Zo organiseer je een drakenbootrace

Een drakenbootrace organiseren begint niet bij het wedstrijdschema, maar bij de waterlocatie, vergunningen en veiligheid. Reserveer eerst de boten, reddingsdienst en noodzakelijke materialen; daarna kun je teams werven en inschrijvingen openen. Leg start, finish, regels en teamindeling ruim vooraf vast, zodat deelnemers weten waar ze aan toe zijn. Houd rekening met een alternatief programma bij slecht weer en plan de controle van boten, peddels en zwemvesten niet pas op de wedstrijddag.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Vergunningen aanvragen
2
Waterlocatie reserveren
3
Reddingsdienst vastleggen
4
Drakenboten reserveren
5
Start- en finishlijn bepalen
2 personen
6
Wedstrijdreglement opstellen
2 personen
7
Veiligheidsplan uitwerken
2 personen
8
Teams werven
3 personen
9
Uitnodigingen versturen
2 personen
10
Inschrijfformulier openen
11
Sponsoren benaderen
2 personen
12
Aanmeldingen verwerken
2 personen
13
Dieetwensen verzamelen
14
Teamindeling bevestigen
2 personen
15
Vrijwilligers indelen
2 personen
16
Wedstrijdschema maken
2 personen
17
Route en regels publiceren
18
Prijzen en medailles bestellen
19
Draaiboek afdrukken
2 personen
20
Deelnemersinformatie versturen
21
Weersverwachting controleren
22
Alternatief weerplan bevestigen
2 personen
23
Boten en materialen controleren
3 personen
24
Boodschappen doen
3 personen
25
Prijzen ophalen
26
Drank koelen
2 personen
27
Startpakketten samenstellen
3 personen
28
Naambadges sorteren
2 personen
29
Locatie inspecteren
3 personen
30
Podium en registratiebalie opbouwen
4 personen
31
Partytenten opzetten
6 personen
32
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
33
Wedstrijdboeien uitzetten
4 personen
34
Start- en finishboeien plaatsen
4 personen
35
Boten aan de steiger leggen
6 personen
36
Veiligheidsmateriaal klaarleggen
3 personen
37
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
38
Verlichting ophangen
3 personen
39
Cateringbuffet inrichten
4 personen
40
Registratiemateriaal klaarleggen
2 personen
41
EHBO-tafel inrichten
2 personen
42
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

43
Veiligheidsbriefing houden
4 personen
44
Deelnemers ontvangen
4 personen
45
Teams registreren
3 personen
46
Startpakketten uitdelen
3 personen
47
Peddels en zwemvesten uitdelen
4 personen
48
Opwarming begeleiden
2 personen
49
Openingsbriefing presenteren
2 personen
50
Eerste race begeleiden
6 personen
51
Tweede race begeleiden
6 personen
52
Derde race begeleiden
6 personen
53
Tussenstanden publiceren
2 personen
54
Dranken bijvullen
3 personen
55
Hapjes serveren
3 personen
56
Buffet aanvullen
3 personen
57
Afvalbakken legen
2 personen
58
Publiek informeren
2 personen
59
Ongevallen registreren
2 personen
60
Halve finales begeleiden
6 personen
61
Finale begeleiden
6 personen
62
Uitslag controleren
2 personen
63
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
64
Afscheidsaankondiging doen
65
Deelnemers veilig laten vertrekken
3 personen

Nazorg

66
Boten uit het water halen
6 personen
67
Peddels en vesten innemen
4 personen
68
Geluidsinstallatie afbouwen
2 personen
69
Catering opruimen
4 personen
70
Meubilair afbouwen
5 personen
71
Decoratie verwijderen
3 personen
72
Boeien en lijnen ophalen
4 personen
73
Terrein schoonmaken
6 personen
74
Afval gescheiden afvoeren
3 personen
75
Materialen inventariseren
2 personen
76
Huurmaterialen retourneren
2 personen
77
Servies afwassen
3 personen
78
Koelboxen reinigen
2 personen
79
Locatie opleveren
2 personen
80
Deelnemers bedanken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentaantal 4
Inklaptafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 80
Barkrukkenaantal 12
Registratiebalieaantal 2
Afvalbakkenaantal 12
Podiumdelenaantal 4

Sportmateriaal

Drakenbotenaantal 4
Wedstrijdpeddelsaantal 80
Reservepeddelsaantal 12
Zwemvestenaantal 100
Drakentrommelsaantal 4
Startboeienaantal 2
Wedstrijdboeienaantal 12
Finishboeienaantal 2
Boeilijnenaantal 16
Landvastenaantal 12
Peddelrekkenaantal 4
Teamhesjesaantal 100
Stopwatchesaantal 6
Fluitjesaantal 8
Megafonenaantal 3
Waterdichte scorebordenaantal 4
Kabelhaspelsaantal 4
Waterdichte opbergboxenaantal 10
Reddingsboeienaantal 8
Werplijnenaantal 6
Waterdichte portofoonsaantal 8
Reddingsdekensaantal 20
EHBO-koffersaantal 2
Koelkompressenaantal 12
Nitrilhandschoenenaantal 4

Apparatuur

Speakersaantal 4
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekerstatievenaantal 4
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Powerbanksaantal 8
Waterdichte tabletsaantal 2
Printer
Laptopsaantal 2

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 8
Ledbouwlampenaantal 6
Verlengsnoeren voor buitenaantal 6

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Teamvlaggenaantal 16
Start- en finishbannersaantal 4
Pijlbordenaantal 12
Prijzentafelkleed
Tafelkledenaantal 12
Teamnummerbordenaantal 16

Servies

Herbruikbare drinkbekersaantal 250
Herbruikbare bordenaantal 180
Herbruikbaar bestekaantal 200
Koffiekopjesaantal 100
Theeglazenaantal 100
Opscheplepelsaantal 12
Schaaltjesaantal 20
Thermoskannenaantal 6

Keuken

Koelboxenaantal 8
Koelelementenaantal 40
Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 6
Serveertangenaantal 10
Voedselbakkenaantal 20
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudfolieaantal 4
Koelmattenaantal 6

Schoonmaak

Handvegersaantal 4
Stoffer en blikaantal 4
Vloertrekkersaantal 2
Schoonmaakemmersaantal 4
Microvezeldoekenaantal 20
Afwasteiltjesaantal 4
Dweilsetsaantal 2
Handzeepdispensersaantal 6
Toiletpapierhoudersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Regel de waterlocatie, vergunningen en reddingsdienst als eerste. Controleer minimaal 8 weken vooraf welke toestemming nodig is en of de locatie ruimte biedt voor start- en finishboeien, registratie en publiek.
Open de inschrijving pas nadat het wedstrijdreglement en de veiligheidsregels klaar zijn. Vraag meteen naar dieetwensen en leg een uiterste inschrijfdatum vast, bijvoorbeeld 2 weken voor de race.
Bevestig de teamindeling en het wedstrijdschema uiterlijk 7 dagen vooraf. Zo kunnen teams hun deelnemers, verzamelplek en starttijd controleren voordat ze naar het water komen.
Maak naast het draaiboek ook een waterdicht communicatieplan. Gebruik waterdichte portofoons voor de organisatie en wijs per onderdeel één verantwoordelijke aan voor start, finish, registratie en veiligheid.
Bevestig het weerplan uiterlijk 48 uur voor de race. Controleer dan ook boten, wedstrijd- en reservepeddels, zwemvesten, boeilijnen en reddingsmateriaal; beschadigde spullen vervangen op de wedstrijddag geeft onnodige vertraging.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een drakenbootrace organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met de waterlocatie, vergunningen, reddingsdienst en drakenboten. Teams werven en inschrijvingen openen kan daarna, zodra regels en veiligheidsafspraken vaststaan.
Hoeveel boten heb je nodig voor een drakenbootrace?: Dat hangt af van het aantal teams en het wedstrijdschema. Reken bij races met meerdere heats op minimaal één boot per baan en plan extra tijd als je boten tussen heats moet wisselen.
Wanneer maak je het wedstrijdschema van een drakenbootrace?: Maak een voorlopig schema zodra de inschrijving opent en definitief uiterlijk 7 dagen voor de race. Verwerk daarna alleen nog noodzakelijke wijzigingen, zodat deelnemers hun starttijd op tijd ontvangen.
Wat doe je bij slecht weer tijdens een drakenbootrace?: Bepaal uiterlijk 48 uur vooraf welke weersomstandigheden de race stilleggen en wie daarover beslist. Leg ook vast of je uitstelt, inkort of annuleert en informeer teams en vrijwilligers via één afgesproken kanaal.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.