Organiser une excursion éducative, étape par étape

Une excursion éducative se prépare dans un ordre précis : définir ce que les participants doivent apprendre, puis réserver la destination et le transport avant d’ouvrir les inscriptions. Les autorisations, contacts d’urgence et besoins alimentaires doivent être centralisés plusieurs jours à l’avance. La dernière semaine sert à former les groupes, répartir les accompagnateurs et préparer les activités. La veille, vérifiez l’itinéraire, la météo, les repas par participant et le matériel de chaque groupe.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir l'objectif et le programme de l'excursion
2 personnes
2
Réserver la destination et le programme de groupe
3
Réserver le transport pour le groupe
4
Établir la liste des participants
5
Envoyer les invitations
6
Traiter les inscriptions
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Recueillir les contacts d'urgence
9
Vérifier les autorisations
2 personnes
10
Répartir les participants en groupes
2 personnes
11
Affecter les accompagnateurs aux groupes
2 personnes
12
Vérifier l'itinéraire et les horaires de trajet
13
Envoyer les informations de départ et de retour
14
Préparer les activités éducatives
3 personnes
15
Imprimer les feuilles de travail
16
Créer les étiquettes nominatives et les listes de groupe
17
Faire les courses
2 personnes
18
Conditionner la restauration par participant
3 personnes
19
Remplir les glacières
2 personnes
20
Préparer le matériel par groupe
3 personnes
21
Copier les cartes d’itinéraire et la liste de contacts
22
Charger les téléphones et les batteries externes
2 personnes
23
Vérifier les prévisions météo

Événement

24
Préparer le point de départ
3 personnes
25
Transporter le matériel au point de départ
3 personnes
26
Enregistrer la présence
2 personnes
27
Distribuer les étiquettes nominatives
2 personnes
28
Donner les consignes de sécurité
2 personnes
29
Accompagner les groupes vers le transport
4 personnes
30
Accompagner le groupe en route
6 personnes
31
Enregistrer les participants à l’arrivée
3 personnes
32
Présenter le programme et les règles du groupe
3 personnes
33
Animer la visite éducative
6 personnes
34
Distribuer les feuilles de travail
3 personnes
35
Encadrer les exercices de groupe
6 personnes
36
Distribuer les repas et les boissons
4 personnes
37
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
38
Animer la dernière séance de questions
3 personnes
39
Récupérer le matériel de groupe
3 personnes
40
Rassembler les déchets
4 personnes
41
Accompagner les groupes vers le transport
4 personnes
42
Raccompagner le groupe
6 personnes
43
Signaler le retour des participants
2 personnes
44
Apporter le matériel au stockage
3 personnes

Suivi

45
Réfrigérer les restes
2 personnes
46
Laver la vaisselle réutilisable
2 personnes
47
Nettoyer les glacières
2 personnes
48
Rassembler les feuilles de travail et les exercices
2 personnes
49
Archiver les photos d’excursion en toute sécurité
50
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
51
Évacuer les déchets en tri sélectif
2 personnes
52
Trier les frais et les reçus
53
Envoyer un message de remerciement aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Équipement

Smartphonesqté 6
Batteries externesqté 6
Câbles de rechargeqté 6
Lampes de pocheqté 6

Mobilier

Tabourets pliantsqté 6

Sacs

Sacs à dosqté 6
Glacièresqté 4

Fournitures de bureau

Presse-papiersqté 6
Carnetsqté 45
Stylos à billeqté 50
Crayonsqté 50
Gommesqté 45
Taille-crayonsqté 6
Marqueursqté 12
Papier A4qté 250
Ruban adhésifqté 4
Ciseauxqté 6
Étiquettes nominativesqté 50
Marqueurs résistants à l’eauqté 12

Documents

Cartes d'itinéraireqté 10
Listes de groupesqté 10
Formulaires de contact d'urgenceqté 10
Formulaires de consentementqté 45

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Gilets de sécuritéqté 8
Gel hydroalcooliqueqté 4

Cuisine

Gobelets réutilisablesqté 50
Assiettes réutilisablesqté 50
Couverts réutilisablesqté 50
Porte-serviettesqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 6
Bacs à vaisselleqté 2
Chiffons de nettoyage réutilisablesqté 12

Catering

Courses

Conseils

Commencez par le programme pédagogique et les horaires : prévoyez un objectif clair par activité et gardez une marge d’au moins 15 minutes à chaque changement de lieu.
Ne lancez pas les inscriptions sans demander en même temps les autorisations, les contacts d’urgence et les besoins alimentaires. Fixez une date limite située au moins 7 jours avant le départ.
Attribuez chaque participant à un groupe et chaque groupe à un accompagnateur avant d’envoyer les horaires de départ et de retour. Imprimez une liste par groupe et gardez-en une copie au point de départ.
Préparez les repas individuellement dans les glacières, avec les gobelets, assiettes et couverts réutilisables. Ajoutez une marge de 5 % pour les portions ou changements de dernière minute.
La veille, chargez les smartphones et batteries externes, copiez les cartes d’itinéraire et la liste des contacts, puis contrôlez la météo. Regroupez le matériel par groupe pour éviter une distribution improvisée le matin.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une excursion éducative ?: Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Les réservations de destination et de transport viennent en premier ; les autorisations, inscriptions et besoins alimentaires doivent être finalisés au moins 7 jours avant le départ.
Quand faut-il demander les autorisations pour une sortie scolaire ?: Demandez-les dès l’envoi des invitations, puis fixez une date limite 7 jours avant l’excursion. Faites une relance 3 jours avant et vérifiez qu’aucun participant ne part sans formulaire signé.
Comment répartir les participants en groupes pour une excursion ?: Préparez les groupes après la clôture des inscriptions, au plus tard 5 jours avant le départ. Donnez à chaque accompagnateur une liste imprimée, les contacts d’urgence et une copie de l’itinéraire.
Que préparer la veille d’une excursion éducative ?: Contrôlez la météo et l’itinéraire, chargez les téléphones, préparez les repas dans les glacières et répartissez le matériel par groupe. Gardez les documents, trousses de premiers secours et gilets de sécurité au point de départ.

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