Zo organiseer je een drafsportwedstrijd

Begin niet met de startlijst, maar met de locatie, vergunning en veiligheidsvoorwaarden. Leg daarna het wedstrijdreglement en de koersindeling vast, zodat deelnemers weten waarvoor ze zich inschrijven. Controleer alle paarden- en ruitergegevens ruim vóór de wedstrijddag en plan dierenarts, materiaal en vrijwilligers apart in. De laatste dagen gebruik je voor terreincontrole, startlijsten, catering en een duidelijke deelnemersbrief. Zo voorkom je dat essentiële zaken pas bij aankomst worden ontdekt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Wedstrijdlocatie reserveren
2
Wedstrijdvergunning aanvragen
3
Verzekering controleren
4
Dierenarts vastleggen
5
Wedstrijdreglement vastleggen
2 personen
6
Koersindeling opstellen
2 personen
7
Deelnemers uitnodigen
2 personen
8
Inschrijfformulier versturen
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Paarden- en ruitergegevens controleren
2 personen
11
Startnummers toewijzen
2 personen
12
Dieetwensen verzamelen
13
Catering bestellen
14
Prijzen en linten bestellen
15
Materiaal reserveren
16
Vrijwilligers indelen
2 personen
17
Deelnemersbrief versturen
18
Weersverwachting controleren
19
Boodschappen doen
2 personen
20
Startlijsten afdrukken
21
Wedstrijdformulieren klaarleggen
22
Terrein inspecteren
3 personen
23
Piste egaliseren
3 personen
24
Veiligheidshekken plaatsen
4 personen
25
Start- en finishlijn markeren
2 personen
26
Paddock indelen
3 personen
27
Stallen en boxen controleren
2 personen
28
Publieksvakken afzetten
3 personen
29
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
30
Tent en verkooppunt opbouwen
4 personen
31
Startklok en geluidsset plaatsen
2 personen
32
Dierenartsruimte inrichten
2 personen
33
Catering voorbereiden
3 personen
34
Dranken koud zetten
2 personen
35
Inschrijftafel klaarzetten
2 personen

Event

36
Deelnemers aanmelden
3 personen
37
Paarden veterinair controleren
2 personen
38
Startnummers uitdelen
2 personen
39
Publiek ontvangen
3 personen
40
Wedstrijdbriefing geven
3 personen
41
Paarden naar paddock begeleiden
4 personen
42
Koersen laten starten
5 personen
43
Tijden en uitslagen registreren
3 personen
44
Piste tussentijds onderhouden
3 personen
45
Dranken serveren
3 personen
46
Hapjes en maaltijden serveren
4 personen
47
Dranken bijvullen
2 personen
48
Afvalbakken legen
2 personen
49
Tussenstanden publiceren
50
Prijsuitreiking voorbereiden
2 personen
51
Prijzen en linten uitreiken
3 personen
52
Paarden veilig laten vertrekken
4 personen
53
Publiek uitgeleiden
3 personen

Nazorg

54
Catering opruimen
3 personen
55
Servies afwassen
3 personen
56
Terrein schoonmaken
5 personen
57
Hekken en markeringen verwijderen
4 personen
58
Materiaal verzamelen
3 personen
59
Afval afvoeren
2 personen
60
Gehuurd materiaal retourneren
2 personen
61
Uitslagen aan deelnemers sturen
62
Locatie schoon opleveren
3 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 120
Partytentenaantal 3
Barkrukkenaantal 6

Sportmateriaal

Pionnenaantal 40
Afzethekkenaantal 80
Startnummersaantal 30
Startnummerhoudersaantal 30
Markeerverfaantal 6
Meetlintenaantal 3
Stopwatchesaantal 4
Startbel
Scorebordenaantal 2
Hooibalenaantal 20
Waterbakken voor paardenaantal 12
Emmersaantal 20
Scheppenaantal 6
Kruiwagensaantal 3

Apparatuur

Portofoonsaantal 8
Draagbare speakersaantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Kabelhaspelsaantal 3

Servies

Herbruikbare bekersaantal 180
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Koffiekopjesaantal 100

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Opscheplepelsaantal 12
Snijplankenaantal 4
Messenaantal 6
Tangenaantal 6
Koelelementenaantal 20
Handwasbakkenaantal 2

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Wedstrijdvlaggenaantal 6
Prijslintjesaantal 12
Tafelkledenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Stoffer en blikaantal 4
Bezemaantal 4
Dweilsetsaantal 3
Schoonmaakemmersaantal 4
Toiletborstelsaantal 4
EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de wedstrijdlocatie voordat je deelnemers uitnodigt. Controleer daarna meteen welke vergunning nodig is en of de verzekering de drafsportwedstrijd en aanwezige paarden dekt.
Leg het wedstrijdreglement en de koersindeling vast voordat je het inschrijfformulier verstuurt. Vermeld in de deelnemersbrief uiterlijk enkele dagen vóór de wedstrijd de starttijd, startnummers en praktische instructies.
Plan de dierenarts en controle van paarden- en ruitergegevens niet op het laatste moment. Houd een aparte registratie bij voor iedere deelnemer, zodat ontbrekende gegevens vóór de start kunnen worden aangevuld.
Maak de terreinindeling op papier én op locatie. Markeer start- en finishlijn, plaats veiligheidshekken en controleer of piste, waterbakken, hooibalen en doorgangen veilig bruikbaar zijn voordat deelnemers arriveren.
Wijs vrijwilligers per taak toe en geef de ploeg portofoons of een andere vaste communicatieroute. Leg startnummers, stopwatches, startbel, wedstrijdformulieren en scoreborden vóór opening van het terrein klaar; ontbrekende wedstrijddocumenten kosten meer tijd dan extra tafels of stoelen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een drafsportwedstrijd organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met de locatie, vergunning, verzekering en dierenarts. Gebruik de laatste 2 weken voor inschrijvingen, vrijwilligers, materiaal, catering en de deelnemersbrief.
Wanneer maak je de koersindeling en startlijst?: Maak de koersindeling zodra de inschrijving sluit en de paarden- en ruitergegevens zijn gecontroleerd. Druk de definitieve startlijsten idealiter 1 dag vóór de wedstrijd af en houd ruimte voor wijzigingen bij de registratie.
Wat moet je op het terrein controleren voor een drafsportwedstrijd?: Controleer op de wedstrijddag minimaal de piste, start- en finishlijn, afzethekken, veiligheidshekken, doorgangen en ondergrond. Doe dit minstens 2 uur vóór de eerste start, zodat je nog kunt egaliseren, markeren of materiaal verplaatsen.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een drafsportwedstrijd?: Dat hangt af van het aantal koersen, maar plan minimaal één verantwoordelijke voor registratie, één voor de start, één voor de finish en één terreincoördinator. Bij gelijktijdige catering, publieksbegeleiding en omroep zijn extra vrijwilligers nodig; maak de indeling uiterlijk 1 week vooraf.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.