Zo organiseer je een duikfestival

Begin niet met de catering, maar met de waterlocatie en de veiligheid. Bevestig eerst datum, locatie, vergunningen en duikvoorwaarden. Werk daarna het programma uit met duiken, demonstraties en begeleiding, en open pas dan de aanmeldingen. Plan in de laatste week een volledige controle van duikpakken, flessen, trimvesten, duikautomaten en veiligheidsmateriaal. Zo voorkom je dat deelnemers op de dag zelf wachten op ontbrekende uitrusting of onduidelijke instructies.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2 personen
2
Waterlocatie inspecteren
3 personen
3
Veiligheidsplan opstellen
2 personen
4
Duikprogramma samenstellen
2 personen
5
Demonstraties vastleggen
2 personen
6
Reserveringen maken
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Aanmeldformulier openen
9
Duikvoorwaarden communiceren
10
Aanmeldingen verwerken
2 personen
11
Dieetwensen verzamelen
12
Vrijwilligers indelen
2 personen
13
Duikbegeleiders bevestigen
14
Leveringen afspreken
15
Vergunningen controleren
2 personen
16
Weersverwachting controleren
17
Deelnemerslijst afdrukken
18
Polsbandjes sorteren
2 personen
19
Boodschappen doen
3 personen
20
Duikuitrusting controleren
3 personen
21
Duikflessen controleren
2 personen
22
Zuurstofset controleren
2 personen
23
Materialen per post sorteren
3 personen
24
Hapjes voorbereiden
3 personen
25
Dranken koud zetten
2 personen
26
Routeborden voorbereiden
2 personen
27
Terrein afzetten
4 personen
28
Partytenten opbouwen
4 personen
29
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
30
Inschrijfbalie inrichten
2 personen
31
Cateringpunt inrichten
3 personen
32
Duikmateriaal klaarleggen
4 personen
33
Veiligheidsboeien uitzetten
3 personen
34
Onderwaterparcours plaatsen
4 personen
35
Verlichting ophangen
3 personen
36
Geluidsinstallatie testen
2 personen
37
Briefing voor medewerkers geven
3 personen

Event

38
Aanmeldbalie openen
3 personen
39
Bezoekers verwelkomen
4 personen
40
Deelnemers registreren
3 personen
41
Duikbriefing verzorgen
2 personen
42
Materiaaluitgifte begeleiden
3 personen
43
Proefduiken begeleiden
5 personen
44
Duikdemonstratie uitvoeren
4 personen
45
Onderwaterfotografie demonstreren
3 personen
46
Duikquiz begeleiden
2 personen
47
Duikverhalen presenteren
2 personen
48
Hapjes serveren
3 personen
49
Barbecue voorbereiden
3 personen
50
Barbecue serveren
4 personen
51
Dranken bijvullen
2 personen
52
Koffie en thee bijvullen
2 personen
53
Muziek verzorgen
54
Lichtshow bedienen
55
Veiligheidstoezicht uitvoeren
3 personen
56
Afvalbakken legen
2 personen
57
Laatste bezoekers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

58
Duikmateriaal innemen
4 personen
59
Duikflessen verzamelen
2 personen
60
Terrein opruimen
5 personen
61
Partytenten afbreken
4 personen
62
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
63
Servies afwassen
3 personen
64
Afval verzamelen
3 personen
65
Locatie schoonmaken
4 personen
66
Uitrusting reinigen
3 personen
67
Uitrusting laten drogen
2 personen
68
Materialen inventariseren
2 personen
69
Geleende spullen retourneren
2 personen
70
Borgmaterialen controleren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 80
Barkrukkenaantal 8
Statafelsaantal 6
Tafelkleedjesaantal 10

Sportmateriaal

Duikpakkenaantal 20
Duikmaskersaantal 24
Snorkelsaantal 20
Duikvinnenaantal 24
Trimvestenaantal 20
Duikautomatenaantal 20
Duikflessenaantal 24
Loodgordelsaantal 20
Loodblokkenaantal 240
Duikcomputersaantal 12
Duiklampenaantal 12
Onderwaterleidlijnenaantal 4
Veiligheidsboeienaantal 8
Oppervlaktemarkeringsboeienaantal 6
Onderwaterobjectenaantal 12
Onderwatercamera'saantal 3
Waterdichte schrijfplatenaantal 6
Reddingsboeienaantal 4
Werplijnenaantal 4
Waterschoenenaantal 20

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Mobiele zuurstofset
EHBO-koffersaantal 2
Zaklampenaantal 6

Verlichting

Lichtslingersaantal 8
LED-schijnwerpersaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 6

Decoratie

Routebordenaantal 12
Informatiebannersaantal 6
Pijlbordenaantal 10
Polsbandjesaantal 120
Naamkaartjesaantal 120
Tafeldecoratieaantal 10

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Koffiekopjesaantal 80
Schenk kannenaantal 8

Keuken

Koelboxenaantal 6
Warmhoudbakkenaantal 4
Barbecuesaantal 2
Serveerschalenaantal 12
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Tangenaantal 6
Thermoskannenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Afvalgrijpersaantal 4
Emmersaantal 6
Sponzenaantal 12
Afwasborstelsaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Inspecteer de waterlocatie uiterlijk 4 tot 6 weken vooraf. Noteer instap- en uitstappunten, bereikbaarheid voor hulpdiensten, zicht, stroming en plaatsen voor veiligheidsboeien en onderwaterleidlijnen.
Stel het veiligheidsplan op voordat je het programma publiceert. Wijs per duik een begeleider aan, leg de positie van reddingsboeien en werplijnen vast en controleer of de zuurstofset direct bereikbaar is.
Open de aanmeldingen pas wanneer duikvoorwaarden, tijdvakken en benodigde uitrusting duidelijk zijn. Vraag per deelnemer minimaal naam, ervaring, dieetwensen en eventuele eigen duikuitrusting uit.
Plan de materiaalcontrole in twee rondes: een eerste controle 7 dagen vooraf en een laatste controle op de ochtend zelf. Test vooral duikflessen, duikautomaten, trimvesten, duikcomputers en communicatieapparatuur.
Maak voor de opbouw een tijdschema met minimaal 90 minuten reserve. Zet partytenten, tafels en geluidsapparatuur eerst klaar; sorteer daarna polsbandjes, deelnemerslijsten en materialen per duikgroep.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een duikfestival organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Dan heb je tijd om de waterlocatie te inspecteren, vergunningen te controleren, duikbegeleiders te bevestigen en deelnemers aan te melden. Plan de definitieve weers- en veiligheidscontrole in de laatste 48 uur.
Hoeveel duikbegeleiders heb je nodig voor een duikfestival?: Dat hangt af van het aantal deelnemers, hun ervaring en de lokale veiligheidsregels. Maak uiterlijk 4 weken vooraf per duikgroep een indeling en bevestig per groep minstens één verantwoordelijke begeleider; neem extra capaciteit op voor demonstraties en onverwachte uitval.
Wanneer controleer je de duikuitrusting voor een duikfestival?: Controleer alle uitrusting 7 dagen vooraf en herhaal de controle op de dag zelf. Kijk onder meer naar duikpakken, maskers, vinnen, trimvesten, automaten, flessen, loodsystemen en duikcomputers. Reserveer ontbrekende of afgekeurde onderdelen direct, niet tijdens de opbouw.
Wat moet je een week voor een duikfestival regelen?: Verwerk de aanmeldingen, verzamel dieetwensen, bevestig vrijwilligers en begeleiders en spreek leveringen af. Controleer ook het duikprogramma en de veiligheidsinstructies, sorteer materialen per groep en druk de deelnemerslijst uiterlijk de dag ervoor af.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.