Organiser une course de bateaux-dragons, étape par étape

Une course de bateaux-dragons se prépare d’abord depuis la rive : autorisations, site, secours et parcours doivent être confirmés avant d’ouvrir les inscriptions. Ensuite, tu constitues les équipes, fixes le règlement et construis un planning de matchs compréhensible. La sécurité sur l’eau, la météo de repli et la circulation des participants sont les points qui demandent le plus d’anticipation. Le jour J, chaque bénévole doit connaître son poste et les informations essentielles doivent être disponibles sur papier et par mégaphone.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Demander les autorisations
2
Réserver le site au bord de l'eau
3
Réserver le service de secours
4
Réserver les bateaux dragons
5
Définir les lignes de départ et d'arrivée
2 personnes
6
Établir le règlement du concours
2 personnes
7
Élaborer le plan de sécurité
2 personnes
8
Recruter des équipes
3 personnes
9
Envoyer les invitations
2 personnes
10
Ouvrir le formulaire d’inscription
11
Contacter les sponsors
2 personnes
12
Traiter les inscriptions
2 personnes
13
Recueillir les besoins alimentaires
14
Confirmer la répartition des équipes
2 personnes
15
Répartir les bénévoles
2 personnes
16
Établir le planning des matchs
2 personnes
17
Publier le parcours et les règles
18
Commander les prix et médailles
19
Imprimer le déroulé
2 personnes
20
Envoyer les informations aux participants
21
Vérifier les prévisions météo
22
Confirmer le plan météo de secours
2 personnes
23
Vérifier les bateaux et le matériel
3 personnes
24
Faire les courses
3 personnes
25
Récupérer les prix
26
Refroidir les boissons
2 personnes
27
Composer les kits de démarrage
3 personnes
28
Trier les badges nominatifs
2 personnes
29
Inspecter le lieu
3 personnes
30
Monter la scène et le comptoir d’inscription
4 personnes
31
Installer les tentes de fête
6 personnes
32
Installer les tables et les chaises
4 personnes
33
Installer les bouées du parcours
4 personnes
34
Installer les bouées de départ et d’arrivée
4 personnes
35
Amarrer les bateaux au quai
6 personnes
36
Préparer le matériel de sécurité
3 personnes
37
Raccorder la sonorisation
2 personnes
38
Installer l'éclairage
3 personnes
39
Mettre en place le buffet traiteur
4 personnes
40
Préparer le matériel d'inscription
2 personnes
41
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
42
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

43
Donner le briefing de sécurité
4 personnes
44
Accueillir les participants
4 personnes
45
Enregistrer les équipes
3 personnes
46
Distribuer les kits de départ
3 personnes
47
Distribuer les pagaies et les gilets de sauvetage
4 personnes
48
Encadrer l’échauffement
2 personnes
49
Présenter le briefing d’ouverture
2 personnes
50
Encadrer la première course
6 personnes
51
Encadrer la deuxième course
6 personnes
52
Encadrer la troisième course
6 personnes
53
Publier les classements intermédiaires
2 personnes
54
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
55
Servir des amuse-bouches
3 personnes
56
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
57
Vider les poubelles
2 personnes
58
Informer le public
2 personnes
59
Enregistrer les accidents
2 personnes
60
Encadrer les demi-finales
6 personnes
61
Encadrer la finale
6 personnes
62
Vérifier les résultats
2 personnes
63
Assurer la remise des prix
3 personnes
64
Faire l’annonce de clôture
65
Faire partir les participants en toute sécurité
3 personnes

Suivi

66
Sortir les bateaux de l'eau
6 personnes
67
Récupérer les pagaies et les gilets
4 personnes
68
Démonter la sono
2 personnes
69
Ranger le service traiteur
4 personnes
70
Démonter le mobilier
5 personnes
71
Retirer la décoration
3 personnes
72
Récupérer les bouées et les lignes
4 personnes
73
Nettoyer le site
6 personnes
74
Évacuer les déchets en tri sélectif
3 personnes
75
Inventorier le matériel
2 personnes
76
Retourner les matériels de location
2 personnes
77
Faire la vaisselle
3 personnes
78
Nettoyer les glacières
2 personnes
79
Remettre le lieu en état
2 personnes
80
Remercier les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tente de réceptionqté 4
Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 80
Tabourets de barqté 12
Comptoir d'inscriptionqté 2
Poubellesqté 12
Éléments de podiumqté 4

Matériel de sport

Bateaux-dragonsqté 4
Pagaies de courseqté 80
Pagaies de rechangeqté 12
Gilets de sauvetageqté 100
Tambours de dragonqté 4
Bouées de départqté 2
Bouées de compétitionqté 12
Bouées d’arrivéeqté 2
Lignes de bouéesqté 16
Aussièresqté 12
Supports à pagaiesqté 4
Chasubles d’équipeqté 100
Chronomètresqté 6
Siffletsqté 8
Mégaphonesqté 3
Tableaux de score étanchesqté 4
Rallonges à enrouleurqté 4
Boîtes de rangement étanchesqté 10
Bouées de sauvetageqté 8
Lignes de lancerqté 6
Talkies-walkies étanchesqté 8
Couvertures de survieqté 20
Trousses de premiers secoursqté 2
Packs de froidqté 12
Gants en nitrileqté 4

Équipement

Haut-parleursqté 4
Table de mixage
Microphones sans filqté 2
Pieds de haut-parleurqté 4
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Batteries externesqté 8
Tablettes étanchesqté 2
Imprimante
Ordinateurs portablesqté 2

Éclairage

Guirlandes LEDqté 8
Projecteurs LEDqté 6
Rallonges pour l'extérieurqté 6

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Drapeaux d’équipeqté 16
Bannières de départ et d’arrivéeqté 4
Panneaux indicateursqté 12
Nappe pour table des prix
Nappesqté 12
Panneaux de numéro d’équipeqté 16

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Assiettes réutilisablesqté 180
Couverts réutilisablesqté 200
Tasses à caféqté 100
Verres à théqté 100
Louchesqté 12
Petits bolsqté 20
Thermosqté 6

Cuisine

Glacièresqté 8
Pains de glaceqté 40
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Pinces de serviceqté 10
Bacs alimentairesqté 20
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 4
Tapis rafraîchissantsqté 6

Nettoyage

Balais à mainqté 4
Balayette et pelleqté 4
Raclettes de solqté 2
Seaux de nettoyageqté 4
Chiffons microfibresqté 20
Bacs à vaisselleqté 4
Sets de serpillièreqté 2
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Porte-papier toiletteqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commence par le site et les autorisations : réserve le bord de l’eau, les bateaux et le service de secours avant de publier le formulaire d’inscription. Sans ces confirmations, tu risques de modifier les horaires ou le nombre d’équipes trop tard.
Définis le parcours avant de rédiger le règlement. Les lignes de départ et d’arrivée, les bouées de compétition et les règles de course doivent être validées ensemble, puis publiées avec le calendrier des matchs.
Prévois la sécurité comme un dispositif séparé de l’animation : gilets de sauvetage, bouées de sauvetage, lignes de lancer et talkies-walkies étanches doivent être contrôlés avant l’arrivée des équipes.
Ferme les inscriptions assez tôt pour traiter les besoins alimentaires et confirmer la répartition des équipes. Envoie ensuite les horaires, le parcours et les règles au moins 7 jours avant la course.
Prépare un vrai scénario météo de secours, pas seulement une vérification des prévisions. Confirme-le la veille, imprime le déroulé et garde une solution claire pour prévenir les participants d’un changement d’horaire ou d’annulation.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course de bateaux-dragons ?: Prévois au minimum 8 à 12 semaines. Les autorisations, la réservation du site, des bateaux et des secours doivent être réglées avant l’ouverture des inscriptions, idéalement 6 semaines avant la course.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions pour une course de bateaux-dragons ?: Ouvre-les dès que le site, les bateaux, les secours et le règlement provisoire sont confirmés. Ferme le formulaire environ 2 à 3 semaines avant l’événement pour avoir le temps de répartir les équipes et d’établir les matchs.
Que faut-il prévoir pour la sécurité d’une course de bateaux-dragons ?: Prévois un service de secours, un plan de sécurité, des gilets de sauvetage pour les participants et du matériel de signalisation sur l’eau. Vérifie aussi les bouées, les lignes, les moyens de communication et le plan météo au plus tard la veille.
Quand envoyer les informations aux participants ?: Envoie le parcours, les règles, les horaires, les consignes de sécurité et la composition des équipes au moins 7 jours avant. Fais un dernier rappel 24 à 48 heures avant, avec la météo et la procédure prévue en cas de changement.

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