Zo organiseer je een dropping die onderweg niet vastloopt

Een dropping staat of valt met de route, de veiligheid en de voorbereiding buiten het zicht van de deelnemers. Leg eerst datum, deelnemers, vervoer, start- en eindlocatie vast. Daarna werk je de droppunten, routes en opdrachten uit en maak je per team een compleet routepakket. Controleer vóór vertrek kruisingen, alternatieve routes en het weer. Regel ook dieetwensen, noodcontacten, communicatie en eten op tijd; juist die onderdelen worden bij een dropping vaak te laat geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en deelnemers vastleggen
2 personen
2
Uitnodigingen versturen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Noodcontacten verzamelen
6
Deelnemers in teams indelen
2 personen
7
Startlocatie reserveren
8
Eindlocatie reserveren
9
Vervoer bevestigen
10
Droppunten bepalen
3 personen
11
Route en afstand controleren
3 personen
12
Veilige oversteekplaatsen controleren
2 personen
13
Alternatieve route voorbereiden
2 personen
14
Route-instructies schrijven
2 personen
15
Opdrachten en puzzels maken
3 personen
16
Cluekaarten lamineren
2 personen
17
Enveloppen per team vullen
3 personen
18
Teamindeling geheim bewaren
19
Materialen controleren
2 personen
20
Eten en drinken inkopen
3 personen
21
Koelboxen vullen
2 personen
22
Routepakketten klaarzetten
3 personen
23
Telefoons en portofoons opladen
2 personen
24
Weersverwachting controleren

Event

25
Startlocatie inrichten
4 personen
26
Aanwezigheid registreren
2 personen
27
Noodnummers en regels uitleggen
2 personen
28
Teams bekendmaken
2 personen
29
Deelnemers naar voertuigen begeleiden
4 personen
30
Teams op droppunten afzetten
6 personen
31
Droppunten controleren
3 personen
32
Contact met teams onderhouden
2 personen
33
Hints verstrekken
2 personen
34
Dranken bijvullen
2 personen
35
Eindlocatie klaarmaken
4 personen
36
Aankomstteams registreren
2 personen
37
Broodjes en snacks serveren
3 personen
38
Eindopdracht begeleiden
3 personen
39
Uitslag bekendmaken
2 personen
40
Deelnemers naar vervoer begeleiden
3 personen

Nazorg

41
Materialen verzamelen
4 personen
42
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
43
Servies en koelboxen reinigen
3 personen
44
Eindlocatie schoonmaken
3 personen
45
Startlocatie schoonmaken
2 personen
46
Geleende spullen retourneren
2 personen
47
Routepijlen verwijderen
2 personen
48
Ongebruikte boodschappen opruimen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 36
Partytentaantal 2
Tafelkledenaantal 6

Apparatuur

Portofoonsaantal 8
Powerbanksaantal 6
Oplaadkabelsaantal 8
Bluetoothspeaker
Verlengkabelsaantal 3
Mobiele telefoonsaantal 6
USB-opslagsticksaantal 2

Verlichting

LED-lantaarnsaantal 8
Hoofdlampenaantal 36

Sportmateriaal

Kompasaantal 12
Fluitjesaantal 36
Reflectievestenaantal 12
Blinddoekenaantal 12
Touwaantal 4
Pionnenaantal 24
Opblaasbare ballenaantal 6
Puzzelslotenaantal 6
Stopwatchesaantal 6
Waterdichte opbergboxenaantal 8
Clipboardsaantal 12
Potlodenaantal 36
Gumaantal 12
Meetlintenaantal 6
Touwtjesaantal 36

Keuken

Koelboxenaantal 6
Koelelementenaantal 24
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Opscheptangenaantal 4
Jerrycans drinkwateraantal 4
Handwasbakkenaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 50
Herbruikbare bordenaantal 40
Herbruikbaar bestekaantal 40
Thermoskannenaantal 4

Decoratie

Routepijlenaantal 36
Markeerlintaantal 6
Tafelnummersaantal 6
Waterbestendige labelsaantal 100
Markeringsstiftenaantal 12
Ducttapeaantal 6
Touw voor bevestigingaantal 4

Catering

Boodschappen

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilaantal 2
Emmersaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Tips

Plan de route niet alleen op afstand. Controleer alle oversteekplaatsen ter plaatse en noteer per traject een alternatief voor wegafsluitingen, slecht weer of een onveilige passage.
Maak per team één gesloten pakket met route-instructies, cluekaarten, opdrachten en het benodigde materiaal. Vul de enveloppen minimaal 24 uur vooraf en bewaar de teamindeling tot de start geheim.
Reken voor de communicatie op opgeladen telefoons of portofoons én powerbanks. Test alle apparaten de avond ervoor en spreek af wie het noodcontact is en binnen hoeveel minuten teams hulp kunnen krijgen.
Koop eten en drinken uiterlijk één dag van tevoren en verdeel gekoelde producten direct over koelboxen met koelelementen. Verzamel dieetwensen vóór je inkopen doet, niet pas bij de startlocatie.
Controleer de weersverwachting 24 uur en opnieuw 2 uur voor vertrek. Leg hoofdlampen, reflectievesten en LED-lantaarns klaar als een deel van de route in het donker of bij beperkt zicht wordt afgelegd.

Veelgestelde vragen

Hoeveel tijd heb je nodig om een dropping te organiseren?: Reken op minimaal 2 tot 3 weken voor een dropping met meerdere teams. Gebruik de laatste 48 uur voor routepakketten, materialen, vervoer en weerscontrole; op de dag zelf blijft dan alleen de inrichting en laatste controle over.
Hoeveel droppunten heb je nodig voor een dropping?: Voor een programma van ongeveer 3 tot 5 uur zijn 2 tot 4 droppunten meestal werkbaar. Kies ze op basis van veilige bereikbaarheid en routevariatie, niet alleen op afstand; controleer elk punt vooraf ter plaatse.
Hoe maak je een dropping veilig?: Controleer alle routes en oversteekplaatsen vooraf en geef elk team noodcontacten en duidelijke route-instructies mee. Gebruik reflectievesten en verlichting bij slecht zicht, en houd een alternatieve route klaar voor elk kwetsbaar traject.
Hoeveel eten en drinken heb je nodig voor een dropping?: Neem per deelnemer minimaal 1 fles of grote beker drinken mee voor het eerste deel van de route en plan extra voor warm weer of een lange tocht. Voor het eindpunt kun je per persoon één maaltijdportie en een extra drank reserveren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.