Zo organiseer je een e-sporttoernooi zonder technische chaos

Begin niet met uitnodigingen, maar met de technische en organisatorische basis. Leg eerst de game, spelregels, datum, locatie en het toernooiformaat vast. Daarna verwerk je de inschrijvingen en maak je een wedstrijdschema dat past bij het aantal deelnemers en beschikbare gamingstations. Regel apparatuur, netwerk, catering en wedstrijdleiding ruim vooraf. Op de dag zelf draait alles om een getest netwerk, duidelijke registratie en een schema met genoeg ruimte voor vertraging.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Toernooidatum bevestigen
2
Locatie reserveren
3
Game en spelregels bepalen
2 personen
4
Toernooiformaat vastleggen
2 personen
5
Inschrijfformulier maken
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
8
Dieetwensen verzamelen
9
Deelnemerslijst controleren
2 personen
10
Wedstrijdschema maken
2 personen
11
Prijzen en medailles bestellen
12
Catering bestellen
13
Technische apparatuur reserveren
14
Spelinstallaties controleren
2 personen
15
Netwerkplan uitwerken
2 personen
16
Vrijwilligers inroosteren
17
Wedstrijdleiding instrueren
3 personen
18
Deelnemersbrief versturen
19
Boodschappen doen
2 personen
20
Prijzen en materialen ophalen
2 personen
21
Dranken koelen
2 personen
22
Locatie openen
2 personen
23
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
24
Gamingstations plaatsen
4 personen
25
Computers aansluiten
4 personen
26
Netwerk aansluiten
3 personen
27
Spellen en updates installeren
3 personen
28
Technische test uitvoeren
3 personen
29
Wedstrijdkaarten klaarleggen
2 personen
30
Registratietafel inrichten
2 personen
31
Catering en servies klaarzetten
2 personen

Event

32
Deelnemers ontvangen
3 personen
33
Aanwezigheid registreren
2 personen
34
Openingsbriefing geven
2 personen
35
Eerste wedstrijden begeleiden
4 personen
36
Dranken en snacks serveren
2 personen
37
Wedstrijdresultaten verwerken
2 personen
38
Dranken bijvullen
2 personen
39
Technische storingen oplossen
2 personen
40
Tussenstanden publiceren
41
Finales begeleiden
4 personen
42
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
43
Deelnemers uitchecken
2 personen

Nazorg

44
Apparatuur uitschakelen
3 personen
45
Apparatuur demonteren
4 personen
46
Afval verzamelen
3 personen
47
Servies afwassen
2 personen
48
Locatie schoonmaken
4 personen
49
Meubilair terugplaatsen
4 personen
50
Geleende spullen retourneren
2 personen
51
Gevonden voorwerpen registreren
52
Uitslagen publiceren
53
Deelnemers bedanken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 18
Stoelenaantal 40
Registratietafel
Afvalbakkenaantal 6

Apparatuur

Gaming-pc'saantal 16
Gamingmonitorenaantal 16
Gamingtoetsenbordenaantal 16
Gamingmuizenaantal 16
Gamingheadsetsaantal 16
Webcam
Projector
Projectiescherm
Netwerkswitchesaantal 2
Wifi-router
Ethernetkabelsaantal 24
Verlengsnoerenaantal 12
Stekkerdozenaantal 16
Reservecontrollersaantal 4
USB-sticksaantal 4
Printer
Printerpapier

Verlichting

LED-lampenaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 60
Bordenaantal 50
Besteksetsaantal 50
Koffiekopjesaantal 30
Serveerbladenaantal 4

Catering

Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Waterkannenaantal 4
Boodschappen

Decoratie

Toernooibannersaantal 4
Ronde tafelnummersaantal 16
Naamkaartjesaantal 40
Pennenaantal 30

Sportmateriaal

Medaillesaantal 12
Bekersaantal 3
Wedstrijdkaartenaantal 40
Clipboardmappenaantal 4

Tips

Test elk gamingstation minstens één dag vooraf met dezelfde game, accounts en randapparatuur die je tijdens het toernooi gebruikt. Controleer ook headsets, toetsenborden, muizen en reservecontrollers.
Werk het netwerkplan uit voordat je de tafels plaatst. Gebruik ethernetkabels waar mogelijk, label de aansluitingen en neem extra kabels, stekkerdozen en verlengsnoeren mee.
Maak het wedstrijdschema pas definitief nadat de aanmeldingen zijn gecontroleerd. Houd per wedstrijd een buffer van 10 tot 15 minuten aan voor technische problemen, pauzes en uitloop.
Stuur de deelnemersbrief uiterlijk 3 dagen vooraf. Vermeld daarin de starttijd, registratie, spelregels, benodigdheden, route en wat er gebeurt bij te laat komen.
Plan op de toernooidag een aparte registratie- en testperiode van minstens 30 minuten vóór de eerste wedstrijd. Zo ontdek je ontbrekende deelnemers of defecte apparatuur voordat het schema begint.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een e-sporttoernooi organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Reserveer de locatie en technische apparatuur eerst; stuur uitnodigingen pas nadat datum, game en toernooiformaat vaststaan.
Hoeveel tijd moet je rekenen per wedstrijd in een e-sporttoernooi?: Reken naast de verwachte speeltijd 10 tot 15 minuten per wedstrijd voor opstarten, uitslagen en eventuele problemen. Test het format vooraf met een oefenronde, zodat je het schema realistischer maakt.
Wanneer moet je de apparatuur voor een e-sporttoernooi testen?: Doe een volledige test uiterlijk 24 uur vooraf en controleer op de dag zelf opnieuw alle stations. Test daarbij het netwerk, de game-installaties, accounts, audio en de aansluiting van de projector.
Hoe maak je een wedstrijdschema voor een e-sporttoernooi?: Controleer eerst het definitieve aantal deelnemers en gamingstations. Plan daarna wedstrijden in blokken met 10 tot 15 minuten uitloop per ronde en wijs vooraf iemand aan die uitslagen en vertragingen bijhoudt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.