Organiser une Elfstedenzwemtocht : l’ordre des opérations

Une Elfstedenzwemtocht se prépare d’abord comme une opération de sécurité sur l’eau, puis comme une compétition. Commence par définir le parcours, les couloirs de nage et les lieux de départ et d’arrivée avant d’ouvrir les inscriptions. Les autorisations, le plan d’urgence, les moyens de secours et les mesures de circulation doivent être validés suffisamment tôt. Ensuite, structure les inscriptions, les bénévoles, le chronométrage et les informations envoyées aux participants. La dernière semaine sert surtout à vérifier la météo, la qualité de l’eau et chaque élément du matériel.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Demander une autorisation
2
Définir le parcours et les couloirs de nage
3 personnes
3
Établir le plan de sécurité aquatique
3 personnes
4
Établir le plan de premiers secours et d’urgence
2 personnes
5
Réserver le matériel de sécurité
6
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
7
Organiser le jury et le chronométrage
2 personnes
8
Publier le formulaire d'inscription
9
Envoyer les invitations
2 personnes
10
Contacter les sponsors
2 personnes
11
Coordonner les mesures de circulation
2 personnes
12
Traiter les inscriptions
2 personnes
13
Recueillir les besoins alimentaires
14
Recruter des bénévoles
3 personnes
15
Répartir les bénévoles
2 personnes
16
Vérifier la liste des participants
2 personnes
17
Attribuer les numéros de départ
2 personnes
18
Envoyer les informations aux participants
19
Vérifier les prévisions météo
20
Contrôler la qualité de l’eau
2 personnes
21
Inventorier le matériel
2 personnes
22
Vérifier la liste des courses
2 personnes
23
Faire les courses
3 personnes
24
Trier les dossards
2 personnes
25
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
26
Remplir les glacières
3 personnes
27
Préparer le café et le thé
2 personnes
28
Balisage de la zone de départ
4 personnes
29
Délimiter la zone d'arrivée
4 personnes
30
Monter les tentes
6 personnes
31
Installer les tables et les chaises
4 personnes
32
Installer les bouées
6 personnes
33
Vérifier la ligne de nage
3 personnes
34
Mettre les canots de sauvetage à l’eau
6 personnes
35
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
36
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
37
Tester le chronométrage
2 personnes
38
Tester le système de sonorisation
2 personnes
39
Briefer les bénévoles
4 personnes

Événement

40
Accueillir les participants
4 personnes
41
Distribuer les dossards
3 personnes
42
Faire le briefing de départ
3 personnes
43
Lancer la traversée à la nage
4 personnes
44
Encadrer le parcours de natation
8 personnes
45
Piloter les canots de sauvetage
8 personnes
46
Enregistrer les temps intermédiaires
4 personnes
47
Compter les participants
4 personnes
48
Distribuer de l’eau et des boissons énergétiques
5 personnes
49
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
50
Servir des amuse-bouches
4 personnes
51
Enregistrer les arrivants
4 personnes
52
Remettre la médaille
3 personnes
53
Encadrer le vestiaire
2 personnes
54
Prodiguer les premiers secours
3 personnes
55
Informer le public
2 personnes
56
Établir le classement
2 personnes
57
Organiser la remise des prix
3 personnes
58
Accueillir les derniers participants
4 personnes

Suivi

59
Démonter la zone d'arrivée
5 personnes
60
Démonter la zone de départ
5 personnes
61
Récupérer les bouées et les lignes
6 personnes
62
Sortir les canots de sauvetage de l’eau
6 personnes
63
Rassembler les déchets
5 personnes
64
Nettoyer le site
4 personnes
65
Faire la vaisselle
3 personnes
66
Vider et nettoyer les glacières
2 personnes
67
Trier le matériel emprunté
3 personnes
68
Retourner les matériels
3 personnes
69
Enregistrer les objets trouvés
70
Publier les résultats
71
Partager les photos des participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 40
Bancs de vestiaireqté 8
Portants à vêtementsqté 6
Barrières de sécuritéqté 30
Poubellesqté 12

Matériel de sport

Bouées de sauvetageqté 12
Cordes de sauvetageqté 12
Bouées de parcoursqté 24
Lignes de nageqté 6
Planches de paddleqté 4
Canots de sauvetageqté 4
Pagaiesqté 8
Gilets de sauvetageqté 12
Combinaisons néoprèneqté 8
Bonnets de bainqté 120
Numéros de départqté 120
Rubans de médailleqté 120
Chronomètre d’arrivée
Chronomètresqté 8
Cliquets de comptageqté 8
Thermomètres d’eauqté 3
Mètres rubansqté 3

Équipement

Talkies-walkiesqté 16
Casques pour talkie-walkiesqté 16
Chargeurs mobilesqté 8
Groupe électrogène
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Système de sonorisation
Microphonesqté 2
Mégaphonesqté 4

Éclairage

Projecteurs de chantierqté 8
Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes frontalesqté 12

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 180
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Pichets à caféqté 6
Thermosqté 8

Cuisine

Glacièresqté 12
Conteneurs à glaceqté 6
Carafesqté 8
Planches à découperqté 6
Couteaux de chef et de serviceqté 8
Pinces de serviceqté 12
Mugs isothermesqté 40
Bouilloiresqté 3
Lavabos pour les mainsqté 4
Serviettesqté 24

Nettoyage

Sets de serpillièreqté 4
Sets de balaiqté 4
Balayette et pelleqté 6
Éponges de nettoyageqté 12
Spray nettoyantqté 6
Gants en caoutchoucqté 12
Pinces à déchetsqté 6

Décoration

Panneaux de directionqté 24
Panneaux indicateursqté 16
Tissus de départ et d’arrivéeqté 2
Drapeauxqté 20
Panneaux en ardoiseqté 4
Marqueurs indélébilesqté 12

Catering

Courses

Conseils

Obtiens les autorisations avant de publier le formulaire d’inscription : le parcours, les zones de nage et les mesures de circulation peuvent modifier la capacité d’accueil et l’organisation du départ.
Prépare deux plans distincts, l’un pour la sécurité aquatique et l’autre pour les premiers secours et les urgences. Indique les rôles, les canaux radio et la procédure à suivre pour chaque incident.
Ne recrute pas les bénévoles en nombre global seulement : répartis-les par postes, horaires et zones. Vérifie que les équipes disposent de talkies-walkies, de casques et de chargeurs avant leur briefing.
Envoie aux participants les informations pratiques après validation des inscriptions : numéro de départ, horaires, accès, équipement attendu et procédure en cas de météo défavorable. Une liste finale vérifiée évite les erreurs au retrait des dossards.
Fais l’inventaire du matériel plusieurs jours avant l’épreuve, puis contrôle le jour précédent les bouées de parcours, lignes de nage, canots, gilets, chronomètres et thermomètres d’eau. Prévois aussi les rallonges, multiprises et une alimentation de secours si le chronométrage en dépend.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une Elfstedenzwemtocht ?: Prévois au moins 3 à 6 mois pour une épreuve avec autorisations, sécurité nautique, circulation, sponsors et bénévoles. Commence par le parcours et les demandes administratives, puis ouvre les inscriptions uniquement lorsque le cadre de sécurité est confirmé.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions à une Elfstedenzwemtocht ?: Ouvre-les après validation du parcours, des lieux de départ et d’arrivée et des principales mesures de sécurité, idéalement 6 à 10 semaines avant l’épreuve. Fixe une date de clôture au moins 7 jours avant le départ pour vérifier les besoins alimentaires et attribuer les numéros.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour une traversée de nage ?: Il n’existe pas de nombre fixe : calcule les besoins par poste, zone et créneau, puis ajoute une réserve d’environ 10 à 15 % pour les absences. Les équipes de sécurité aquatique, d’accueil, de chronométrage, de circulation et de premiers secours doivent toutes avoir un responsable identifié.
Que vérifier la veille d’une Elfstedenzwemtocht ?: Contrôle la météo, la qualité et la température de l’eau, l’inventaire du matériel et la liste finale des participants. Teste aussi les talkies-walkies, les chronomètres, l’alimentation électrique et les panneaux de direction avant l’arrivée des nageurs.

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