Zo organiseer je een e-choppertocht zonder verrassingen

Begin met het aantal deelnemers en reserveer daarna de e-choppers, helmen en eventuele extra veiligheidsmaterialen. Leg vervolgens de route vast, controleer verkeersveiligheid en regel een pauzeplek en diner die bij het tijdschema passen. Verzamel dieetwensen en deelnemersgegevens vóór je de reserveringen definitief maakt. Plan ook vooraf wat je doet bij regen, lege accu’s of pech, zodat de tocht op de dag zelf niet stilvalt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Gastenlijst samenstellen
2
Uitnodigingen versturen
3
E-choppers reserveren
4
Dinerreservering maken
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Route uitstippelen
8
Route op verkeersveiligheid controleren
2 personen
9
Pauzeplek reserveren
10
Deelnemerslijst definitief maken
11
Deelnemersgegevens verzamelen
12
Route naar deelnemers sturen
13
Weersverwachting controleren
14
Slechtweerplan bevestigen
15
E-chopperreservering bevestigen
16
Diner en dieetwensen bevestigen
17
Boodschappenlijst controleren
18
Boodschappen doen
2 personen
19
Routekaarten printen
20
Noodnummers bundelen
21
Materialen verzamelen
2 personen
22
Bederfelijke boodschappen koelen
23
Powerbanks opladen
24
Deelnemers herinneren

Event

25
Startlocatie klaarzetten
3 personen
26
E-choppers en helmen controleren
2 personen
27
E-choppers opladen
2 personen
28
Tafels en stoelen opstellen
2 personen
29
Welkomsttafel inrichten
2 personen
30
Dranken koud zetten
2 personen
31
Hapjes voorbereiden
2 personen
32
Deelnemers ontvangen
3 personen
33
Aanwezigheid registreren
34
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
35
Veiligheidsinstructie geven
2 personen
36
Helmen uitdelen
2 personen
37
Routekaarten uitdelen
38
Vertrek begeleiden
2 personen
39
Pauzedranken serveren
2 personen
40
Snacks aanvullen
41
Aankomst begeleiden
2 personen
42
E-choppers innemen
2 personen
43
Diner begeleiden
2 personen
44
Dranken bijvullen
45
Late snacks serveren

Nazorg

46
Helmen en materialen verzamelen
2 personen
47
Afval sorteren
2 personen
48
Servies afwassen
2 personen
49
Tafels en stoelen opruimen
2 personen
50
Startlocatie schoonmaken
2 personen
51
Materialen terugbrengen
2 personen
52
E-choppers retourneren
2 personen
53
Overgebleven boodschappen opbergen
54
Gevonden voorwerpen terugbrengen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Sportmateriaal

E-choppersaantal 12
Helmenaantal 12
Reflecterende hesjesaantal 4
Routekaartenaantal 15
Waterdichte telefoonhoesjesaantal 12
Regenponcho'saantal 12
Fietsslotenaantal 12
Reparatiesetsaantal 2

Apparatuur

Powerbanksaantal 4
Oplaadkabelsaantal 6
Verlengkabelsaantal 2
Stekkerdozenaantal 2

Meubilair

Klaptafelsaantal 3
Klapstoelenaantal 14
Kleedjesaantal 4
Koelboxenaantal 3

Servies

Herbruikbare bekersaantal 30
Bordenaantal 20
Besteksetsaantal 20
Wijnglazenaantal 15
Serveerschalenaantal 6
Serveertangenaantal 4

Keuken

Thermoskannenaantal 3
Snijplankenaantal 2
Keukenmessenaantal 3
Koelelementenaantal 12
Flessenopenersaantal 3
Kurkentrekkersaantal 2

Verlichting

LED-lantaarnsaantal 4
Lichtsnoerenaantal 3

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 3
Handzeepaantal 2
Desinfecterende handgelaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 10
Afwasborstelsaantal 2
Toilettassenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de e-choppers zodra je een eerste gastenlijst hebt. Houd de aanmeldingen bij en maak de deelnemerslijst uiterlijk enkele dagen voor vertrek definitief, zodat je het juiste aantal voertuigen en helmen bevestigt.
Plan de route niet alleen op afstand. Controleer kruisingen, drukke wegen en geschikte pauzeplekken; stuur de route daarna naar alle deelnemers en neem ook geprinte routekaarten mee.
Leg het diner vast nadat je het programma hebt getimed. Geef dieetwensen gebundeld door en bevestig reservering en menu opnieuw voordat je vertrekt, vooral als de groep groter is dan 10 personen.
Controleer het weer uiterlijk de avond ervoor en bevestig een slechtweerplan. Leg regenponcho’s, waterdichte telefoonhoesjes en eventueel extra warme kleding klaar in plaats van pas bij vertrek te improviseren.
Maak de startlocatie praktisch: laad powerbanks op, verzamel oplaadkabels, noodnummers en reparatiesets en zet water klaar. Reken op minimaal 15 minuten voor uitleg over helmen, verkeersregels, route en pechprocedure.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik e-choppers reserveren?: Reserveer bij voorkeur 2 tot 4 weken vooraf, zeker voor een weekend of groep vanaf 10 personen. Bevestig het definitieve aantal deelnemers enkele dagen voor vertrek en controleer dan ook de reservering opnieuw.
Hoeveel kilometer moet een route voor een e-choppertocht zijn?: Plan een route die past binnen de afgesproken accuduur en houd tijd over voor pauzes en uitleg. Neem voor een tocht van ongeveer 3 uur bijvoorbeeld 1 langere pauze van 20 tot 30 minuten op en controleer vooraf alle drukke of onveilige wegdelen.
Wat doe je bij regen tijdens een e-choppertocht?: Maak uiterlijk de avond ervoor een alternatief: verplaatsen, inkorten of annuleren volgens de voorwaarden van de verhuurder. Controleer de weersverwachting opnieuw 2 tot 3 uur voor vertrek en leg regenponcho’s en waterdichte telefoonhoesjes klaar.
Hoeveel tijd moet ik rekenen voor de start van een e-choppertocht?: Plan minimaal 15 minuten voor ontvangst, helmkeuze en veiligheidsuitleg, en 10 minuten extra als deelnemers formulieren moeten invullen. Laat de groep daarom minstens 30 minuten vóór het geplande vertrek aanwezig zijn.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.