Organiser un tournoi d’e-sport sans mauvaise surprise

Un tournoi d’e-sport se prépare d’abord comme une compétition, puis comme un événement technique. Commence par fixer le jeu, les règles, le format et la date avant d’ouvrir les inscriptions. Le nombre de joueurs déterminera le lieu, les stations de jeu, le planning et la capacité du réseau. Les oublis les plus coûteux concernent généralement les branchements, les tests de connexion, les besoins alimentaires et les prix à récupérer à temps.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date du tournoi
2
Réserver le lieu
3
Définir le jeu et les règles
2 personnes
4
Définir le format du tournoi
2 personnes
5
Créer le formulaire d'inscription
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Traiter les inscriptions
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Vérifier la liste des participants
2 personnes
10
Établir le planning des matchs
2 personnes
11
Commander les prix et médailles
12
Commander le catering
13
Réserver le matériel technique
14
Vérifier les installations de jeu
2 personnes
15
Élaborer un plan de réseau
2 personnes
16
Planifier les bénévoles
17
Informer l'organisation de la compétition
3 personnes
18
Envoyer la lettre aux participants
19
Faire les courses
2 personnes
20
Récupérer les prix et le matériel
2 personnes
21
Refroidir les boissons
2 personnes
22
Ouvrir le lieu
2 personnes
23
Installer les tables et les chaises
4 personnes
24
Installer les stations de jeu
4 personnes
25
Brancher les ordinateurs
4 personnes
26
Connecter le réseau
3 personnes
27
Installer les jeux et les mises à jour
3 personnes
28
Effectuer un test technique
3 personnes
29
Préparer les cartes du match
2 personnes
30
Installer la table d'inscription
2 personnes
31
Mettre en place le traiteur et la vaisselle
2 personnes

Événement

32
Accueillir les participants
3 personnes
33
Enregistrer la présence
2 personnes
34
Donner le briefing d'ouverture
2 personnes
35
Encadrer les premiers matchs
4 personnes
36
Servir les boissons et les snacks
2 personnes
37
Traiter les résultats du concours
2 personnes
38
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
39
Résoudre les pannes techniques
2 personnes
40
Publier les classements intermédiaires
41
Encadrer les finales
4 personnes
42
Assurer la remise des prix
3 personnes
43
Faire le check-out des participants
2 personnes

Suivi

44
Éteindre l’équipement
3 personnes
45
Démonter l’équipement
4 personnes
46
Rassembler les déchets
3 personnes
47
Faire la vaisselle
2 personnes
48
Nettoyer le lieu
4 personnes
49
Remettre le mobilier en place
4 personnes
50
Rendre les articles empruntés
2 personnes
51
Enregistrer les objets trouvés
52
Publier les résultats
53
Remercier les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 18
Chaisesqté 40
Table d'inscription
Poubellesqté 6

Équipement

PC gamingqté 16
Écrans gamingqté 16
Claviers gamingqté 16
Souris gamingqté 16
Casques gamingqté 16
Webcam
Projecteur
Écran de projection
Switches réseauqté 2
Routeur wifi
Câbles Ethernetqté 24
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 16
Contrôleurs de réservationqté 4
Clés USBqté 4
Imprimante
Papier pour imprimante

Éclairage

Lampes LEDqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 60
Assiettesqté 50
Couvertsqté 50
Tasses à caféqté 30
Plateaux de serviceqté 4

Catering

Glacièresqté 4
Thermosqté 4
Carafes d’eauqté 4
Courses

Décoration

Bannières du tournoiqté 4
Numéros de tables rondesqté 16
Badges nominatifsqté 40
Stylosqté 30

Matériel de sport

Médaillesqté 12
Gobeletsqté 3
Cartes de matchqté 40
Chemises à pinceqté 4

Conseils

Fixe le format avant de créer le formulaire d’inscription : précise le nombre de joueurs ou d’équipes, les phases de poules ou à élimination directe, les règles et l’heure de convocation. Sans ces informations, tu devras corriger les inscriptions une par une.
Teste toutes les stations de jeu au moins la veille. Vérifie les PC, écrans, claviers, souris, casques, contrôleurs, comptes de jeu et câbles Ethernet, puis étiquette chaque poste pour accélérer l’installation le jour J.
Établis le plan réseau avant d’arriver sur place : identifie les ports des switches, la liaison vers le routeur et la longueur des câbles nécessaires. Prévois aussi les multiprises et rallonges, car les prises disponibles sont rarement réparties près des tables.
Construis le planning des matchs à partir du nombre réel d’inscrits, puis garde une marge de 10 à 15 minutes par série pour les retards, les changements de poste et les incidents techniques. Envoie la convocation finale après la vérification de la liste des participants.
Ne laisse pas le catering et les récompenses pour le dernier jour. Confirme les besoins alimentaires avant la commande, refroidis les boissons avant l’ouverture et récupère prix, médailles et matériel assez tôt pour pouvoir remplacer un élément manquant.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un tournoi d’e-sport ?: Prévois au minimum 4 à 6 semaines pour réserver le lieu, définir les règles, ouvrir les inscriptions, commander les récompenses et réserver le matériel technique. Ajoute une répétition technique la veille du tournoi.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions à un tournoi d’e-sport ?: Ouvre-les environ 3 semaines avant l’événement si le format est simple, et 4 à 6 semaines avant si tu attends beaucoup d’équipes. Ferme les inscriptions quelques jours avant pour établir le planning définitif et vérifier les besoins alimentaires.
Combien de stations de jeu faut-il prévoir ?: Prévois une station par joueur pour un tournoi individuel, ou une station par équipe si le jeu se joue en équipe sur un même poste. Ajoute au moins 1 station de secours lorsque le budget et l’espace le permettent, afin de remplacer rapidement un poste défaillant.
Quand tester le réseau et les ordinateurs ?: Fais un premier test complet au moins 24 heures avant l’ouverture, puis contrôle les branchements et les connexions une dernière fois le matin du tournoi. Vérifie chaque poste dans l’ordre du planning pour éviter de découvrir un problème pendant un match.

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