 40
Kleedkamerbankenaantal 8
Kledingrekkenaantal 6
Afzethekkenaantal 30
Afvalbakkenaantal 12

Sportmateriaal

Reddingsboeienaantal 12
Reddingslijnenaantal 12
Routeboeienaantal 24
Zwemlijnenaantal 6
Peddelboardsaantal 4
Reddingsbotenaantal 4
Peddelsaantal 8
Reddingsvestenaantal 12
Wetsuitsaantal 8
Badmutsenaantal 120
Startnummersaantal 120
Medaillelintenaantal 120
Finishtimer
Stopwatchesaantal 8
Telklikkersaantal 8
Waterthermometersaantal 3
Meetlintenaantal 3

Apparatuur

Portofoonsaantal 16
Portofoonheadsetsaantal 16
Mobiele opladersaantal 8
Aggregaat
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Omroepinstallatie
Microfoonsaantal 2
Megafonenaantal 4

Verlichting

Bouwlampenaantal 8
Lichtslingersaantal 6
Hoofdlampenaantal 12

Servies

Herbruikbare bekersaantal 180
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Koffiekannenaantal 6
Thermoskannenaantal 8

Keuken

Koelboxenaantal 12
IJscontainersaantal 6
Schenkkannenaantal 8
Snijplankenaantal 6
Koks- en serveermessenaantal 8
Serveertangenaantal 12
Thermosbekersaantal 40
Waterkookketelsaantal 3
Handwasbakkenaantal 4
Handdoekenaantal 24

Schoonmaak

Dweilsetsaantal 4
Bezemsetsaantal 4
Stoffer en blikaantal 6
Schoonmaaksponzenaantal 12
Reinigingssprayaantal 6
Rubberen handschoenenaantal 12
Afvalgrijpersaantal 6

Decoratie

Routebordenaantal 24
Pijlbordenaantal 16
Start- en finishdoekenaantal 2
Vlaggenaantal 20
Krijtbordenaantal 4
Watervaste stiftenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Leg route en zwemvakken eerst vast en koppel per vak een verantwoordelijke aan reddingsboten, peddelboards, reddingslijnen en portofoons. Zo zie je vóór de vergunningaanvraag waar extra veiligheidsmiddelen of verkeersmaatregelen nodig zijn.
Maak het waterveiligheidsplan niet los van het EHBO- en calamiteitenplan. Beschrijf per incident wie de zwemtocht stillegt, hoe deelnemers worden gewaarschuwd en waar hulpverleners zich verzamelen.
Plan de deelnemersadministratie in twee controles: wijs startnummers toe na verwerking van de aanmeldingen en controleer de deelnemerslijst opnieuw kort voor de start. Verstuur deelnemersinformatie uiterlijk enkele dagen vooraf, zodat dieetwensen en praktische vragen niet op het laatste moment komen.
Deel vrijwilligers in per locatie en tijdsblok, met extra bezetting rond start, finish, routeposten en kleedruimtes. Geef teams een portofoon of portofoonheadset en wijs één aanspreekpunt aan voor wijzigingen tijdens de dag.
Doe de laatste materiaal- en boodschappencontrole in de week voor het evenement en test finishtimer, stopwatches, telklikkers, mobiele opladers, aggregaat, verlengkabels en stekkerdozen. Controleer routeborden en startnummers vóór ze naar de locaties gaan, niet pas bij de opbouw.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een Elfstedenzwemtocht organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 12 maanden vooraf met route, zwemvakken, vergunningen en locaties. Reserveer veiligheidsmiddelen en start- en finishlocaties zodra de route vaststaat; vrijwilligers en deelnemerscommunicatie volgen daarna.
Wanneer vraag je een vergunning aan voor een Elfstedenzwemtocht?: Vraag de vergunning aan zodra route, zwemvakken en verkeersmaatregelen op hoofdlijnen bekend zijn, bij voorkeur minimaal 3 tot 6 maanden vooraf. De exacte termijn verschilt per gemeente en betrokken vaarwegbeheerder, dus controleer die direct bij de aanvraag.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een Elfstedenzwemtocht?: Dat hangt af van het aantal zwemvakken, deelnemers en veiligheidsbezetting. Maak per zwemvak minimaal één verantwoordelijke en plan daarnaast aparte teams voor start, finish, registratie, EHBO, routeposten en communicatie; tel pas daarna het totaal op.
Wanneer controleer je waterkwaliteit en weersverwachting?: Controleer de waterkwaliteit volgens de eisen van de betrokken instanties en herhaal de controle kort voor de tocht. Bekijk de weersverwachting dagelijks in de laatste week en nogmaals op de wedstrijddag, zodat je tijdig maatregelen kunt nemen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.