Organiser une course de bateaux-dragons, étape par étape

Une course de bateaux-dragons se prépare d’abord sur l’eau, puis autour d’un planning très précis. Commencez par réserver le site et les bateaux, vérifier les autorisations et formaliser la sécurité avant d’ouvrir les inscriptions. Ensuite, fixez le format des courses, les lignes de départ et d’arrivée, puis répartissez les équipes et les bénévoles. Le jour J, chaque départ doit être annoncé à l’avance et coordonné par radio ou talkie-walkie.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le site au bord de l'eau
2
Réserver les bateaux dragons
3
Vérifier les autorisations
4
Vérifier l’assurance
5
Élaborer le plan de sécurité
2 personnes
6
Définir le format du concours
2 personnes
7
Définir les lignes de départ et d'arrivée
2 personnes
8
Rédiger les conditions de participation
9
Envoyer les invitations
2 personnes
10
Traiter les inscriptions
2 personnes
11
Recueillir les besoins alimentaires
12
Recruter des bénévoles
2 personnes
13
Assurer la présence des secours
14
Définir l'encadrement de la compétition
15
Réserver le catering
16
Prévoir la musique et le micro
17
Commander les prix et médailles
18
Établir la répartition des équipes
2 personnes
19
Publier les heures de départ
20
Inspecter le parcours et le terrain
2 personnes
21
Vérifier la liste des courses
22
Faire les courses
3 personnes
23
Refroidir les boissons
2 personnes
24
Préparer les dossards
2 personnes
25
Imprimer le planning du match
26
Préparer les informations des participants
2 personnes
27
Vérifier le matériel de premiers secours
2 personnes
28
Vérifier les prévisions météo

Événement

29
Balisage du site
4 personnes
30
Mettre les bateaux dragons à l’eau
6 personnes
31
Délimiter les couloirs de course
4 personnes
32
Monter les tentes de réception
6 personnes
33
Installer les tables et les chaises
4 personnes
34
Installer la scène et le système de son
3 personnes
35
Placer les panneaux d’information
2 personnes
36
Installer les bouées de sécurité
3 personnes
37
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
38
Monter le buffet traiteur
4 personnes
39
Installer le buffet de boissons
2 personnes
40
Tester le système de sonorisation
2 personnes
41
Donner le briefing de sécurité
3 personnes
42
Enregistrer les équipes
4 personnes
43
Distribuer les dossards
2 personnes
44
Accompagner les participants vers les bateaux
6 personnes
45
Présenter l’ouverture
2 personnes
46
Encadrer la première course
8 personnes
47
Encadrer la deuxième course
8 personnes
48
Encadrer la troisième course
8 personnes
49
Servir la pause et le déjeuner
5 personnes
50
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
51
Encadrer la quatrième course
8 personnes
52
Encadrer les demi-finales
8 personnes
53
Encadrer la finale
8 personnes
54
Vérifier les résultats
2 personnes
55
Remettre les prix
3 personnes
56
Servir le dîner
5 personnes
57
Guider le public vers la sortie
3 personnes
58
Démonter le catering
4 personnes
59
Sortir les bateaux-dragons de l’eau
6 personnes
60
Rassembler les déchets
4 personnes
61
Laisser le site propre
5 personnes
62
Démonter le système de sonorisation
3 personnes

Suivi

63
Inventorier le matériel
2 personnes
64
Nettoyer les bateaux et les pagaies
4 personnes
65
Rendre le matériel loué
3 personnes
66
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
67
Nettoyer la vaisselle et les ustensiles de cuisine
3 personnes
68
Faire le tour du site
2 personnes
69
Rassembler les objets perdus
2 personnes
70
Envoyer les résultats aux équipes
71
Partager les photos avec les participants
72
Gérer la caution du matériel

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Matériel de sport

Bateaux-dragonsqté 4
Pagaiesqté 100
Pagaies de rechangeqté 12
Planches d’assiseqté 4
Drapeaux de départqté 2
Fanions d’arrivéeqté 2
Sifflets de compétitionqté 6
Chronomètresqté 4
Tableaux de score étanchesqté 4
Maillots de compétitionqté 100
Bouées de sauvetageqté 8
Cordes de sauvetageqté 8
Gilets de sauvetage adultesqté 120
Gilets de sauvetage jeunesseqté 20
Talkies-walkies étanchesqté 8
Supports à pagaiesqté 4

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Tables pliantesqté 10
Tables hautesqté 6
Chaises pliantesqté 80
Comptoir d'inscription
Tables de buffetqté 4
Poubellesqté 8
Portants à vêtementsqté 4

Équipement

Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 8
Chargeurs mobilesqté 8
Étuis étanches pour téléphoneqté 10

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 6
Projecteurs LEDqté 4
Lampes frontalesqté 10

Décoration

Drapeaux-bannièresqté 6
Drapeaux d’équipeqté 16
Arche de départ
Bannières du logo de courseqté 4
Panneaux indicateursqté 12
Panneaux en ardoiseqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Assiettes réutilisablesqté 150
Couverts réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Carafesqté 8

Cuisine

Glacièresqté 8
Thermosqté 6
Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Pains de glaceqté 24
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 4
Corbeilles à painqté 6

Nettoyage

Pompes à mainqté 8
Seaux de nettoyageqté 4
Bacs à vaisselleqté 4
Pinces à déchetsqté 4
Sets de balaiqté 3
Sets de serpillièreqté 2
Chiffons microfibresqté 20
Porte-papier toiletteqté 4

Catering

Courses

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 3
Couvertures de survieqté 12
Lampes torches de secoursqté 4
Barrières de sécuritéqté 20
Ruban de balisageqté 8
Tapis antidérapantsqté 12
Couvertures de survieqté 12

Administration

Formulaires d’inscriptionqté 150
Déclarations des participantsqté 150
Horaires des compétitionsqté 40
Numéros de départqté 20
Stylosqté 30
Presse-papiersqté 12
Pochettes de documents imperméablesqté 30
Braceletsqté 200
Médaillesqté 60
Gobeletsqté 3
Certificatsqté 20

Outils

Serre-câblesqté 200
Ruban adhésifqté 8
Cordeqté 200
Piquetsqté 60
Marteaux en caoutchoucqté 4
Gants de travailqté 12
Tréteauxqté 12

Conseils

Bloquez le site au bord de l’eau et les bateaux plusieurs mois à l’avance : les disponibilités sont souvent plus limitées que celles du traiteur. Vérifiez aussi l’accès pour le montage, les secours et le public.
Terminez le plan de sécurité avant d’envoyer les invitations. Prévoyez la présence des secours, les gilets adaptés aux adultes et aux jeunes, les bouées, les cordes de sauvetage et un moyen de communication étanche.
Fixez le format du concours avant de traiter les inscriptions : nombre de manches, taille des équipes, lignes de départ et d’arrivée, durée entre deux courses. Publiez les heures de départ dès que la répartition est définitive.
Ne laissez pas les besoins alimentaires au dernier moment. Recueillez-les avec l’inscription et confirmez le catering au moins 10 jours avant la course, afin d’ajuster les quantités et le service.
Préparez un dossier opérationnel pour chaque responsable : planning imprimé, liste des courses, résultats, sifflet, chronomètre et tableau de score étanche. Testez le micro, les haut-parleurs et les batteries avant l’arrivée des équipes.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course de bateaux-dragons ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de réserver le site et les bateaux, obtenir les autorisations, vérifier l’assurance, recruter les bénévoles et finaliser les inscriptions.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions pour une course de bateaux-dragons ?: Ouvrez-les environ 6 semaines avant l’événement et fixez une date de clôture 10 à 14 jours avant. Vous aurez ainsi le temps de recueillir les besoins alimentaires et d’établir la répartition des équipes.
Combien de bénévoles faut-il pour une course de bateaux-dragons ?: Pour une petite compétition, prévoyez au minimum 10 à 15 bénévoles, en plus des secours et de l’encadrement sur l’eau. Répartissez-les entre l’accueil, les départs, le chronométrage, le score, le catering et l’orientation du public.
Quand publier les heures de départ des équipes ?: Publiez-les au plus tard 3 à 5 jours avant la course, après vérification de la liste des courses. Remettez aussi un planning imprimé sur place, car les participants ne consulteront pas tous leur téléphone au bord de l’eau.

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