Organiser un festival de bateaux-dragons, étape par étape

Un festival de bateaux-dragons se prépare d’abord sur l’eau, puis autour de la course. Commencez par fixer la date et le lieu, réserver les bateaux et définir le parcours avant d’ouvrir les inscriptions. Les autorisations, le plan de sécurité et les moyens de secours doivent être réglés plusieurs semaines à l’avance. Ensuite, structurez les équipes, les départs, les bénévoles et l’accueil pour que chaque participant sache où aller et quand courir.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Réserver les bateaux dragons
3
Définir le parcours aquatique et la ligne de départ
3 personnes
4
Élaborer le plan de sécurité
3 personnes
5
Gérer les autorisations et les déclarations
2 personnes
6
Inviter les équipes participantes
2 personnes
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Ouvrir le formulaire d’inscription
9
Recruter des bénévoles
2 personnes
10
Contacter les sponsors
2 personnes
11
Traiter les inscriptions
2 personnes
12
Recueillir les besoins alimentaires
13
Établir la répartition des équipes
2 personnes
14
Établir le programme de la compétition
2 personnes
15
Attribuer les numéros de départ
16
Établir le planning des bénévoles
2 personnes
17
Confirmer la réservation des toilettes
18
Confirmer la réservation des bennes à déchets
19
Commander les prix et médailles
20
Concevoir les panneaux de direction
21
Créer les formulaires de match
22
Envoyer les informations aux participants
2 personnes
23
Vérifier les prévisions météo
24
Établir la liste définitive des participants
2 personnes
25
Vérifier la liste des courses
2 personnes
26
Faire les courses
3 personnes
27
Vérifier les boissons et le refroidissement
2 personnes
28
Imprimer les dossards et les formulaires
29
Trier les matériaux par courrier
3 personnes
30
Emballer les prix et les médailles
2 personnes
31
Dégager le site
4 personnes
32
Monter les tentes de réception
6 personnes
33
Installer les tables et les chaises
5 personnes
34
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
35
Aménager le point de restauration
4 personnes
36
Mettre les boissons au frais
3 personnes
37
Préparer les en-cas
4 personnes
38
Préparer le barbecue
3 personnes
39
Suspendre la décoration
3 personnes
40
Installer les panneaux d'itinéraire
3 personnes
41
Installer les bouées de course
4 personnes
42
Mettre les bateaux dragons à l’eau
6 personnes
43
Préparer les pagaies et les gilets de sauvetage
3 personnes
44
Vérifier le matériel de sécurité
3 personnes
45
Tester le système de sonorisation
2 personnes
46
Briefer les bénévoles
4 personnes

Événement

47
Ouvrir l’enregistrement de l’équipe
3 personnes
48
Distribuer les bracelets aux participants
2 personnes
49
Distribuer les gilets de sauvetage
3 personnes
50
Annoncer l'ouverture
51
Donner les consignes de sécurité
3 personnes
52
Accompagner les équipes jusqu’au ponton
4 personnes
53
Encadrer le premier tour
8 personnes
54
Encadrer la deuxième manche
8 personnes
55
Enregistrer les temps intermédiaires
2 personnes
56
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
57
Servir des amuse-bouches
3 personnes
58
Allumer le barbecue
2 personnes
59
Servir les plats de barbecue
5 personnes
60
Annoncer les finalistes
61
Encadrer la finale
8 personnes
62
Maintenir le public à une distance de sécurité
3 personnes
63
Assurer la musique et les annonces
64
Vider les poubelles
2 personnes
65
Récupérer les gilets de sauvetage
3 personnes
66
Assurer la remise des prix
3 personnes
67
Annoncer la fin et la clôture

Suivi

68
Sortir les bateaux-dragons de l’eau
6 personnes
69
Rassembler les pagaies et les bouées
4 personnes
70
Démonter le catering
4 personnes
71
Faire la vaisselle
3 personnes
72
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
73
Retirer la décoration
3 personnes
74
Démonter la sono
2 personnes
75
Rassembler les déchets
4 personnes
76
Nettoyer le site
5 personnes
77
Inventorier le matériel
2 personnes
78
Retourner les matériels de location
3 personnes
79
Ranger le stock restant
2 personnes
80
Signaler les matériaux endommagés
81
Rassembler les objets trouvés
82
Rendre le site
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Matériel de sport

Bateaux-dragonsqté 3
Pagaiesqté 60
Pagaies de rechangeqté 10
Gilets de sauvetage adultesqté 70
Gilets de sauvetage pour enfantsqté 15
Bouées de départ et d'arrivéeqté 8
Balisage de séparationqté 12
Rouleaux de cordeqté 4
Bouées de sauvetageqté 4
Hameçons de lancerqté 4
Chronomètresqté 4
Siffletsqté 8
Numéros de départqté 12
Drapeaux d’équipeqté 12

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables de bièreqté 10
Tables pliantesqté 6
Chaises pliantesqté 80
Sous-mains de barqté 2
Portants à vêtementsqté 4
Éléments de podiumqté 2

Équipement

Système de sonorisation
Microphones sans filqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Mégaphonesqté 2
Talkies-walkiesqté 8
Horloges de départqté 2

Cuisine

Barbecuesqté 2
Bouteilles de gazqté 2
Glacièresqté 8
Thermosqté 6
Planches à découperqté 6
Couteau de chefqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Couverts de serviceqté 12

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Tasses à caféqté 80
Carafes d’eauqté 12

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Drapeaux néerlandaisqté 6
Arches de ballonsqté 2
Panneaux d’orientationqté 14
Panneaux de directionqté 10
Nappesqté 16
Badges nominatifsqté 180

Éclairage

Guirlandes LEDqté 8
Lanternes LEDqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 12
Conteneurs à déchetsqté 4
Sets de balaiqté 4
Raclettes de solqté 2
Seauxqté 6
Chiffons de nettoyageqté 30
Gantsqté 12

Catering

Trousses de premiers secoursqté 2
Pains de glaceqté 24
Coupes de prixqté 3
Médaillesqté 40
Chèques-cadeauxqté 200
Courses

Conseils

Réservez les bateaux avant d’annoncer la date aux équipes : prévoyez aussi des pagaies de rechange, des gilets adaptés aux adultes et aux enfants, ainsi que le balisage du parcours.
Dessinez le parcours avec une ligne de départ et une ligne d’arrivée clairement identifiées. Placez les bouées, le balisage de séparation et les bouées de sauvetage avant la journée de compétition, puis faites un contrôle complet sur l’eau.
Traitez les autorisations et les déclarations avant d’enviter les participants. Votre plan de sécurité doit préciser les responsables, les moyens de communication, les sifflets, les talkies-walkies et la conduite à tenir en cas de météo défavorable.
Fermez les inscriptions assez tôt pour établir la répartition des équipes, les numéros de départ et la liste définitive des courses. Envoyez ensuite à chaque équipe ses horaires, son numéro et les informations pratiques, au moins 7 jours avant l’événement.
Ne gardez pas l’intendance pour la dernière semaine : confirmez les toilettes et les bennes, prévoyez les tentes, les tables, la sonorisation et l’alimentation électrique. Vérifiez les prévisions météo 48 heures avant, puis faites un dernier point le matin de la course.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival de bateaux-dragons ?: Prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour réserver les bateaux, obtenir les autorisations, définir le parcours et recruter les bénévoles. Comptez davantage si le site impose plusieurs déclarations ou une coordination avec les secours.
Quand ouvrir les inscriptions des équipes ?: Ouvrez-les une fois le lieu, la date, le parcours prévisionnel et le nombre de bateaux confirmés. Fermez les inscriptions environ 2 à 3 semaines avant la course afin de préparer les manches et les numéros de départ.
Combien de bénévoles faut-il pour une course de bateaux-dragons ?: Prévoyez au minimum 10 à 15 bénévoles pour l’accueil, les départs, le chronométrage, la sécurité, les ravitaillements et l’orientation du public. Ajoutez des responsables clairement identifiés pour l’eau et la coordination radio.
Quand faut-il envoyer les informations aux participants ?: Envoyez le programme, le lieu de rendez-vous, les horaires, le numéro de départ et les consignes de sécurité au moins 7 jours avant l’événement. Renvoyez une confirmation finale 24 à 48 heures avant, avec les éventuelles consignes liées à la météo.

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