Zo organiseer je een eerste steenlegging

Een eerste steenlegging vraagt om twee goed afgestemde onderdelen: een korte ceremonie bij de bouwplaats en een ontvangst voor de genodigden. Begin met datum, programma en gastenlijst en leg daarna catering, tent, meubilair en techniek vast. Verzamel dieetwensen en aanmeldingen op tijd, zodat je het aantal stoelen, glazen en servies kunt bepalen. Controleer vlak voor de bijeenkomst de weersverwachting, veiligheid en looproute; juist daar ontstaan op de dag zelf de meeste problemen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Gastenlijst samenstellen
2 personen
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Catering reserveren
7
Partytent en meubilair reserveren
8
Fotograaf reserveren
9
Programma aan betrokkenen sturen
10
Toespraak voorbereiden
11
Draaiboek afdrukken
12
Naamkaartjes maken
2 personen
13
Aanwezigheidslijst afdrukken
14
Weersverwachting controleren
15
Boodschappenlijst controleren
16
Boodschappen doen
2 personen
17
Steen en metselmaterialen ophalen
2 personen
18
Locatie op veiligheid controleren
2 personen
19
Bouwplaats afzetten
2 personen
20
Looproute naar ceremonie markeren
2 personen
21
Gereedschap controleren
22
Steen en troffels klaarzetten
2 personen
23
Servies en glaswerk tellen
24
Naamkaartjes sorteren
25
Aankleding klaarleggen
2 personen
26
Koelboxen vullen
2 personen
27
Partytent opbouwen
4 personen
28
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
29
Registratietafel inrichten
30
Buffettafels inrichten
3 personen
31
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
32
Decoratie ophangen
2 personen
33
Dranken koud zetten
2 personen
34
Hapjes en broodjes voorbereiden
3 personen
35
Steenlegging afschermen
2 personen
36
Naamkaartjes klaarleggen

Event

37
Gastenontvangst bemannen
2 personen
38
Aanwezigheid registreren
2 personen
39
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
40
Gasten naar zitplaatsen begeleiden
2 personen
41
Ceremonie aankondigen
42
Welkomstwoord uitspreken
43
Toespraak opdrachtgever houden
44
Bouwplan toelichten
45
Steenlegging begeleiden
3 personen
46
Foto's van steenlegging maken
47
Groepsfoto maken
2 personen
48
Champagne en alcoholvrij schenken
3 personen
49
Hapjes serveren
3 personen
50
Dranken bijvullen
2 personen
51
Buffet openen
52
Buffet aanvullen
3 personen
53
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
54
Servies en glazen afruimen
2 personen
55
Koffie en thee serveren
2 personen
56
Nagerecht uitserveren
2 personen
57
Gasten informeren over vertrektijd
58
Laatste drankronde serveren
2 personen
59
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

60
Afval verzamelen
3 personen
61
Buffet en bar leeghalen
3 personen
62
Servies en glaswerk afwassen
3 personen
63
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
64
Locatie schoonmaken
3 personen
65
Decoratie verwijderen
2 personen
66
Partytent afbreken
4 personen
67
Bouwplaatsafzetting verwijderen
2 personen
68
Overgebleven voedsel opslaan
2 personen
69
Materialen inventariseren
70
Geleende materialen retourneren
2 personen
71
Foto's en documentatie archiveren
72
Bedankbericht aan gasten sturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentaantal 2
Statafelsaantal 8
Eettafelsaantal 6
Stoelenaantal 60
Buffettafelsaantal 3
Registratietafel
Kapstokkenaantal 2

Servies

Dinerbordenaantal 70
Dessertbordenaantal 70
Koffiekopjesaantal 70
Wijnglazenaantal 70
Waterglazenaantal 70
Champagneglazenaantal 70
Vorkenaantal 70
Messenaantal 70
Lepelsaantal 70
Opscheplepelsaantal 10

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Serveerbordenaantal 10
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Aluminiumfolierollenaantal 3
Vershoudfolierollenaantal 3

Apparatuur

Luidspreker
Draadloze microfoon
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Powerbanksaantal 3

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
LED-lantaarnsaantal 8

Decoratie

Tafelkledenaantal 12
Bloemstukkenaantal 8
Bedrijfsbanierenaantal 3
Ballonnenbogenaantal 2
Naamkaartjesaantal 70
Tafelnummersaantal 6
Gastenboek
Pennenaantal 10

Bouwmateriaal

Eerste steen
Metselmortelaantal 2
Troffelsaantal 4
Waterpas
Metselkuipenaantal 2
Werkhandschoenenaantal 12
Veiligheidshelmenaantal 12
Veiligheidsvestenaantal 12
Afzethekkenaantal 8
Waarschuwingslintaantal 2
Bouwplaatsbordenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Emmersaantal 4
Vuilnisgrijpersaantal 2
Bezem en blikaantal 3
Dweilsetsaantal 2
Handzeepdispensersaantal 4
Handdoekdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Werk met een strak programma met tijdstippen voor ontvangst, toespraak, het leggen van de steen en het informele gedeelte. Stuur dit uiterlijk een week vooraf aan alle betrokkenen, zodat fotograaf, catering en spreker dezelfde volgorde gebruiken.
Zet de bouwplaats niet pas op de ochtend zelf klaar. Controleer minimaal één dag vooraf de veiligheid, zet het werkgebied af en markeer een duidelijke looproute naar de ceremonie.
Plan de materialen voor het officiële moment apart van de overige bouwlogistiek. Haal steen, metselmaterialen en gereedschap tijdig op en controleer vóór de gasten arriveren of steen en troffels compleet zijn.
Maak de ontvangsttafel praktisch: leg naamkaartjes en de aanwezigheidslijst klaar en regel kapstokken bij de ingang. Sorteer naamkaartjes vooraf op achternaam of organisatie, zodat registratie niet ophoopt in het eerste kwartier.
Maak een aparte weerkeuze voor het programma en de catering. Controleer 24 uur vooraf de verwachting en zorg dat partytent, meubilair, verlengkabels, luidspreker en draadloze microfoon op de juiste plek kunnen staan zonder de bouwplaats of looproute te blokkeren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt een eerste steenlegging?: Plan voor de ceremonie meestal 30 tot 45 minuten, inclusief ontvangst, toespraak en het leggen van de steen. Reken daarna 60 tot 90 minuten voor koffie, drankjes of catering, afhankelijk van het aantal gasten.
Wanneer verstuur je de uitnodigingen voor een eerste steenlegging?: Verstuur de uitnodigingen ongeveer 4 tot 6 weken vooraf. Vraag een uiterste aanmelddatum van circa 10 dagen vóór het evenement, zodat je catering, stoelen, servies en naamkaartjes definitief kunt regelen.
Wanneer controleer je de bouwplaats voor de eerste steenlegging?: Doe een eerste veiligheidscontrole minimaal 2 dagen vooraf en een korte hercontrole op de ochtend zelf. Controleer dan vooral afzettingen, de looproute, gereedschap en de plek waar steen en troffels klaarliggen.
Hoeveel glazen en stoelen heb je nodig per gast?: Reken minimaal één stoel per genodigde en ongeveer twee water- of wijnglazen per persoon wanneer de ontvangst langer dan een uur duurt. Tel voor de catering altijd 5 tot 10 procent extra servies en glaswerk wanneer het aantal aanmeldingen definitief is.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.