Zo organiseer je een drakenbootfestival

Begin met de datum, locatie en waterroute; zonder die drie gegevens kun je geen boten, vergunningen of teams vastleggen. Reserveer daarna de drakenboten en werk het veiligheidsplan uit, inclusief zwemvesten, reddingsmiddelen en afspraken op het water. Open vervolgens de aanmelding, werf vrijwilligers en houd dieetwensen bij. In de laatste fase maak je de teamindeling en het wedstrijdschema, controleer je toiletten en afvalcontainers en verstuur je alle deelnemersinformatie op tijd.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Drakenboten reserveren
3
Waterroute en startlijn bepalen
3 personen
4
Veiligheidsplan opstellen
3 personen
5
Vergunningen en meldingen regelen
2 personen
6
Deelnemende teams uitnodigen
2 personen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Aanmeldformulier openen
9
Vrijwilligers werven
2 personen
10
Sponsoren benaderen
2 personen
11
Aanmeldingen verwerken
2 personen
12
Dieetwensen verzamelen
13
Teamindeling maken
2 personen
14
Wedstrijdschema opstellen
2 personen
15
Startnummers toewijzen
16
Vrijwilligersrooster maken
2 personen
17
Reservering toiletten bevestigen
18
Reservering afvalcontainers bevestigen
19
Prijzen en medailles bestellen
20
Routebordjes ontwerpen
21
Wedstrijdformulieren maken
22
Deelnemersinformatie versturen
2 personen
23
Weersverwachting controleren
24
Definitieve deelnemerslijst maken
2 personen
25
Boodschappenlijst controleren
2 personen
26
Boodschappen doen
3 personen
27
Dranken en koeling controleren
2 personen
28
Startnummers en formulieren printen
29
Materialen per post sorteren
3 personen
30
Prijzen en medailles verpakken
2 personen
31
Terrein vrijmaken
4 personen
32
Partytenten opbouwen
6 personen
33
Tafels en stoelen plaatsen
5 personen
34
Inschrijftafel inrichten
2 personen
35
Cateringpunt inrichten
4 personen
36
Dranken koud zetten
3 personen
37
Hapjes voorbereiden
4 personen
38
Barbecue voorbereiden
3 personen
39
Versiering ophangen
3 personen
40
Routebordjes plaatsen
3 personen
41
Wedstrijdboeien uitleggen
4 personen
42
Drakenboten te water laten
6 personen
43
Peddels en zwemvesten klaarleggen
3 personen
44
Veiligheidsmateriaal controleren
3 personen
45
Geluidsinstallatie testen
2 personen
46
Vrijwilligers instrueren
4 personen

Event

47
Teamregistratie openen
3 personen
48
Deelnemers polsbandjes geven
2 personen
49
Zwemvesten uitdelen
3 personen
50
Opening aankondigen
51
Veiligheidsinstructie geven
3 personen
52
Teams naar de steiger begeleiden
4 personen
53
Voorronde één begeleiden
8 personen
54
Voorronde twee begeleiden
8 personen
55
Tussentijden registreren
2 personen
56
Dranken bijvullen
3 personen
57
Hapjes serveren
3 personen
58
Barbecue aansteken
2 personen
59
Barbecuegerechten serveren
5 personen
60
Finalisten bekendmaken
61
Finale begeleiden
8 personen
62
Publiek op veilige afstand houden
3 personen
63
Muziek en omroep verzorgen
64
Afvalbakken legen
2 personen
65
Zwemvesten innemen
3 personen
66
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
67
Afscheid en sluiting aankondigen

Nazorg

68
Drakenboten uit het water halen
6 personen
69
Peddels en boeien verzamelen
4 personen
70
Catering afbouwen
4 personen
71
Servies afwassen
3 personen
72
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
73
Versiering verwijderen
3 personen
74
Geluidsinstallatie afbouwen
2 personen
75
Afval verzamelen
4 personen
76
Terrein schoonmaken
5 personen
77
Materialen inventariseren
2 personen
78
Huurmaterialen retourneren
3 personen
79
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
80
Beschadigde materialen melden
81
Gevonden voorwerpen verzamelen
82
Terrein opleveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Sportmateriaal

Drakenbotenaantal 3
Peddelsaantal 60
Reservepeddelsaantal 10
Zwemvesten volwassenenaantal 70
Zwemvesten kinderenaantal 15
Start- en finishboeienaantal 8
Afzetboeienaantal 12
Touwrollenaantal 4
Reddingsboeienaantal 4
Werphakenaantal 4
Stopwatchesaantal 4
Fluitjesaantal 8
Startnummersaantal 12
Teamvlaggenaantal 12

Meubilair

Partytentenaantal 3
Biertafelsaantal 10
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 80
Barbladenaantal 2
Kledingrekkenaantal 4
Podiumdelenaantal 2

Apparatuur

Geluidsset
Draadloze microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Megafoonsaantal 2
Portofoonsaantal 8
Prikklokkenaantal 2

Keuken

Barbecuesaantal 2
Gasflessenaantal 2
Koelboxenaantal 8
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 6
Koksmesaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Serveerbestekaantal 12

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Bordenaantal 180
Besteksetsaantal 180
Koffiekopjesaantal 80
Waterkannenaantal 12

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Nederlandse vlaggenaantal 6
Ballonnenbogenaantal 2
Routebordjesaantal 14
Pijlbordjesaantal 10
Tafelkledenaantal 16
Naamkaartjesaantal 180

Verlichting

Led-lichtsnoerenaantal 8
Led-lantaarnsaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalcontainersaantal 4
Bezemsetsaantal 4
Vloertrekkersaantal 2
Emmersaantal 6
Schoonmaakdoekenaantal 30
Handschoenenaantal 12

Catering

Eerste-hulpdozenaantal 2
Koelelementenaantal 24
Prijzenbekersaantal 3
Medaillesaantal 40
Waardebonnenaantal 200
Boodschappen

Tips

Leg de waterroute, startlijn en finish vast voordat je het wedstrijdschema maakt. Controleer of de start- en finishboeien en afzetboeien op de gekozen plek kunnen worden gebruikt en markeer de route duidelijk.
Regel vergunningen en meldingen vroeg in het traject en voeg je veiligheidsplan toe. Plan per wedstrijd een duidelijke rol voor mensen met portofoons, fluitjes, reddingsboeien en reservepeddels.
Open de aanmelding pas wanneer je teaminformatie, sluitingsdatum en dieetvragen klaarstaan. Verwerk inschrijvingen wekelijks, zodat ontbrekende gegevens niet vlak voor het festival blijven liggen.
Maak de teamindeling en het wedstrijdschema pas na de definitieve deelnemerslijst. Wijs daarna startnummers, teamvlaggen en wedstrijdformulieren toe, zodat de registratie op de dag zelf niet ophoudt.
Controleer in de laatste week de weersverwachting en de boodschappenlijst. Bevestig ook de toiletten, afvalcontainers, geluidsset, verlengkabels en gasflessen; juist deze praktische voorzieningen worden vaak te laat geregeld.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een drakenbootfestival organiseren?: Begin bij voorkeur minimaal 12 weken vooraf met datum, locatie, boten, route en vergunningen. Reserveer materiaal en benader teams zodra de waterlocatie vaststaat; voor de laatste twee weken houd je alleen bevestigingen en controles over.
Hoeveel drakenboten heb je nodig voor een festival?: Dat hangt af van het aantal teams en je wedstrijdschema. Reken voor een eenvoudig schema op minstens één boot per gelijktijdige wedstrijd en plan daarnaast tijd voor wisselen, instappen en eventuele materiaalcontrole.
Wanneer maak je het wedstrijdschema voor een drakenbootfestival?: Maak eerst een voorlopig schema zodra de aanmeldingen binnenkomen. Stel het definitieve schema pas op nadat de inschrijving is gesloten en de teamindeling, startnummers en beschikbare boten zijn gecontroleerd.
Wat regel je in de laatste week voor een drakenbootfestival?: Controleer zeven dagen vooraf de weersverwachting, definitieve deelnemerslijst en boodschappenlijst. Bevestig dan ook toiletten, afvalcontainers, vrijwilligersrooster, materiaal, routebordjes en de informatie die deelnemers op de wedstrijddag nodig hebben.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.