Drachenbootfestival organisieren – von der Strecke bis zum Renntag

Ein Drachenbootfestival braucht mehr als reservierte Boote: Wasserstrecke, Sicherheitskonzept, Genehmigungen und ein belastbarer Zeitplan müssen zusammenpassen. Starte mit Datum, Ort und der verfügbaren Strecke, bevor du Teams einlädst. Danach folgen Anmeldung, Teamaufteilung, Rennplan und die Einteilung der Helfer. Plane außerdem Toiletten, Abfallcontainer, Verpflegung und Wettermeldungen früh ein – diese Punkte werden bei Wassersportveranstaltungen besonders häufig zu spät geregelt.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
2
Drachenboote reservieren
3
Wasserstrecke und Startlinie festlegen
3 Personen
4
Sicherheitsplan erstellen
3 Personen
5
Genehmigungen und Meldungen regeln
2 Personen
6
Teilnehmende Teams einladen
2 Personen
7
Einladungen verschicken
2 Personen
8
Anmeldeformular öffnen
9
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
10
Sponsoren ansprechen
2 Personen
11
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
12
Ernährungswünsche erfassen
13
Teamaufteilung erstellen
2 Personen
14
Wettkampfplan erstellen
2 Personen
15
Startnummern zuweisen
16
Freiwilligenplan erstellen
2 Personen
17
Toilettenreservierung bestätigen
18
Reservierung der Abfallcontainer bestätigen
19
Preise und Medaillen bestellen
20
Wegweiser gestalten
21
Spielformulare erstellen
22
Teilnehmerinformationen versenden
2 Personen
23
Wettervorhersage prüfen
24
Endgültige Teilnehmerliste erstellen
2 Personen
25
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
26
Einkaufen gehen
3 Personen
27
Getränke und Kühlung kontrollieren
2 Personen
28
Startnummern und Formulare drucken
29
Materialien per Post sortieren
3 Personen
30
Preise und Medaillen verpacken
2 Personen
31
Gelände freimachen
4 Personen
32
Partyzelte aufbauen
6 Personen
33
Tische und Stühle aufstellen
5 Personen
34
Anmeldetisch einrichten
2 Personen
35
Cateringbereich einrichten
4 Personen
36
Getränke kalt stellen
3 Personen
37
Snacks vorbereiten
4 Personen
38
Grill vorbereiten
3 Personen
39
Dekoration aufhängen
3 Personen
40
Wegweiser aufstellen
3 Personen
41
Wettkampfbojen auslegen
4 Personen
42
Drachenboote zu Wasser lassen
6 Personen
43
Paddel und Schwimmwesten bereitlegen
3 Personen
44
Sicherheitsmaterial prüfen
3 Personen
45
Beschallungsanlage testen
2 Personen
46
Freiwillige einweisen
4 Personen

Event

47
Teamregistrierung öffnen
3 Personen
48
Teilnehmer mit Armbändern ausstatten
2 Personen
49
Schwimmwesten verteilen
3 Personen
50
Eröffnung ankündigen
51
Sicherheitsanweisung geben
3 Personen
52
Teams zum Steg begleiten
4 Personen
53
Erste Vorrunde begleiten
8 Personen
54
Vorrunde zwei betreuen
8 Personen
55
Zwischenzeiten erfassen
2 Personen
56
Getränke nachfüllen
3 Personen
57
Snacks servieren
3 Personen
58
Grill anzünden
2 Personen
59
Grillgerichte servieren
5 Personen
60
Finalisten bekanntgeben
61
Finale betreuen
8 Personen
62
Publikum auf sicherem Abstand halten
3 Personen
63
Musik und Durchsagen betreuen
64
Mülleimer leeren
2 Personen
65
Schwimmwesten einsammeln
3 Personen
66
Preisverleihung durchführen
3 Personen
67
Verabschiedung und Schließung ankündigen

Nachbereitung

68
Drachenboote aus dem Wasser holen
6 Personen
69
Paddel und Schwimmwesten sammeln
4 Personen
70
Catering abbauen
4 Personen
71
Geschirr abwaschen
3 Personen
72
Tische und Stühle aufräumen
5 Personen
73
Dekoration entfernen
3 Personen
74
Tonanlage abbauen
2 Personen
75
Abfall sammeln
4 Personen
76
Gelände reinigen
5 Personen
77
Materialien inventarisieren
2 Personen
78
Mietmaterial zurückgeben
3 Personen
79
Restbestand einlagern
2 Personen
80
Beschädigte Materialien melden
81
Fundsachen sammeln
82
Gelände übergeben
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Sportmaterial

DrachenbooteAnz. 3
PaddelAnz. 60
ErsatzpaddelAnz. 10
Schwimmwesten für ErwachseneAnz. 70
Schwimmwesten für KinderAnz. 15
Start- und ZiellinienbojenAnz. 8
AbsperrbojenAnz. 12
SeilrollenAnz. 4
RettungsringeAnz. 4
WurfhakenAnz. 4
StoppuhrenAnz. 4
PfeifenAnz. 8
StartnummernAnz. 12
TeamfahnenAnz. 12

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
BiertischeAnz. 10
KlappischeAnz. 6
KlappstühleAnz. 80
BarunterlagenAnz. 2
KleiderständerAnz. 4
BühnenelementeAnz. 2

Ausstattung

Soundanlage
FunkmikrofoneAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
MegafoneAnz. 2
FunkgeräteAnz. 8
StechkartenAnz. 2

Küche

GrillsAnz. 2
GasflaschenAnz. 2
KühlboxenAnz. 8
ThermoskannenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 6
KochmesserAnz. 4
ServierschalenAnz. 12
ServierbesteckAnz. 12

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 250
TellerAnz. 180
BestecksetsAnz. 180
KaffeetassenAnz. 80
WasserkannenAnz. 12

Dekoration

WimpelkettenAnz. 12
Niederländische FlaggenAnz. 6
BallonbögenAnz. 2
WegweiserAnz. 14
WegweiserAnz. 10
TischdeckenAnz. 16
NamensschilderAnz. 180

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 8
LED-LaternenAnz. 12

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
AbfallcontainerAnz. 4
BesensetsAnz. 4
BodenabzieherAnz. 2
EimerAnz. 6
PutzlappenAnz. 30
HandschuheAnz. 12

Catering

Erste-Hilfe-KästenAnz. 2
KühlelementeAnz. 24
PokalpreiseAnz. 3
MedaillenAnz. 40
WertgutscheineAnz. 200
Einkäufe

Tipps

Lege Strecke und Startlinie fest, bevor du den Wettkampfplan erstellst. Prüfe, wie viele Rennen realistisch in eine Stunde passen und wo Absperrbojen, Start- und Ziellinienbojen sowie Rettungsmittel liegen.
Regle Genehmigungen und Sicherheitsplan nicht erst nach den Einladungen. Für jedes Rennen brauchst du klar benannte Verantwortliche, Funkgeräte oder Megafone und ausreichend Schwimmwesten für Erwachsene und Kinder.
Schließe die Teamanmeldung mehrere Wochen vor dem Festival. Dann bleiben dir genug Tage, um Ernährungswünsche zu erfassen, Teams einzuteilen, Startnummern zu vergeben und einen verständlichen Rennplan zu verschicken.
Plane Ersatzmaterial für den Renntag ein: Ersatzpaddel, zusätzliche Pfeifen, Stoppuhren und geladene Funkgeräte verhindern, dass ein kleiner Defekt den Ablauf verzögert. Kontrolliere die Ausrüstung spätestens am Vortag.
Bestätige Toiletten, Abfallcontainer, Zelte, Tische und die Stromversorgung rechtzeitig. Verlängerungskabel, Grills und Gasflaschen werden oft erst beim Aufbau geprüft – erstelle dafür eine eigene Kontrolle mit Uhrzeit und Zuständigkeit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Drachenbootfestival organisieren?: Beginne mindestens 4 bis 6 Monate vorher mit Datum, Ort, Bootsreservierung und Genehmigungen. Die Anmeldung der Teams kann anschließend etwa 8 bis 12 Wochen vor dem Festival starten.
Wie viele Helfer braucht ein Drachenbootfestival?: Plane zusätzlich zu Rennleitung und Sicherheit mindestens 1 Helfer pro zentraler Aufgabe ein, etwa für Start, Ziel, Anmeldung, Wegweisung und Verpflegung. Bei mehreren parallelen Bereichen solltest du den Helferplan mindestens 4 Wochen vorher festlegen.
Wann verschickt man die Teilnehmerinformationen?: Sende Strecke, Anfahrt, Zeitplan, Teamregeln und Hinweise zu Kleidung oder Verpflegung spätestens 7 Tage vor dem Festival. Die endgültige Teilnehmerliste und kurzfristige Wetterinformationen folgen am Vortag.
Was muss man beim Drachenbootfestival für die Sicherheit einplanen?: Erstelle vor der Anmeldung einen Sicherheitsplan mit Strecke, Absperrung, Rettungsmitteln, Schwimmwesten und Kommunikationswegen. Prüfe Wettervorhersage und Material spätestens 24 Stunden vorher und lege fest, wer Rennen bei Gefahr unterbricht.

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