Zo organiseer je een dressuurwedstrijd
Begin met de wedstrijddatum, locatie en het geldende wedstrijdreglement. Bepaal daarna de wedstrijdklassen en leg jury, ringmeester, ringstewards en de dierenartsregeling vast. Zodra het inschrijfformulier openstaat, verwerk je startgelden, dieetwensen en deelnemersinformatie in één bijgewerkte administratie. De laatste weken draaien om de startvolgorde, starttijden, stallingsplaatsen, parkeerplan en publieksroute. Op de wedstrijddag heb je naast dressuurhekken en letters ook een werkende laptop, printer, portofoons en een duidelijke ringindeling nodig.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Wedstrijddatum vastleggen
2 personen
- 2
Wedstrijdlocatie reserveren
- 3
Wedstrijdreglement controleren
- 4
Wedstrijdklassen bepalen
2 personen
- 5
Juryleden benaderen
- 6
Ringmeester benaderen
- 7
Ringstewards benaderen
- 8
Dierenartsregeling vastleggen
- 9
Uitnodigingen opstellen
2 personen
- 10
Uitnodigingen versturen
- 11
Inschrijfformulier openen
- 12
Inschrijvingen verwerken
2 personen
- 13
Startgelden registreren
- 14
Dieetwensen verzamelen
- 15
Deelnemerslijst bijwerken
- 16
Startvolgorde indelen
2 personen
- 17
Starttijden publiceren
- 18
Deelnemers bevestigen
- 19
Stallingsplaatsen indelen
2 personen
- 20
Parkeerplan maken
2 personen
- 21
Publieksroute bepalen
2 personen
- 22
Catering bestellen
- 23
Prijzen en linten bestellen
- 24
Wedstrijdformulieren afdrukken
- 25
Deelnemersinformatie versturen
- 26
Vrijwilligers indelen
2 personen
- 27
EHBO-middelen controleren
- 28
Weersverwachting controleren
- 29
Boodschappen doen
3 personen
- 30
Materialen verzamelen
3 personen
- 31
Prijzen controleren
2 personen
- 32
Koelboxen vullen
2 personen
- 33
Terrein inspecteren
3 personen
- 34
Wedstrijdterrein afzetten
4 personen
- 35
Dressuurring opbouwen
5 personen
- 36
Dressuurletters plaatsen
3 personen
- 37
Jurytafel opstellen
3 personen
- 38
Start- en finishbord plaatsen
2 personen
- 39
Publieksruimte inrichten
4 personen
- 40
Cateringpunt opbouwen
3 personen
- 41
Informatiebalie inrichten
2 personen
- 42
Parkeerborden plaatsen
2 personen
- 43
Stallingsplaatsen markeren
3 personen
- 44
Toiletten controleren
2 personen
- 45
Geluidsinstallatie testen
2 personen
- 46
Jurybriefing houden
4 personen
- 47
Vrijwilligers instrueren
8 personen
Event
- 48
Deelnemers ontvangen
4 personen
- 49
Paarden aanmelden
3 personen
- 50
Startnummers uitdelen
2 personen
- 51
Stallingsplaatsen aanwijzen
3 personen
- 52
Publiek informeren
2 personen
- 53
Startlijst omroepen
- 54
Paarden naar de ring begeleiden
3 personen
- 55
Startvolgorde bewaken
2 personen
- 56
Juryformulieren uitdelen
2 personen
- 57
Juryformulieren verzamelen
2 personen
- 58
Scores invoeren
2 personen
- 59
Tussenstanden controleren
2 personen
- 60
Dranken serveren
3 personen
- 61
Koffie en thee schenken
2 personen
- 62
Hapjes serveren
2 personen
- 63
Dranken bijvullen
2 personen
- 64
Afvalbakken legen
2 personen
- 65
Terrein en paarden controleren
3 personen
- 66
Uitslagen afdrukken
2 personen
- 67
Prijzen klaarzetten
2 personen
- 68
Prijsuitreiking begeleiden
4 personen
- 69
Uitslagen bekendmaken
- 70
Deelnemers uitzwaaien
3 personen
- 71
Paardenuitloop begeleiden
3 personen
Nazorg
- 72
Catering opruimen
3 personen
- 73
Wedstrijdterrein afbreken
5 personen
- 74
Publieksruimte opruimen
4 personen
- 75
Juryruimte leegmaken
2 personen
- 76
Afval verzamelen
3 personen
- 77
Toiletten schoonmaken
2 personen
- 78
Materialen reinigen
3 personen
- 79
Scoremateriaal archiveren
- 80
Uitslagen publiceren
- 81
Prijzen controleren en opbergen
- 82
Huurmaterialen retourneren
2 personen
- 83
Terrein schoon opleveren
3 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Klaptafelsaantal 12
- Klapstoelenaantal 80
- Jurytafelsaantal 2
- Jurystoelenaantal 6
- Statafelsaantal 6
- Partytentenaantal 4
- Kledingrekkenaantal 2
Sportmateriaal
- Dressuurhekkenaantal 36
- Dressuurlettersaantal 12
- Startnummersaantal 60
- Pionnenaantal 24
- Afzetlintrollenaantal 8
- Borstelsaantal 6
- Kruiwagensaantal 3
- Hooivorkenaantal 3
- Waterbakkenaantal 12
- Voerbakkenaantal 12
Apparatuur
- Laptopaantal 2
- Printer
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Mobiele geluidsinstallatie
- Microfoonaantal 2
- Portofoonsaantal 8
- Powerbanksaantal 6
- Lamineerapparaat
Servies
- Koffiekopjesaantal 80
- Glazenaantal 100
- Bordenaantal 100
- Besteksetsaantal 100
- Serveerbladenaantal 8
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Koelboxenaantal 6
- Thermoskannenaantal 6
- Snijplankenaantal 4
- Messenaantal 6
- Serveertangenaantal 8
- Afvalbakkenaantal 8
Decoratie
- Tafelkledenaantal 12
- Vlaggenlijnenaantal 8
- Wedstrijdbannersaantal 6
- Prijslintenaantal 30
- Rosettenaantal 30
Verlichting
- Ledlampenaantal 8
- Bouwlampenaantal 4
Schoonmaak
- Bezemsetsaantal 4
- Vloertrekkersaantal 3
- Emmersaantal 6
- Dweilenaantal 6
- Schoonmaakhandschoenenaantal 12
- Poetsdoekenaantal 30
- Afvalgrijpersaantal 3
Catering
- Boodschappen
Tips
- Reserveer de locatie voordat je inschrijvingen opent en controleer vooraf waar de dressuurring, jurytafel, stallingsplaatsen en parkeerroute komen. Zo voorkom je dat je later deelnemers moet terugbellen over gewijzigde indelingen.
- Leg juryleden, ringmeester en ringstewards vroeg vast; plan dit bij voorkeur minimaal 8 weken voor de wedstrijd. Zonder deze functies kun je geen betrouwbare dagindeling of starttijden publiceren.
- Sluit de inschrijving op een vaste datum en werk de deelnemerslijst daarna dagelijks bij. Controleer niet alleen startgelden, maar ook dieetwensen, stallingsplaatsen en contactgegevens voordat je de deelnemersinformatie verstuurt.
- Maak de startvolgorde pas definitief nadat alle inschrijvingen en wedstrijdklassen zijn gecontroleerd. Publiceer starttijden uiterlijk 5 tot 7 dagen vooraf, zodat deelnemers hun paarden, vervoer en warming-up kunnen plannen.
- Test de praktische uitvoering minstens 1 dag tevoren: printer, laptop, verlengkabels, geluidsinstallatie, microfoon en portofoons. Leg dressuurletters, afzetlint, waterbakken en voerbakken op een vaste plek klaar; juist kleine benodigdheden worden op de wedstrijddag vaak te laat gezocht.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een dressuurwedstrijd organiseren?
- Begin minimaal 10 tot 12 weken van tevoren met datum, locatie, reglement en wedstrijdklassen. Leg jury en wedstrijdbegeleiding uiterlijk 8 weken vooraf vast en sluit de inschrijving ongeveer 2 tot 3 weken voor de wedstrijddag.
- Wanneer moet je de starttijden van een dressuurwedstrijd publiceren?
- Publiceer de startvolgorde en starttijden bij voorkeur 5 tot 7 dagen voor de wedstrijd. Controleer daarna nog één keer afmeldingen, klasse-indeling en stallingsplaatsen, zodat wijzigingen deelnemers tijdig bereiken.
- Wat moet je regelen voor de dressuurring?
- Zorg vóór de wedstrijddag voor dressuurhekken, dressuurletters, pionnen en afzetlint. Zet de ring minimaal 2 uur voor de eerste start klaar en controleer daarna de zichtbaarheid van de letters en de doorgang voor paard en ruiter.
- Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een dressuurwedstrijd?
- Reken naast juryleden op minimaal 1 ringmeester en 1 ringsteward per actieve ring. Voor ontvangst, parkeren, catering en uitslagen heb je meestal nog 4 tot 6 extra helpers nodig, afhankelijk van het aantal deelnemers en ringen.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!