Comment organiser une dropping sans perdre le contrôle

Une dropping réussie repose sur une préparation discrète et un itinéraire parfaitement maîtrisé. Commence par fixer la date, le nombre de participants et les lieux de départ et d’arrivée, puis construis le parcours avant de créer les énigmes. Les équipes, les contacts d’urgence et les besoins alimentaires doivent être réglés suffisamment tôt. Le jour J, vérifie la météo, les moyens de communication, le transport et chaque enveloppe avant de laisser partir les groupes.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et les participants
2 personnes
2
Envoyer les invitations
3
Traiter les inscriptions
4
Recueillir les besoins alimentaires
5
Recueillir les contacts d'urgence
6
Répartir les participants en équipes
2 personnes
7
Réserver le lieu de départ
8
Réserver le lieu d’arrivée
9
Confirmer le transport
10
Déterminer les points de lâcher
3 personnes
11
Vérifier l’itinéraire et la distance
3 personnes
12
Vérifier les passages piétons sécurisés
2 personnes
13
Préparer un itinéraire alternatif
2 personnes
14
Rédiger les consignes d’itinéraire
2 personnes
15
Créer des missions et des énigmes
3 personnes
16
Plastifier les cartes indice
2 personnes
17
Remplir les enveloppes par équipe
3 personnes
18
Garder la composition des équipes secrète
19
Vérifier le matériel
2 personnes
20
Acheter la nourriture et les boissons
3 personnes
21
Remplir les glacières
2 personnes
22
Préparer les kits de parcours
3 personnes
23
Recharger les téléphones et les talkies-walkies
2 personnes
24
Vérifier les prévisions météo

Événement

25
Aménager le lieu de départ
4 personnes
26
Enregistrer la présence
2 personnes
27
Expliquer les numéros d’urgence et les règles
2 personnes
28
Annoncer les équipes
2 personnes
29
Accompagner les participants vers les véhicules
4 personnes
30
Déposer les équipes aux points de lâcher
6 personnes
31
Contrôler les points de lâcher
3 personnes
32
Maintenir le contact avec les équipes
2 personnes
33
Donner les indices
2 personnes
34
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
35
Préparer le lieu d’arrivée
4 personnes
36
Enregistrer les équipes à l’arrivée
2 personnes
37
Servir les sandwichs et les snacks
3 personnes
38
Accompagner la tâche finale
3 personnes
39
Annoncer les résultats
2 personnes
40
Accompagner les participants vers le transport
3 personnes

Suivi

41
Rassembler le matériel
4 personnes
42
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
43
Nettoyer la vaisselle et les glacières
3 personnes
44
Nettoyer le lieu final
3 personnes
45
Nettoyer le lieu de départ
2 personnes
46
Rendre les articles empruntés
2 personnes
47
Retirer les flèches d’itinéraire
2 personnes
48
Ranger les courses non utilisées
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 6
Chaises pliantesqté 36
Tente de réceptionqté 2
Nappesqté 6

Équipement

Talkies-walkiesqté 8
Batteries externesqté 6
Câbles de rechargeqté 8
Enceinte Bluetooth
Rallongesqté 3
Téléphones portablesqté 6
Clés USBqté 2

Éclairage

Lanternes LEDqté 8
Lampes frontalesqté 36

Matériel de sport

Boussoleqté 12
Siffletsqté 36
Gilets réfléchissantsqté 12
Masquesqté 12
Cordeqté 4
Cônesqté 24
Balles gonflablesqté 6
Cadenas à puzzleqté 6
Chronomètresqté 6
Boîtes de rangement étanchesqté 8
Presse-papiersqté 12
Crayonsqté 36
Gommeqté 12
Mètres rubansqté 6
Cordelettesqté 36

Cuisine

Glacièresqté 6
Pains de glaceqté 24
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Pince de serviceqté 4
Bidons d’eau potableqté 4
Lavabos pour les mainsqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 50
Assiettes réutilisablesqté 40
Couverts réutilisablesqté 40
Thermosqté 4

Décoration

Flèches de directionqté 36
Ruban de balisageqté 6
Numéros de tableqté 6
Étiquettes résistantes à l'eauqté 100
Marqueursqté 12
Ruban adhésifqté 6
Corde de fixationqté 4

Catering

Courses

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Serpillièreqté 2
Seauxqté 2
Gants de nettoyageqté 6

Conseils

Bloque les lieux de départ et d’arrivée au moins 4 semaines à l’avance, puis confirme le transport 7 jours avant. Sans cette vérification, un changement de véhicule ou d’horaire peut désorganiser toute la dropping.
Teste chaque itinéraire à pied avant l’événement. Note la distance, les passages piétons réellement sûrs et un parcours alternatif ; prévois aussi des gilets réfléchissants, des lampes frontales et des sifflets si une partie se déroule dans l’obscurité.
Prépare une enveloppe complète par équipe, avec les cartes plastifiées, les missions, les énigmes et le matériel nécessaire. Fais un contrôle croisé la veille : une seule carte manquante peut bloquer un groupe pendant 20 minutes.
Garde la composition des équipes secrète jusqu’au départ, mais transmets à l’avance les besoins alimentaires et les contacts d’urgence à la personne responsable. Conserve une liste centrale, accessible même si un téléphone tombe en panne.
Recharge les téléphones, talkies-walkies et batteries externes la veille, puis vérifie les prévisions météo 24 heures avant. Remplis les glacières avec les pains de glace et installe tables, chaises et signalétique avant l’arrivée des participants.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une dropping ?: Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Ce délai permet de réserver les deux lieux, confirmer le transport, tester les parcours et préparer les énigmes sans travailler dans l’urgence.
Quand faut-il préparer les équipes d’une dropping ?: Constituez les équipes environ 7 jours avant, après avoir traité les inscriptions et les contraintes alimentaires. Gardez ensuite leur composition confidentielle jusqu’au briefing ou au départ.
Quelle distance prévoir pour une dropping ?: Pour un parcours de 2 à 3 heures, une distance de 8 à 12 kilomètres est généralement gérable, selon le terrain et les énigmes. Testez toujours l’itinéraire complet et ajoutez un trajet alternatif avant de le valider.
Que faut-il vérifier la veille d’une dropping ?: La veille, contrôlez les 48 enveloppes ou kits prévus, les batteries, le transport, la météo et les contacts d’urgence. Vérifiez aussi que les boissons, la nourriture, les glacières et le matériel de sécurité sont prêts au départ.

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