Zo organiseer je een drumsworkshop zonder gedoe

Begin niet met de boodschappen, maar met de ruimte, docent en groepsgrootte. Die drie bepalen hoeveel drumkits, stoelen, oefenpads en geluidsapparatuur je nodig hebt. Leg daarna het programma en de aanmeldprocedure vast, zodat je dieetwensen en betalingen op tijd kunt verwerken. Op de dag zelf draait alles om een snelle ontvangst, goed geteste apparatuur en een opstelling waarin deelnemers direct kunnen spelen. Met deze volgorde voorkom je vooral last-minute werk aan drumonderdelen, kabels en koffie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Ruimte reserveren
2
Docent bevestigen
3
Programma vastleggen
2 personen
4
Uitnodigingen versturen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Deelnemerslijst bijhouden
7
Dieetwensen verzamelen
8
Betalingen controleren
9
Deelnemersinformatie versturen
10
Drumonderdelen inventariseren
2 personen
11
Apparatuur testen
2 personen
12
Boodschappen doen
2 personen
13
Dranken koelen
14
Locatie openen
2 personen
15
Ruimte ventileren
16
Tafels opstellen
2 personen
17
Stoelen klaarzetten
2 personen
18
Drumkits opbouwen
3 personen
19
Oefenpads klaarleggen
2 personen
20
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
21
Registratietafel inrichten
22
Koffie en thee klaarmaken
2 personen
23
Hapjes klaarzetten
2 personen
24
Instructiemateriaal klaarleggen

Event

25
Ontvangst deelnemers
3 personen
26
Workshop introduceren
2 personen
27
Basistechnieken demonstreren
2 personen
28
Oefenronde begeleiden
3 personen
29
Dranken bijvullen
2 personen
30
Pauzehapjes serveren
2 personen
31
Ritmeoefeningen begeleiden
3 personen
32
Buffet serveren
3 personen
33
Samenspel begeleiden
3 personen
34
Afsluitende demonstratie geven
2 personen
35
Deelnemers uitchecken
2 personen

Nazorg

36
Drumkits afbreken
3 personen
37
Apparatuur uitschakelen
2 personen
38
Servies afwassen
2 personen
39
Afval verzamelen
2 personen
40
Ruimte schoonmaken
3 personen
41
Meubilair terugplaatsen
2 personen
42
Sleutels inleveren
43
Materialen retourneren
2 personen
44
Gevonden voorwerpen controleren
45
Deelnemersbedankje versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 36
Tafelsaantal 6
Registratietafel
Buffettafelaantal 2
Krukkenaantal 4

Apparatuur

Drumkitsaantal 10
Oefenpadsaantal 20
Snaredrumsaantal 10
Cajonsaantal 6
Drumstokkenaantal 36
Muziekstandaardsaantal 12
Microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 4
Speakersaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Gaffer tapeaantal 3

Servies

Glazenaantal 40
Koffiekopjesaantal 36
Bordenaantal 40
Besteksetsaantal 40
Serveerbladenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 3
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 2
Keukenmessenaantal 2

Decoratie

Naamkaartjeshoudersaantal 36
Pijlbordjesaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de ruimte en bevestig de docent voordat je uitnodigingen verstuurt. Plan de workshop zo dat je minstens 60 minuten hebt voor openen, ventileren, tafels en stoelen klaarzetten en de drumkits opbouwen.
Maak uiterlijk 7 dagen vooraf de deelnemerslijst definitief. Gebruik die lijst om het aantal drumkits, oefenpads, drumstokken, stoelen en naamkaartjes te controleren; noteer dieetwensen en openstaande betalingen apart.
Test microfoons, microfoonstatieven, speakers, het mengpaneel en alle verlengkabels minstens 1 dag van tevoren. Leg stekkerdozen en gaffer tape klaar, zodat je op locatie geen kabels over looproutes hoeft te laten liggen.
Zet de registratietafel bij de ingang en richt de buffettafel buiten de speelzone in. Leg instructiemateriaal vooraf klaar en houd koffie, thee, water en hapjes gescheiden van drumstokken en andere apparatuur.
Plan de ontvangst 15 tot 30 minuten vóór de start van het programma. Laat deelnemers eerst registreren en hun plek vinden; begin pas met de workshop nadat je hebt gecontroleerd of alle drumkits, snaredrums, cajons en oefenpads bruikbaar zijn.

Veelgestelde vragen

Hoeveel tijd heb je nodig om een drumsworkshop op te bouwen?: Reken op minimaal 60 minuten voor het openen en ventileren van de ruimte, de zaalopstelling en het opbouwen van de drumkits. Voeg 15 tot 30 minuten toe als je ook speakers, microfoons en een mengpaneel aansluit en test.
Hoeveel drumkits heb je nodig voor een drumsworkshop?: Gebruik als uitgangspunt één speelplek per deelnemer als iedereen tegelijk oefent. Bij een groep van 12 deelnemers heb je dus 12 drumkits of een combinatie van drumkits, snaredrums en cajons nodig; leg vooraf vast wanneer deelnemers rouleren.
Wanneer verstuur je de deelnemersinformatie voor een drumsworkshop?: Stuur de praktische informatie uiterlijk 3 tot 5 dagen voor de workshop. Vermeld de aanvangstijd, route, registratie, kledingadvies, eventuele benodigdheden en het tijdstip waarop deelnemers aanwezig moeten zijn.
Wanneer controleer je de apparatuur voor een drumsworkshop?: Doe een volledige inventarisatie en test minstens 1 dag vooraf. Controleer op de dag zelf nogmaals drumstokken, kabels, stekkerdozen, microfoons en speakers voordat de ontvangst begint.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.