Zo organiseer je een elektronicamarkt zonder chaos

Begin met de datum, locatie en maximale capaciteit van de markt. Werk daarna de indeling en deelnemersvoorwaarden uit, zodat je weet hoeveel stands, tafels en stroompunten nodig zijn. Open het aanmeldformulier voordat je promotie start en verzamel tegelijk de stroombehoefte van standhouders. Pas na de bevestigingen maak je de definitieve plattegrond en standnummers. In de laatste week controleer je vergunningen, weersverwachting, materialen en betalingen; op de dag zelf draait alles om een duidelijke opbouwvolgorde.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Marktindeling uitwerken
2 personen
3
Deelnemersvoorwaarden opstellen
4
Aanmeldformulier publiceren
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Lokale promotie plaatsen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
8
Standhouders bevestigen
9
Dieetwensen verzamelen
10
Stroombehoefte inventariseren
11
Standnummers toewijzen
2 personen
12
Standhouders informeren
13
Reserveringen maken
14
Vergunningen controleren
15
Weersverwachting controleren
16
Promotiebericht herhalen
17
Standhouderslijst afdrukken
18
Naambadges voorbereiden
2 personen
19
Plattegrond afdrukken
20
Contant geld opnemen
21
Boodschappen doen
2 personen
22
Materialen verzamelen
3 personen
23
Etiketten en bewegwijzering maken
2 personen
24
Dranken koelen
2 personen
25
Locatie openen
2 personen
26
Terrein controleren
2 personen
27
Tafels opstellen
4 personen
28
Stoelen plaatsen
3 personen
29
Partytenten opbouwen
4 personen
30
Stroompunten aanleggen
3 personen
31
Kabels veilig afplakken
2 personen
32
Verlichting ophangen
2 personen
33
Standnummers ophangen
2 personen
34
Informatiebalie inrichten
2 personen
35
Cateringpunt inrichten
3 personen
36
Registratietafel klaarzetten
2 personen
37
Hapjes voorbereiden
3 personen
38
Toiletten controleren

Event

39
Standhouders ontvangen
3 personen
40
Aanwezigheid registreren
2 personen
41
Standhouders naar stands wijzen
2 personen
42
Bezoekers verwelkomen
3 personen
43
Toegang en route uitleggen
2 personen
44
Informatiebalie bemannen
45
Koffie en thee serveren
2 personen
46
Hapjes serveren
2 personen
47
Dranken bijvullen
2 personen
48
Afvalpunten controleren
49
Tafels en looppaden controleren
2 personen
50
Voorraad catering aanvullen
2 personen
51
Verlichting inschakelen
52
Standhouders informeren over sluiting
53
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen
54
Verkoop en stands afsluiten
3 personen
55
Gevonden voorwerpen verzamelen

Nazorg

56
Stroom uitschakelen
2 personen
57
Tenten afbreken
4 personen
58
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
59
Apparatuur inpakken
2 personen
60
Afval verzamelen
3 personen
61
Servies afwassen
2 personen
62
Cateringpunt schoonmaken
2 personen
63
Terrein schoonmaken
3 personen
64
Locatie afsluiten
2 personen
65
Materialen terugbrengen
2 personen
66
Geleende spullen retourneren
2 personen
67
Overgebleven voorraad opslaan
68
Verloren voorwerpen terugbezorgen
69
Standhouders informeren over afhandeling

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Marktstafelsaantal 24
Klapstoelenaantal 48
Partytentenaantal 4
Informatiebalie
Barkrukkenaantal 4
Afvalbakkenaantal 8
Kledingrekkenaantal 2

Apparatuur

Verlengkabelsaantal 12
Kabelhaspelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 18
Kabelgotenaantal 12
Kassaladesaantal 2
Pinapparatenaantal 2
Portofoonsaantal 6
Powerbanksaantal 4
Laptop
Printer
Labelprinter
Batterijtestersaantal 2
Stekkerdoostestersaantal 2

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 8
Ledlampenaantal 10
Bouwlampenaantal 4
Zaklampenaantal 6

Decoratie

Standnummerbordenaantal 30
Welkomstbord
Routepijlenaantal 12
Infobordenaantal 8
Tafelkledenaantal 24
Naambadgesaantal 40
Badgehoudersaantal 40
Krijtbordenaantal 6
Markeerstiftenaantal 12
Afzetpalenaantal 12
Afzetlintaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Koffiekopjesaantal 50
Schotelsaantal 50
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Opscheplepelsaantal 6
Schenk kannenaantal 6

Keuken

Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 6
IJscontainersaantal 3
Serveerschalenaantal 12
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Tangenaantal 6
Koelelementenaantal 24
Afwasteilenaantal 6
Thermoboxenaantal 4
Voedselbakkenaantal 12
Keukenweegschaal
Koelthermometeraantal 2

Schoonmaak

Afvalcontainersaantal 6
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Stoffer en blikaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Desinfectiesprayaantal 3
Handzeepdispensersaantal 4
Papieren handdoekdispensersaantal 4
Toiletborstelsaantal 3
Eerstehulpkoffer
Brandblusdekensaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Maak de marktindeling voordat je standhouders bevestigt. Reserveer per stand niet alleen een tafel, maar ook ruimte voor kabels, bezoekers en eventuele stoelen; zo voorkom je dat verlengkabels later door looproutes lopen.
Vraag bij de aanmelding hoeveel stroom elke stand nodig heeft en waarvoor. Deel standhouders daarna per stroompunt in, gebruik kabelhaspels en kabelgoten en test stekkerdozen vóór opening.
Stuur standhouders uiterlijk enkele dagen voor de markt hun standnummer, opbouwtijd, plattegrond en voorwaarden. Vermeld ook waar ze parkeren, waar de informatiebalie staat en bij wie ze zich melden.
Regel promotie in twee rondes: eerst bij de start van de inschrijving en daarna nogmaals kort voor de markt. Druk de standhouderslijst, naambadges, routepijlen en infoborden pas af nadat de laatste bevestigingen zijn verwerkt.
Leg voor de openingsdag een aparte controle klaar voor techniek en ontvangst. Test pinapparaten, batterijtesters, stekkerdoostesters en portofoons, koel de dranken en leg contant geld, plattegrond en standnummers bij de informatiebalie.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet je een elektronicamarkt organiseren?: Start bij voorkeur minstens 6 tot 8 weken vooraf met datum, locatie, deelnemersvoorwaarden en aanmeldformulier. Plan de definitieve indeling en standnummers in de laatste 1 tot 2 weken, wanneer de meeste aanmeldingen binnen zijn.
Hoeveel stroompunten heb je nodig op een elektronicamarkt?: Dat hangt af van het aantal standhouders en hun opgegeven apparatuur. Vraag de stroombehoefte bij de aanmelding uit en maak daarna een verdeling per stand; controleer alle stekkerdozen en kabels uiterlijk 1 dag voor opening.
Wanneer stuur je de praktische informatie naar standhouders?: Stuur de bevestiging met standnummer, plattegrond en opbouwinstructies uiterlijk 3 tot 5 dagen voor de markt. Zo kunnen deelnemers nog vragen stellen en kun je ontbrekende informatie of stroombehoefte op tijd aanvullen.
Wat moet je op de ochtend van een elektronicamarkt als eerste doen?: Open de locatie eerst voor controle van entree, stands, verlichting en stroomvoorziening. Leg daarna de standnummerborden en bewegwijzering neer, richt de informatiebalie in en test pinapparaten en portofoons vóór standhouders arriveren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.