Organiser un festival de plongée sans rien laisser au hasard

Un festival de plongée se prépare d’abord sur le terrain, puis autour des inscriptions et de la sécurité. Commencez par confirmer le site aquatique, vérifier les autorisations et construire un programme réaliste selon les niveaux des participants. Prévoyez ensuite l’encadrement, le matériel, les livraisons et l’accueil. Les oublis les plus coûteux concernent souvent le plan d’urgence, les bouteilles, l’oxygène, les bracelets et les besoins alimentaires signalés trop tard.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2 personnes
2
Inspecter le site aquatique
3 personnes
3
Élaborer le plan de sécurité
2 personnes
4
Établir le programme de plongée
2 personnes
5
Documenter les démonstrations
2 personnes
6
Faire les réservations
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Ouvrir le formulaire d’inscription
9
Communiquer les conditions de plongée
10
Traiter les inscriptions
2 personnes
11
Recueillir les besoins alimentaires
12
Répartir les bénévoles
2 personnes
13
Confirmer les encadrants de plongée
14
Planifier les livraisons
15
Vérifier les autorisations
2 personnes
16
Vérifier les prévisions météo
17
Imprimer la liste des participants
18
Trier les bracelets
2 personnes
19
Faire les courses
3 personnes
20
Vérifier le matériel de plongée
3 personnes
21
Vérifier les bouteilles de plongée
2 personnes
22
Vérifier le kit d’oxygène
2 personnes
23
Trier les matériaux par courrier
3 personnes
24
Préparer les en-cas
3 personnes
25
Mettre les boissons au frais
2 personnes
26
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
27
Balisage du site
4 personnes
28
Monter les tentes de réception
4 personnes
29
Installer les tables et les chaises
4 personnes
30
Installer le bureau d'inscription
2 personnes
31
Aménager le point de restauration
3 personnes
32
Préparer le matériel de plongée
4 personnes
33
Déployer les bouées de sécurité
3 personnes
34
Installer le parcours sous-marin
4 personnes
35
Installer l'éclairage
3 personnes
36
Tester le système de sonorisation
2 personnes
37
Donner le briefing aux collaborateurs
3 personnes

Événement

38
Ouvrir le comptoir d'accueil
3 personnes
39
Accueillir les visiteurs
4 personnes
40
Enregistrer les participants
3 personnes
41
Animer le briefing de plongée
2 personnes
42
Accompagner la distribution du matériel
3 personnes
43
Encadrer les baptêmes de plongée
5 personnes
44
Réaliser la démonstration de plongée
4 personnes
45
Faire une démonstration de photographie sous-marine
3 personnes
46
Animer le quiz de plongée
2 personnes
47
Présenter des récits de plongée
2 personnes
48
Servir des amuse-bouches
3 personnes
49
Préparer le barbecue
3 personnes
50
Servir le barbecue
4 personnes
51
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
52
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
53
Fournir la musique
54
Gérer le spectacle lumineux
55
Assurer la surveillance de sécurité
3 personnes
56
Vider les poubelles
2 personnes
57
Accompagner les derniers visiteurs
3 personnes

Suivi

58
Récupérer le matériel de plongée
4 personnes
59
Rassembler les bouteilles de plongée
2 personnes
60
Ranger le site
5 personnes
61
Démonter les tentes de fête
4 personnes
62
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
63
Faire la vaisselle
3 personnes
64
Rassembler les déchets
3 personnes
65
Nettoyer le lieu
4 personnes
66
Nettoyer l’équipement
3 personnes
67
Faire sécher l’équipement
2 personnes
68
Inventorier le matériel
2 personnes
69
Rendre les articles empruntés
2 personnes
70
Vérifier le matériel de caution

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 80
Tabourets de barqté 8
Tables hautesqté 6
Nappesqté 10

Matériel de sport

Combinaisons de plongéeqté 20
Masques de plongéeqté 24
Masques de plongéeqté 20
Palmesqté 24
Gilets de plongéeqté 20
Détendeurs de plongéeqté 20
Bouteilles de plongéeqté 24
Ceintures de plombqté 20
Blocs de plombqté 240
Ordinateurs de plongéeqté 12
Lampes de plongéeqté 12
Lignes de guidage sous-marinesqté 4
Bouées de sécuritéqté 8
Bouées de balisage de surfaceqté 6
Objets sous-marinsqté 12
Caméras sous-marinesqté 3
Planchettes d’écriture imperméablesqté 6
Bouées de sauvetageqté 4
Lignes de lancerqté 4
Chaussures d’eauqté 20

Équipement

Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Kit d’oxygène portable
Trousses de premiers secoursqté 2
Lampes de pocheqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Projecteurs LEDqté 6
Lampes à pilesqté 6

Décoration

Panneaux de directionqté 12
Bannières d’informationqté 6
Panneaux indicateursqté 10
Braceletsqté 120
Badges nominatifsqté 120
Décoration de tableqté 10

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Tasses à caféqté 80
Pichets de serviceqté 8

Cuisine

Glacièresqté 6
Bacs de maintien au chaudqté 4
Barbecuesqté 2
Plateaux de serviceqté 12
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Pincesqté 6
Thermosqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 10
Pinces à déchetsqté 4
Seauxqté 6
Épongesqté 12
Brosses à vaisselleqté 4

Catering

Courses

Conseils

Inspectez le site aquatique avant d’ouvrir les inscriptions : accès à l’eau, zones de mise à l’eau, profondeur, visibilité, courant et emplacement du poste de secours doivent être documentés.
Construisez le programme par groupes et créneaux, en gardant une marge entre deux plongées pour les briefings, les contrôles et les retards. Un planning trop serré devient vite ingérable dès la première météo défavorable.
Demandez dès l’inscription le niveau, l’expérience récente, les besoins alimentaires et les conditions particulières. Fermez les modifications plusieurs jours avant l’événement afin de répartir correctement les encadrants et le matériel.
Vérifiez séparément les combinaisons, masques, palmes, gilets, détendeurs, bouteilles, plombs et ordinateurs de plongée. Contrôlez aussi le kit d’oxygène et les bouées de sécurité avant l’arrivée des participants, pas le matin même.
Préparez l’accueil la veille : liste imprimée, bracelets triés, boissons au frais, encas prêts et matériel réparti par zone. Gardez les prévisions météo sous surveillance jusqu’au départ et définissez à l’avance le seuil qui impose une modification du programme.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival de plongée ?: Prévoyez au minimum 8 à 12 semaines pour confirmer le site, les autorisations, les encadrants et les réservations. Ouvrez les inscriptions dès que les conditions de plongée et le programme provisoire sont suffisamment clairs.
Quand faut-il vérifier la météo pour un festival de plongée ?: Consultez les prévisions une première fois 7 jours avant, puis chaque jour pendant les 72 heures précédant l’événement. Faites une dernière vérification le matin même avant de confirmer les créneaux de plongée.
Combien d’encadrants prévoir pour un festival de plongée ?: Le nombre dépend du niveau, du site et des règles applicables, mais chaque groupe doit avoir un encadrement confirmé avant l’ouverture des inscriptions. Établissez la répartition au moins 7 jours à l’avance et gardez une personne disponible pour les imprévus.
Quand préparer le matériel de plongée ?: Faites l’inventaire complet 3 à 7 jours avant, puis un contrôle visuel et fonctionnel la veille. Les bouteilles, le kit d’oxygène, les bouées, les lignes de guidage et le matériel de secours ne doivent pas être vérifiés pour la première fois le jour du festival.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.