Cómo organizar una carrera de trote sin dejar cabos sueltos
Una carrera de trote se organiza en este orden: primero aseguras el recinto, los permisos y el seguro; después defines el reglamento y el recorrido; por último coordinas participantes, caballos, personal y material. Los errores suelen aparecer cuando faltan datos de inscripción, no se confirma el veterinario o la salida y la meta no están señalizadas a tiempo. Este plan reúne 62 tareas y 53 elementos para llevar la competición desde la reserva hasta la entrega de premios.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Reservar el recinto de la competición
- 2
Solicitar permiso de competición
- 3
Comprobar el seguro
- 4
Confirmar veterinario
- 5
Establecer el reglamento de la competición
2 personas
- 6
Elaborar la distribución del recorrido
2 personas
- 7
Invitar a los participantes
2 personas
- 8
Enviar el formulario de inscripción
- 9
Gestionar inscripciones
2 personas
- 10
Comprobar los datos de caballos y jinetes
2 personas
- 11
Asignar números de dorsal
2 personas
- 12
Recoger preferencias dietéticas
- 13
Pedir el catering
- 14
Encargar premios y cintas
- 15
Reservar materiales
- 16
Asignar voluntarios
2 personas
- 17
Enviar la carta a los participantes
- 18
Comprobar el pronóstico del tiempo
- 19
Hacer la compra
2 personas
- 20
Imprimir las listas de salida
- 21
Preparar los formularios del partido
- 22
Inspeccionar el recinto
3 personas
- 23
Nivelar la pista
3 personas
- 24
Colocar vallas de seguridad
4 personas
- 25
Señalizar la salida y la meta
2 personas
- 26
Organizar el paddock
3 personas
- 27
Comprobar establos y boxes
2 personas
- 28
Delimitar las zonas para el público
3 personas
- 29
Colocar mesas y sillas
4 personas
- 30
Montar la carpa y el punto de venta
4 personas
- 31
Colocar el cronómetro de salida y el sistema de sonido
2 personas
- 32
Preparar la sala del veterinario
2 personas
- 33
Preparar el catering
3 personas
- 34
Enfriar las bebidas
2 personas
- 35
Preparar la mesa de inscripción
2 personas
Evento
- 36
Inscribir participantes
3 personas
- 37
Control veterinario de los caballos
2 personas
- 38
Repartir dorsales
2 personas
- 39
Recibir al público
3 personas
- 40
Dar la charla previa al partido
3 personas
- 41
Guiar a los caballos al paddock
4 personas
- 42
Dar salida a las carreras
5 personas
- 43
Registrar tiempos y resultados
3 personas
- 44
Mantener la pista durante el evento
3 personas
- 45
Servir las bebidas
3 personas
- 46
Servir aperitivos y comidas
4 personas
- 47
Rellenar las bebidas
2 personas
- 48
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
- 49
Publicar los tiempos intermedios
- 50
Preparar la entrega de premios
2 personas
- 51
Entregar premios y cintas
3 personas
- 52
Hacer salir a los caballos de forma segura
4 personas
- 53
Despedir al público
3 personas
Seguimiento
- 54
Recoger el catering
3 personas
- 55
Lavar la vajilla
3 personas
- 56
Limpiar el recinto
5 personas
- 57
Retirar las vallas y las marcas
4 personas
- 58
Reunir el material
3 personas
- 59
Retirar los residuos
2 personas
- 60
Devolver el material alquilado
2 personas
- 61
Enviar los resultados a los participantes
- 62
Dejar el recinto limpio
3 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas plegablescant. 12
- Sillas plegablescant. 120
- Carpas de fiestacant. 3
- Taburetes de barcant. 6
Material deportivo
- Conoscant. 40
- Vallas de separacióncant. 80
- Dorsalescant. 30
- Portadorsalescant. 30
- Pintura de marcadocant. 6
- Cintas métricascant. 3
- Cronómetroscant. 4
- Campana de salida
- Marcadorescant. 2
- Fardos de henocant. 20
- Bebederos para caballoscant. 12
- Cuboscant. 20
- Palascant. 6
- Carretillascant. 3
Equipo
- Walkie-talkiescant. 8
- Altavoces portátilescant. 2
- Micrófono
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 8
- Enrollacablescant. 3
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 180
- Platoscant. 150
- Cubiertoscant. 150
- Tazas de cafécant. 100
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 4
- Termoscant. 6
- Bandejas de servircant. 12
- Cucharonescant. 12
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchilloscant. 6
- Pinzascant. 6
- Acumuladores de fríocant. 20
- Lavabos portátiles para manoscant. 2
Decoración
- Guirnaldascant. 8
- Banderas de la competicióncant. 6
- Etiquetas de preciocant. 12
- Mantelescant. 12
Limpieza
- Papeleracant. 10
- Recogedor y escobacant. 4
- Escobacant. 4
- Fregonascant. 3
- Cubos de limpiezacant. 4
- Escobillas de bañocant. 4
- Botiquines de primeros auxilioscant. 2
- Extintorescant. 3
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra primero el recinto, el permiso de competición, el seguro y el veterinario. Haz estas comprobaciones antes de abrir las inscripciones, porque cualquier cambio afecta al reglamento y a la carta para los participantes.
- Define el recorrido antes de asignar dorsales. Marca con pintura la salida y la meta, mide los tramos y coloca conos y vallas; inspecciona y nivela la pista antes del día de la carrera.
- Cierra las inscripciones con suficiente margen para comprobar los datos de caballos y jinetes. Asigna los dorsales después de esa revisión e imprime las listas de salida cuando ya no esperes cambios.
- Asigna voluntarios por funciones concretas: salida, meta, recorrido, atención a participantes y apoyo logístico. Prepara walkie-talkies y una lista de contactos al menos un día antes para no depender de mensajes improvisados.
- Revisa la previsión meteorológica y el recinto el día anterior. Comprueba carpas, iluminación, cables, bebederos, heno y cubos; el catering, los premios y las cintas también deben estar confirmados antes de la llegada de los participantes.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una carrera de trote?
- Empieza al menos 8 semanas antes. Ese margen permite reservar el recinto, solicitar el permiso, comprobar el seguro y el veterinario, abrir inscripciones y corregir los datos de caballos y jinetes.
- ¿Cuándo se debe cerrar la inscripción de una carrera de trote?
- Ciérrala entre 7 y 10 días antes de la competición. Así puedes revisar los formularios, asignar dorsales, preparar las listas de salida y confirmar el catering según el número real de participantes.
- ¿Qué hay que comprobar el día antes de la carrera?
- Haz una inspección completa entre 24 y 48 horas antes. Revisa la pista, la señalización, las vallas, los equipos de comunicación, los bebederos, el heno, la iluminación y el material de salida y meta.
- ¿Cuántos voluntarios hacen falta para una carrera de trote?
- Calcula como mínimo 1 voluntario para la salida, 1 para la meta, 1 responsable por cada punto de control y 1 coordinador general. Añade personal de apoyo para el recorrido y la atención a participantes según su tamaño y duración.
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