Einen Drop-off Schritt für Schritt organisieren

Bei einem Drop-off werden die Teilnehmenden am Startort in Teams eingeteilt und an festgelegten Punkten abgesetzt. Damit daraus kein ungeplantes Suchspiel wird, legst du zuerst Strecke, Transport und Notfallkontakte fest und bereitest danach die Aufgabenpakete vor. Plane für jede Route eine sichere Alternative ein und prüfe die Übergabepunkte bei Tageslicht. Am Veranstaltungstag entscheidet eine klare Reihenfolge darüber, ob Teams, Fahrer und Material gleichzeitig startbereit sind.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Teilnehmende festlegen
2 Personen
2
Einladungen verschicken
3
Anmeldungen bearbeiten
4
Ernährungswünsche erfassen
5
Notfallkontakte sammeln
6
Teilnehmer in Teams einteilen
2 Personen
7
Startort reservieren
8
Endlocation reservieren
9
Transport bestätigen
10
Drop-off-Punkte festlegen
3 Personen
11
Route und Distanz prüfen
3 Personen
12
Sichere Überquerungsstellen kontrollieren
2 Personen
13
Alternative Route vorbereiten
2 Personen
14
Routenanweisungen schreiben
2 Personen
15
Aufgaben und Rätsel erstellen
3 Personen
16
Hinweiskarten laminieren
2 Personen
17
Umschläge pro Team füllen
3 Personen
18
Teamaufteilung geheim halten
19
Materialien prüfen
2 Personen
20
Essen und Getränke einkaufen
3 Personen
21
Kühlboxen füllen
2 Personen
22
Routenpakete bereitlegen
3 Personen
23
Telefone und Funkgeräte aufladen
2 Personen
24
Wettervorhersage prüfen

Event

25
Startbereich einrichten
4 Personen
26
Anwesenheit erfassen
2 Personen
27
Notrufnummern und Regeln erklären
2 Personen
28
Teams bekannt geben
2 Personen
29
Teilnehmer zu den Fahrzeugen begleiten
4 Personen
30
Teams zu den Drop-Punkten bringen
6 Personen
31
Abgabestellen kontrollieren
3 Personen
32
Kontakt mit den Teams halten
2 Personen
33
Hinweise geben
2 Personen
34
Getränke nachfüllen
2 Personen
35
Endlocation vorbereiten
4 Personen
36
Ankunftsteams registrieren
2 Personen
37
Brötchen und Snacks servieren
3 Personen
38
Abschlussaufgabe begleiten
3 Personen
39
Ergebnis bekanntgeben
2 Personen
40
Teilnehmende zum Transport begleiten
3 Personen

Nachbereitung

41
Materialien zusammenstellen
4 Personen
42
Abfall trennen und entsorgen
3 Personen
43
Geschirr und Kühlboxen reinigen
3 Personen
44
Endlocation reinigen
3 Personen
45
Startort reinigen
2 Personen
46
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
47
Wegweiser entfernen
2 Personen
48
Nicht verwendete Einkäufe aufräumen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KlappischeAnz. 6
KlappstühleAnz. 36
FestzeltAnz. 2
TischdeckenAnz. 6

Ausstattung

FunkgeräteAnz. 8
PowerbanksAnz. 6
LadekabelAnz. 8
Bluetooth-Lautsprecher
VerlängerungskabelAnz. 3
MobiltelefoneAnz. 6
USB-SticksAnz. 2

Beleuchtung

LED-LaternenAnz. 8
StirnlampenAnz. 36

Sportmaterial

KompassAnz. 12
PfeifenAnz. 36
WarnwestenAnz. 12
AugenbindenAnz. 12
SeilAnz. 4
KegelAnz. 24
Aufblasbare BälleAnz. 6
RätselschlösserAnz. 6
StoppuhrenAnz. 6
Wasserdichte AufbewahrungsboxenAnz. 8
KlemmbretterAnz. 12
BleistifteAnz. 36
KaugummiAnz. 12
MessbänderAnz. 6
SchnüreAnz. 36

Küche

KühlboxenAnz. 6
KühlelementeAnz. 24
SchneidebretterAnz. 3
BrotmesserAnz. 3
ServierzangenAnz. 4
Kanister TrinkwasserAnz. 4
HandwaschbeckenAnz. 2

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 50
Mehrweg-TellerAnz. 40
Wiederverwendbares BesteckAnz. 40
ThermoskannenAnz. 4

Dekoration

WegweiserAnz. 36
AbsperrbandAnz. 6
TischnummernAnz. 6
Wasserfeste EtikettenAnz. 100
TextmarkerAnz. 12
GewebeklebebandAnz. 6
Seil zur BefestigungAnz. 4

Catering

Einkäufe

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 6
BesenAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 2
WischmoppAnz. 2
EimerAnz. 2
ReinigungshandschuheAnz. 6

Tipps

Lege Startort, Endlocation und Drop-off-Punkte spätestens 3 Wochen vorher fest. Prüfe jede Strecke zu Fuß und mit dem Fahrzeug, einschließlich sicherer Querungen und einer Ausweichroute.
Schließe die Anmeldung 7 bis 10 Tage vor dem Termin. Erfasse dabei Ernährungswünsche, Notfallkontakte und eine erreichbare Telefonnummer pro Teilnehmendem.
Bereite für jedes Team einen eigenen Umschlag mit laminierten Hinweiskarten, Aufgaben und Rätseln vor. Nummeriere die Pakete, halte die Teamaufteilung aber bis zum Start geheim.
Rechne für die erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und stelle Kühlboxen mit Kühlelementen bereit. Beschrifte die Verpflegung nach Team oder Etappe, damit beim Ausgeben nichts gesucht werden muss.
Lade Funkgeräte, Telefone und Powerbanks am Vorabend vollständig auf. Richte den Startbereich mindestens 45 Minuten vor Beginn ein und lege Warnwesten, Stirnlampen und Routenpakete griffbereit.

Häufige Fragen

Wie viele Wochen vorher sollte man einen Drop-off planen?: Beginne mindestens 3 Wochen vorher mit Startort, Endlocation, Transport und Route. Die Anmeldungen sollten 7 bis 10 Tage vor dem Termin abgeschlossen sein, damit Teams und Verpflegung geplant werden können.
Wie viele Drop-off-Punkte braucht ein Drop-off?: Das hängt von der Route und der Teamgröße ab; plane pro Team mindestens einen klar markierten Absetzpunkt ein. Prüfe jeden Punkt vorher auf sicheren Halt, gute Erreichbarkeit und eine alternative Anfahrt.
Wie viel Verpflegung braucht man für einen Drop-off?: Kalkuliere für die erste Stunde 2 bis 3 Getränke pro Person und zusätzlich eine kleine Essensportion pro Person. Kühlboxen und Kühlelemente solltest du spätestens am Vorabend bereitstellen.
Wann muss das Material für einen Drop-off fertig sein?: Kontrolliere Rätselschlösser, Funkgeräte, Ladekabel und Routenpakete spätestens am Vorabend. Am Veranstaltungstag sollte der Startbereich 45 Minuten vor Beginn vollständig eingerichtet sein.

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