Zo organiseer je een duinfietstocht zonder losse eindjes

Een duinfietstocht organiseren begint niet bij de boodschappen, maar bij de route, locaties en deelnemers. Leg eerst datum, start- en finishplek en een haalbare route vast. Daarna regel je inschrijvingen, routecommunicatie en een plan voor pech of slecht weer. Op de dag zelf draait alles om duidelijke bewegwijzering, een snel registratiemoment en een rustpunt waar eten, drinken en kleine fietsreparaties klaarstaan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en route vastleggen
2 personen
2
Start- en finishlocatie reserveren
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen verwerken
2 personen
5
Dieetwensen verzamelen
6
Route online delen
7
Route en rustpunten controleren
2 personen
8
Alternatieve route bepalen
2 personen
9
Weersverwachting controleren
10
Deelnemerslijst afdrukken
11
Routebestanden klaarzetten
12
Boodschappen doen
3 personen
13
Fietsen en reparatiesets controleren
2 personen
14
Dranken koud zetten
2 personen
15
Hapjes voorbereiden
3 personen
16
Startpakket samenstellen
2 personen
17
Routeborden sorteren
2 personen
18
Materialen naar locatie brengen
3 personen
19
Tafels en tenten opstellen
4 personen
20
Fietsenstalling inrichten
2 personen
21
Routeborden plaatsen
4 personen
22
Rustpunt inrichten
3 personen
23
Koffie en thee klaarmaken
2 personen
24
Registratietafel klaarzetten
2 personen
25
Reparatiepunt klaarzetten
2 personen

Event

26
Deelnemers ontvangen
3 personen
27
Startinstructie geven
2 personen
28
Deelnemers groepsgewijs laten starten
3 personen
29
Rustpunt bemannen
3 personen
30
Dranken bijvullen
2 personen
31
Fietsreparaties uitvoeren
2 personen
32
Achterblijvers telefonisch begeleiden
33
Binnenkomende deelnemers registreren
2 personen
34
Hapjes en broodjes serveren
3 personen
35
Koffie en thee bijvullen
2 personen
36
Verlichting aanzetten
37
Laatste deelnemers afmelden
2 personen

Nazorg

38
Routeborden ophalen
3 personen
39
Meubilair en tenten afbreken
4 personen
40
Afval verzamelen en scheiden
3 personen
41
Servies afwassen
3 personen
42
Locatie schoonmaken
3 personen
43
Materialen terugbrengen
3 personen
44
Geleende materialen retourneren
2 personen
45
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
46
Gevonden voorwerpen registreren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Stoelenaantal 16
Fietsenrekkenaantal 4
Afvalbakkenaantal 6

Sportmateriaal

Routebordenaantal 30
Richtingspijlenaantal 24
Verkeerskegelsaantal 12
Fietspompaantal 2
Fietsreparatiesetsaantal 4
Reservebinnenbandenaantal 12
Bandenlichtersaantal 6
Multitoolsaantal 6
Kettingolieaantal 2
Reflectiehesjesaantal 12

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 3
Reddingsdekensaantal 10
Zaklampenaantal 8
Fluitjesaantal 6

Apparatuur

Portofoonsaantal 6
Batterijspeakersaantal 2
Powerbanksaantal 6
Oplaadkabelsaantal 8
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 3
Tabletsaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Schenkkanenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Waterdispensersaantal 3
Serveerschalenaantal 8
Snijplankenaantal 2
Keukenmessenaantal 4
Serveerbestekaantal 6
Koelboxenaantal 4

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Bezemsetsaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 12
Afwasteilenaantal 6

Verlichting

LED-lantaarnsaantal 8
Hoofdlampenaantal 10

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de routecontrole uiterlijk één week vooraf en bepaal dan ook een alternatieve route. Controleer niet alleen afstand en rustpunten, maar ook smalle passages, onverharde stukken en plekken waar routeborden of richtingspijlen nodig zijn.
Sluit de deelnemerslijst twee tot drie dagen voor vertrek. Print één actuele lijst voor de registratietafel en zet routebestanden vooraf op de gebruikte tablets of telefoons; zo hoef je niet bij de start nog gegevens uit te zoeken.
Maak het rustpunt minstens 60 minuten voor de eerste aankomst klaar. Zet partytenten en klaptafels op, plaats afvalbakken en schenkkanen en houd herbruikbare bekers, borden en bestek binnen handbereik.
Richt een klein reparatiepunt in bij de start of het rustpunt. Leg een fietspomp, multitools, bandenlichters, reservebinnenbanden, kettingolie en fietsreparatiesets samen op één tafel, zodat pech niet tot zoeken leidt.
Controleer de weersverwachting opnieuw op de avond ervoor en op de ochtend zelf. Leg bij wisselvallig weer tenten, reflectiehesjes, zaklampen, fluitjes, EHBO-koffers en reddingsdekens klaar en test portofoons, powerbanks en oplaadkabels.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een duinfietstocht organiseren?: Leg datum, route en start- en finishlocatie bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen daarna direct, zodat je dieetwensen en het verwachte aantal deelnemers uiterlijk 1 week voor de tocht kunt verzamelen.
Hoeveel tijd heb je nodig om een duinfietstocht op te bouwen?: Plan minimaal 2 uur op locatie voor materialen brengen, tenten en tafels opstellen, fietsenrekken plaatsen, routeborden zetten en registratie en reparatiepunt klaarzetten. Kom bij een onbekende locatie 30 minuten eerder om de aanrijroute en stroompunten te controleren.
Wat regel je voor pech tijdens een duinfietstocht?: Zet op minstens één vast rustpunt een fietspomp, reparatiesets, multitools, bandenlichters en reservebinnenbanden klaar. Spreek vooraf af wie het reparatiepunt bemant en noteer een telefoonnummer voor deelnemers die niet verder kunnen.
Hoeveel drinken en hapjes heb je nodig voor een duinfietstocht?: Reken voor het rustpunt op 2 tot 3 drankjes per deelnemer voor het eerste uur en vul aan voor de resterende fietstijd. Koop voor iedere deelnemer ten minste één hartig en één zoet hapje, plus extra voor onverwachte aanmeldingen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.