Zo organiseer je een educatieve excursie

Begin niet met werkbladen of boodschappen, maar met het doel van de excursie en een programma met duidelijke tijden. Reserveer daarna de bestemming, het groepsprogramma en het vervoer voordat je deelnemers uitnodigt. Verzamel aanmeldingen, dieetwensen, noodcontacten en toestemmingen op één plek. In de laatste week draait alles om groepsindeling, opdrachten, route-informatie en een controle van materialen, eten en vertrekpunt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Excursiedoel en programma vastleggen
2 personen
2
Bestemming en groepsprogramma reserveren
3
Vervoer voor de groep reserveren
4
Deelnemerslijst opstellen
5
Uitnodigingen versturen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Noodcontacten verzamelen
9
Toestemmingen controleren
2 personen
10
Deelnemers indelen in groepen
2 personen
11
Begeleiders aan groepen koppelen
2 personen
12
Route en reistijden controleren
13
Vertrek- en terugkomstinformatie versturen
14
Educatieve opdrachten voorbereiden
3 personen
15
Werkbladen printen
16
Naamstickers en groepslijsten maken
17
Boodschappen doen
2 personen
18
Catering per deelnemer verpakken
3 personen
19
Koelboxen vullen
2 personen
20
Materialen per groep samenstellen
3 personen
21
Routekaarten en contactlijst kopiëren
22
Telefoons en powerbanks opladen
2 personen
23
Weersverwachting controleren

Event

24
Vertrekpunt klaarzetten
3 personen
25
Materialen naar vertrekpunt brengen
3 personen
26
Aanwezigheid registreren
2 personen
27
Naamstickers uitdelen
2 personen
28
Veiligheidsinstructies geven
2 personen
29
Groepen naar vervoer begeleiden
4 personen
30
Groep onderweg begeleiden
6 personen
31
Deelnemers bij bestemming aanmelden
3 personen
32
Programma en groepsregels toelichten
3 personen
33
Educatieve rondleiding begeleiden
6 personen
34
Werkbladen uitdelen
3 personen
35
Groepsopdrachten begeleiden
6 personen
36
Maaltijd en drinken uitdelen
4 personen
37
Dranken bijvullen
2 personen
38
Laatste vragenronde begeleiden
3 personen
39
Groepsmateriaal innemen
3 personen
40
Afval verzamelen
4 personen
41
Groepen naar vervoer begeleiden
4 personen
42
Groep terug begeleiden
6 personen
43
Deelnemers bij terugkomst afmelden
2 personen
44
Materialen naar opslag brengen
3 personen

Nazorg

45
Overgebleven eten koelen
2 personen
46
Herbruikbaar servies afwassen
2 personen
47
Koelboxen schoonmaken
2 personen
48
Werkbladen en opdrachten verzamelen
2 personen
49
Excursiefoto's veilig archiveren
50
Geleende materialen retourneren
2 personen
51
Afval gescheiden afvoeren
2 personen
52
Onkosten en bonnetjes ordenen
53
Bedankbericht aan deelnemers sturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Apparatuur

Smartphonesaantal 6
Powerbanksaantal 6
Oplaadkabelsaantal 6
Zaklampenaantal 6

Meubilair

Opvouwbare krukjesaantal 6

Tassen

Rugzakkenaantal 6
Koelboxenaantal 4

Kantoorartikelen

Klembordenaantal 6
Notitieboekjesaantal 45
Balpennenaantal 50
Potlodenaantal 50
Gummenaantal 45
Puntenslijpersaantal 6
Markeerstiftenaantal 12
A4-papieraantal 250
Plakbandaantal 4
Scharenaantal 6
Naamstickersaantal 50
Waterbestendige stiftenaantal 12

Documenten

Routekaartenaantal 10
Groepslijstenaantal 10
Noodcontactformulierenaantal 10
Toestemmingsformulierenaantal 45

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Veiligheidshesjesaantal 8
Handdesinfectieaantal 4

Keuken

Herbruikbare bekersaantal 50
Herbruikbare bordenaantal 50
Herbruikbaar bestekaantal 50
Servettenhoudersaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Afwasbakkenaantal 2
Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma vast met vertrek-, aankomst- en terugkomsttijd voordat je uitnodigingen verstuurt. Controleer daarna de route en reistijden opnieuw; een excursieprogramma loopt snel uit als reistijd alleen op een kaart is geschat.
Reserveer bestemming en vervoer zodra de datum en groepsgrootte bekend zijn. Wacht niet met vervoer tot na de aanmeldingen: beperkte capaciteit kan je groepsindeling en programma direct veranderen.
Sluit de deelnemersadministratie af met drie aparte controles: aanmelding, dieetwens en noodcontact. Controleer toestemmingsformulieren uiterlijk één week voor vertrek, zodat ontbrekende gegevens niet op de ochtend zelf moeten worden nagejaagd.
Maak groepen pas nadat je de definitieve deelnemerslijst hebt verwerkt en koppel iedere groep aan een begeleider. Print per groep een groepslijst, routekaart en materiaalset; losse documenten in één centrale map zorgen onderweg voor vertraging.
Verpak catering per deelnemer en vul de koelboxen op de laatste voorbereidingsdag. Laad smartphones en powerbanks op, controleer de weersverwachting en zet werkbladen, naamstickers, EHBO-koffers en veiligheidshesjes vóór vertrek bij elkaar.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik een educatieve excursie reserveren?: Reserveer de bestemming, het groepsprogramma en het vervoer zodra de datum en verwachte groepsgrootte bekend zijn. Plan de deelnemersinformatie daarna, en houd uiterlijk één week voor vertrek een definitieve controle van capaciteit en tijden.
Hoeveel tijd van tevoren moet ik toestemmingen en noodcontacten verzamelen?: Vraag toestemmingen en noodcontacten bij de aanmelding op en controleer de lijst uiterlijk 7 dagen voor vertrek. Zo heb je nog tijd om ontbrekende formulieren na te bellen en de begeleiders van actuele informatie te voorzien.
Wanneer maak je de groepen voor een excursie?: Deel deelnemers in nadat de aanmeldingen zijn verwerkt en de lijst is gesloten. Maak groepslijsten bij voorkeur 3 tot 5 dagen voor vertrek, zodat je per groep opdrachten, routekaarten en materialen kunt samenstellen.
Wat moet ik de avond voor een educatieve excursie controleren?: Controleer de weersverwachting, route, vertrektijd en contactlijst en laad alle smartphones en powerbanks op. Zet ook catering, koelboxen, werkbladen, naamstickers en veiligheidsspullen klaar, zodat je op de vertrekdag alleen nog hoeft te laden en te tellen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.