Checklist eerste steenlegging organiseren

Een eerste steenlegging combineert een korte bouwceremonie met ontvangst en catering. Leg eerst datum, programma en gastenlijst vast; regel daarna uitnodigingen, aanmeldingen en dieetwensen. Reserveer op tijd de partytent, tafels, stoelen, fotograaf en geluidsapparatuur. In de laatste week controleer je het weer, de bouwplaats, de looproute en alle materialen voor het officiële moment.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Gastenlijst samenstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Catering reserveren
Partytent en meubilair reserveren
Fotograaf reserveren
Programma aan betrokkenen sturen
Toespraak voorbereiden
Draaiboek afdrukken
Naamkaartjes maken
2 personen
Aanwezigheidslijst afdrukken
Weersverwachting controleren
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Steen en metselmaterialen ophalen
2 personen
Locatie op veiligheid controleren
2 personen
Bouwplaats afzetten
2 personen
Looproute naar ceremonie markeren
2 personen
Gereedschap controleren
Steen en troffels klaarzetten
2 personen
Servies en glaswerk tellen
Naamkaartjes sorteren
Aankleding klaarleggen
2 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Partytent opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Registratietafel inrichten
Buffettafels inrichten
3 personen
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes en broodjes voorbereiden
3 personen
Steenlegging afschermen
2 personen
Naamkaartjes klaarleggen

Event

Gastenontvangst bemannen
2 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
Gasten naar zitplaatsen begeleiden
2 personen
Ceremonie aankondigen
Welkomstwoord uitspreken
Toespraak opdrachtgever houden
Bouwplan toelichten
Steenlegging begeleiden
3 personen
Foto's van steenlegging maken
Groepsfoto maken
2 personen
Champagne en alcoholvrij schenken
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet openen
Buffet aanvullen
3 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Servies en glazen afruimen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Nagerecht uitserveren
2 personen
Gasten informeren over vertrektijd
Laatste drankronde serveren
2 personen
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Afval verzamelen
3 personen
Buffet en bar leeghalen
3 personen
Servies en glaswerk afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Partytent afbreken
4 personen
Bouwplaatsafzetting verwijderen
2 personen
Overgebleven voedsel opslaan
2 personen
Materialen inventariseren
Geleende materialen retourneren
2 personen
Foto's en documentatie archiveren
Bedankbericht aan gasten sturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentaantal 2
Statafelsaantal 8
Eettafelsaantal 6
Stoelenaantal 60
Buffettafelsaantal 3
Registratietafel
Kapstokkenaantal 2

Servies

Dinerbordenaantal 70
Dessertbordenaantal 70
Koffiekopjesaantal 70
Wijnglazenaantal 70
Waterglazenaantal 70
Champagneglazenaantal 70
Vorkenaantal 70
Messenaantal 70
Lepelsaantal 70
Opscheplepelsaantal 10

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Serveerbordenaantal 10
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Aluminiumfolierollenaantal 3
Vershoudfolierollenaantal 3

Apparatuur

Luidspreker
Draadloze microfoon
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Powerbanksaantal 3

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
LED-lantaarnsaantal 8

Decoratie

Tafelkledenaantal 12
Bloemstukkenaantal 8
Bedrijfsbanierenaantal 3
Ballonnenbogenaantal 2
Naamkaartjesaantal 70
Tafelnummersaantal 6
Gastenboek
Pennenaantal 10

Bouwmateriaal

Eerste steen
Metselmortelaantal 2
Troffelsaantal 4
Waterpas
Metselkuipenaantal 2
Werkhandschoenenaantal 12
Veiligheidshelmenaantal 12
Veiligheidsvestenaantal 12
Afzethekkenaantal 8
Waarschuwingslintaantal 2
Bouwplaatsbordenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Emmersaantal 4
Vuilnisgrijpersaantal 2
Bezem en blikaantal 3
Dweilsetsaantal 2
Handzeepdispensersaantal 4
Handdoekdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de ceremonie in blokken van 15 tot 30 minuten en stuur het programma vooraf naar alle betrokkenen. Zo weet de spreker wanneer de toespraak begint en staat de fotograaf op het juiste moment klaar.
Controleer de weersverwachting uiterlijk 48 uur vooraf en beslis dan of de partytent, extra stoelen en looproute anders moeten worden opgesteld. Een tent beschermt niet vanzelf tegen een modderige route naar de bouwplaats.
Zet steen, troffels en metselmaterialen apart klaar op een tafel naast de afgezette bouwplaats. Controleer het gereedschap nogmaals op de ochtend zelf, zodat de ceremonie niet stilvalt door een ontbrekende troffel.
Tel servies en glaswerk per onderdeel voordat de catering arriveert: diner- en dessertborden, koffie- en waterglazen en eventueel champagneglazen. Leg daarnaast opscheplepels, serveerschalen en thermoskannen klaar bij het buffet.
Maak voor registratie een aparte tafel met naamkaartjes en de geprinte aanwezigheidslijst. Sorteer de kaartjes op achternaam en markeer dieetwensen, zodat de ontvangst niet ophoudt zodra meerdere gasten tegelijk binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik uitnodigingen voor een eerste steenlegging versturen?: Stuur de uitnodigingen bij voorkeur 4 tot 6 weken voor de ceremonie. Vraag om aanmelding uiterlijk 10 tot 14 dagen vooraf, zodat je catering, stoelen en naamkaartjes kunt bijwerken.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een eerste steenlegging te organiseren?: Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf met datum, programma, gastenlijst en reserveringen. Plan in de laatste week de boodschappen, het draaiboek, de bouwplaatscontrole en de materiaalcheck.
Wat moet ik regelen voor de bouwplaats bij een eerste steenlegging?: Zet de bouwplaats minimaal 1 dag vooraf af en controleer de locatie op losse materialen, hoogteverschillen en veilige doorgangen. Markeer de looproute en leg steen, troffels en metselmaterialen op de ceremonieplek klaar.
Hoeveel catering en servies heb ik nodig voor een eerste steenlegging?: Bestel catering voor het definitieve aantal aangemelde gasten en houd rekening met dieetwensen die je uiterlijk 10 tot 14 dagen vooraf verzamelt. Tel servies en glaswerk minstens 1 dag vooraf per type, inclusief koffie-, water- en eventuele champagneglazen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.