Checklist voor een educatieve excursie organiseren

Een educatieve excursie vraagt meer voorbereiding dan alleen een bestemming en vervoer reserveren. Je legt eerst het doel en programma vast, verwerkt daarna aanmeldingen en toestemmingen en deelt deelnemers met begeleiders in. In de laatste week controleer je route, reistijden en weersverwachting. De dag ervoor maak je materialen per groep klaar, verpak je catering per deelnemer en laad je telefoons en powerbanks op. Zo blijft er bij het vertrekpunt tijd over voor een korte telling en laatste controle.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Excursiedoel en programma vastleggen
2 personen
Bestemming en groepsprogramma reserveren
Vervoer voor de groep reserveren
Deelnemerslijst opstellen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Noodcontacten verzamelen
Toestemmingen controleren
2 personen
Deelnemers indelen in groepen
2 personen
Begeleiders aan groepen koppelen
2 personen
Route en reistijden controleren
Vertrek- en terugkomstinformatie versturen
Educatieve opdrachten voorbereiden
3 personen
Werkbladen printen
Naamstickers en groepslijsten maken
Boodschappen doen
2 personen
Catering per deelnemer verpakken
3 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Materialen per groep samenstellen
3 personen
Routekaarten en contactlijst kopiëren
Telefoons en powerbanks opladen
2 personen
Weersverwachting controleren

Event

Vertrekpunt klaarzetten
3 personen
Materialen naar vertrekpunt brengen
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Naamstickers uitdelen
2 personen
Veiligheidsinstructies geven
2 personen
Groepen naar vervoer begeleiden
4 personen
Groep onderweg begeleiden
6 personen
Deelnemers bij bestemming aanmelden
3 personen
Programma en groepsregels toelichten
3 personen
Educatieve rondleiding begeleiden
6 personen
Werkbladen uitdelen
3 personen
Groepsopdrachten begeleiden
6 personen
Maaltijd en drinken uitdelen
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Laatste vragenronde begeleiden
3 personen
Groepsmateriaal innemen
3 personen
Afval verzamelen
4 personen
Groepen naar vervoer begeleiden
4 personen
Groep terug begeleiden
6 personen
Deelnemers bij terugkomst afmelden
2 personen
Materialen naar opslag brengen
3 personen

Nazorg

Overgebleven eten koelen
2 personen
Herbruikbaar servies afwassen
2 personen
Koelboxen schoonmaken
2 personen
Werkbladen en opdrachten verzamelen
2 personen
Excursiefoto's veilig archiveren
Geleende materialen retourneren
2 personen
Afval gescheiden afvoeren
2 personen
Onkosten en bonnetjes ordenen
Bedankbericht aan deelnemers sturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Apparatuur

Smartphonesaantal 6
Powerbanksaantal 6
Oplaadkabelsaantal 6
Zaklampenaantal 6

Meubilair

Opvouwbare krukjesaantal 6

Tassen

Rugzakkenaantal 6
Koelboxenaantal 4

Kantoorartikelen

Klembordenaantal 6
Notitieboekjesaantal 45
Balpennenaantal 50
Potlodenaantal 50
Gummenaantal 45
Puntenslijpersaantal 6
Markeerstiftenaantal 12
A4-papieraantal 250
Plakbandaantal 4
Scharenaantal 6
Naamstickersaantal 50
Waterbestendige stiftenaantal 12

Documenten

Routekaartenaantal 10
Groepslijstenaantal 10
Noodcontactformulierenaantal 10
Toestemmingsformulierenaantal 45

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Veiligheidshesjesaantal 8
Handdesinfectieaantal 4

Keuken

Herbruikbare bekersaantal 50
Herbruikbare bordenaantal 50
Herbruikbaar bestekaantal 50
Servettenhoudersaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Afwasbakkenaantal 2
Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Plan een vast controlemoment voor de deelnemerslijst, dieetwensen, noodcontacten en toestemmingsformulieren. Zonder die vier gegevens kunnen begeleiders onderweg niet snel controleren wie bij de groep hoort of wie gebeld moet worden.
Maak groepen met een groepslijst en koppel iedere groep vooraf aan een begeleider. Stop routekaarten, educatieve opdrachten, werkbladen en schrijfmateriaal per groep bij elkaar, zodat je op locatie niet meer hoeft te verdelen.
Verstuur vertrek- en terugkomstinformatie zodra route en reistijden gecontroleerd zijn. Zet het exacte vertrekpunt, het verwachte tijdstip van terugkomst en een telefoonnummer voor noodgevallen in hetzelfde bericht.
Verpak catering per deelnemer en houd rekening met verzamelde dieetwensen. Vul koelboxen pas kort voor vertrek, neem herbruikbare bekers, borden en bestek mee en wijs vooraf aan wie ze na afloop verzamelt.
Controleer de dag voor vertrek het weer en laad alle smartphones en powerbanks volledig op. Leg ook EHBO-koffers, veiligheidshesjes, handdesinfectie en eventuele zaklampen bij de materialen voor het vertrekpunt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een educatieve excursie organiseren?: Leg bestemming, groepsprogramma en vervoer bij voorkeur minimaal 6 tot 8 weken vooraf vast. Gebruik de laatste 2 weken voor aanmeldingen, toestemmingen, groepsindeling en materiaalvoorbereiding.
Wanneer moet ik de deelnemerslijst en noodcontacten verzamelen?: Vraag beide gegevens op zodra de uitnodigingen zijn verstuurd en sluit de inschrijving uiterlijk 2 weken voor vertrek. Controleer de definitieve lijst opnieuw 2 tot 3 dagen vooraf, samen met dieetwensen en toestemmingen.
Hoeveel begeleiders heb ik nodig voor een educatieve excursie?: De benodigde bezetting hangt af van de groepsgrootte en de afspraken van de bestemming. Deel deelnemers in vaste groepen in en koppel vóór vertrek aan iedere groep minimaal één verantwoordelijke begeleider.
Wanneer moet ik de excursiematerialen klaarzetten?: Stel materialen per groep uiterlijk de dag voor vertrek samen. Print werkbladen, groepslijsten en routekaarten vooraf, laad telefoons en powerbanks op en breng alles vóór het afgesproken vertrekmoment naar het vertrekpunt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.