Zo organiseer je een Eilandkamp zonder last-minute stress

Een Eilandkamp vraagt meer voorbereiding dan een gewone kampeertrip, omdat vervoer, verblijf en groepsafspraken op elkaar aansluiten. Begin met de deelnemerslijst en reserveer daarna de heen- en terugreis, kampeerplek en eventuele vergunningen. Verzamel vroeg dieetwensen, noodcontacten en toestemmingsformulieren. Pas wanneer de groepsindeling en het programma staan, maak je de paklijst, boodschappen en materiaalverdeling definitief. Zo voorkom je dat iemand zonder slaapzak, toestemming of terugreis op het eiland staat.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Deelnemerslijst opstellen
2 personen
2
Uitnodigingen versturen
2 personen
3
Aanmeldingen verwerken
2 personen
4
Dieetwensen verzamelen
2 personen
5
Noodcontacten verzamelen
2 personen
6
Toestemmingsformulieren verzamelen
2 personen
7
Vervoer naar eiland reserveren
8
Terugreis reserveren
9
Kampeerplek reserveren
10
Vergunningen controleren
11
Weersverwachting volgen
12
Programma opstellen
3 personen
13
Spellen voorbereiden
3 personen
14
Route naar kampterrein maken
2 personen
15
Groepsindeling maken
2 personen
16
Begeleiders indelen
2 personen
17
Paklijst versturen
18
Boodschappenlijst controleren
2 personen
19
Boodschappen doen
3 personen
20
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
21
Koelproducten koelen
2 personen
22
Tenten controleren
2 personen
23
Kampeermateriaal verzamelen
3 personen
24
Spelmateriaal verzamelen
2 personen
25
EHBO-set controleren
26
Telefoonnummers afdrukken
27
Bagagelabels maken
2 personen
28
Transport laden
4 personen

Event

29
Deelnemers ontvangen
4 personen
30
Aanwezigheid registreren
2 personen
31
Bagage controleren
3 personen
32
Veiligheidsinstructies geven
3 personen
33
Naar vertrekpunt lopen
4 personen
34
Overtocht begeleiden
6 personen
35
Bagage naar kampterrein brengen
6 personen
36
Tenten opbouwen
8 personen
37
Slaapplaatsen inrichten
6 personen
38
Tafels en banken opstellen
4 personen
39
Kampkeuken inrichten
3 personen
40
Dranken koud zetten
2 personen
41
Welkom en groepsindeling
3 personen
42
Terreinregels uitleggen
2 personen
43
Avondmaaltijd voorbereiden
4 personen
44
Avondmaaltijd serveren
4 personen
45
Dranken bijvullen
2 personen
46
Servies verzamelen
3 personen
47
Avondspel uitleggen
3 personen
48
Avondspel begeleiden
6 personen
49
Water en fruit uitdelen
2 personen
50
Kampvuurplek controleren
2 personen
51
Kampvuur begeleiden
4 personen
52
Avondsnacks serveren
2 personen
53
Bedtijd aankondigen
2 personen
54
Tentenronde uitvoeren
4 personen
55
Ontbijt voorbereiden
4 personen
56
Deelnemers wekken
3 personen
57
Ontbijt serveren
4 personen
58
Tenten afbreken
8 personen
59
Terrein schoon achterlaten
6 personen
60
Bagage verzamelen
4 personen
61
Terugreis begeleiden
6 personen
62
Deelnemers overdragen
4 personen

Nazorg

63
Afval naar inzamelpunt brengen
3 personen
64
Servies afwassen
3 personen
65
Kampkeuken schoonmaken
2 personen
66
Kampeermateriaal drogen
3 personen
67
Materiaal sorteren
3 personen
68
Materialen retourneren
2 personen
69
Koelboxen reinigen
2 personen
70
EHBO-set aanvullen
71
Gevonden spullen registreren
72
Gevonden spullen terugbezorgen
73
Ouders informeren over afronding

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Kamperen

Tentenaantal 10
Grondzeilenaantal 10
Haringenaantal 100
Tenthamersaantal 4
Slaapmattenaantal 45
Slaapzakkenaantal 45
Kussensaantal 45
Fleeceplaidsaantal 10
Zaklampenaantal 45
Hoofdlampenaantal 10

Meubilair

Klaptafelsaantal 6
Klapbankenaantal 10
Klapstoelenaantal 8

Catering

Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 4
Boodschappen

Servies

Herbruikbare bekersaantal 50
Herbruikbare bordenaantal 50
Herbruikbaar bestekaantal 50
Serveerschalenaantal 8
Opscheplepelsaantal 6

Keuken

Gasbrandersaantal 4
Gasflessenaantal 4
Kookpannenaantal 6
Koekenpannenaantal 2
Snijplankenaantal 6
Keukenmessenaantal 6
Dunschillersaantal 3
Maatbekersaantal 3
Afwasteiltjesaantal 3
Waterjerrycansaantal 8
Openersaantal 4

Sportmateriaal

Voetballenaantal 3
Volleybalaantal 2
Frisbeesaantal 6
Touwtrektouwenaantal 2
Springtouwenaantal 8
Pionnenaantal 20
Ballenpompaantal 2

Spelmateriaal

Spelkaartenaantal 6
Dobbelstenenaantal 12
Zaklampensetaantal 6
Touwrollenaantal 6
Stoepkrijtaantal 4

Verlichting

Slingerverlichtingaantal 4
Batterijlantaarnsaantal 8
Reservebatterijenaantal 40

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Reddingsdekensaantal 10
Fluitjesaantal 8
Reflectievestenaantal 8
Waterdichte telefoonhoesjesaantal 8

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 6
Naamkaartjesaantal 50
Watervaste stiftenaantal 12

Transport

Bagagekarrenaantal 4
Rugzakkenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Bezemsetsaantal 3
Emmersaantal 6
Afwasborstelsaantal 6
Sponsjesaantal 12
Theedoekenaantal 20
Handdoekenaantal 12

Tips

Leg uiterlijk vier weken voor vertrek vast wie meegaat en verzamel meteen dieetwensen, noodcontacten en toestemmingsformulieren. Plan daarna pas de groepsindeling en begeleiders.
Reserveer heen- en terugreis en kampeerplek in dezelfde voorbereidingsronde. Controleer de vertrektijd opnieuw 48 uur voor vertrek en maak de route naar het kampterrein voor iedereen beschikbaar.
Verstuur de paklijst minimaal 10 dagen vooraf. Laat deelnemers niet alleen kampeerspullen meenemen, maar controleer centraal ook tenten, grondzeilen, haringen, slaapmatten, slaapzakken en zaklampen.
Maak de boodschappen op basis van het programma en de dieetwensen. Zet houdbare voorraad vooraf klaar en koel producten in koelboxen pas zo laat mogelijk, zodat ze tijdens de reis koud blijven.
Wijs vóór vertrek vaste begeleiders aan voor vervoer, koken, EHBO en avondrondes. Controleer de weersverwachting dagelijks in de laatste drie dagen en pas het programma of de materiaalkeuze tijdig aan.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een Eilandkamp organiseren?: Begin minimaal zes weken voor vertrek met de deelnemerslijst en reserveringen. Verzamel toestemmingsformulieren en noodcontacten uiterlijk 10 dagen vooraf, zodat ontbrekende gegevens nog kunnen worden nagevraagd.
Wanneer moet je vervoer naar een eiland reserveren?: Reserveer de heen- en terugreis zodra de deelnemerslijst grotendeels bekend is, bij voorkeur zes weken vooraf. Controleer de vertrektijden 48 uur voor vertrek opnieuw en stem de route naar het kampterrein daarop af.
Hoeveel begeleiders heb je nodig voor een Eilandkamp?: Dat hangt af van de groepsgrootte en leeftijd, maar deel de groep altijd vooraf in met een vaste begeleider per groep. Leg daarnaast minimaal één persoon aan als verantwoordelijke voor EHBO en noodcontacten.
Wanneer verstuur je de paklijst voor een Eilandkamp?: Stuur de paklijst minimaal 10 dagen voor vertrek, zodat deelnemers nog slaapmateriaal, regenkleding of een zaklamp kunnen regelen. Controleer drie dagen vooraf welke gezamenlijke spullen nog ontbreken en verdeel die opnieuw.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.